E-Mails schreiben5 Tipps für schnelle und effektive E-Mails

E-Mails gehen oft am Thema vorbei. Absender sollten sich daher fragen: Warum, an wen, was und mit welchem Ziel schreibe ich die E-Mail.

Wenn Sie zu Beginn des Schreibens einer E-Mail nicht wissen, welches Ziel Sie damit verfolgen, driftet der Text der E-Mail höchstwahrscheinlich ab. Vor der ersten Zeile muss Ihnen also klar sein, was sie sagen wollen. Texte – und damit auch E-Mails – brauchen ein Gerüst. Wenn Sie einfach so loslegen, kommen Sie nicht zum Wesentlichen. Um das auszuschließen, fragen Sie die wesentlichen Schreibgründe wie in einem Text-Briefing ab. Diese Vorarbeit verhindert, dass der Text unnötige Schleifen dreht und das Anliegen untergeht.

Bevor Sie die erste Zeile einer E-Mail schreiben, stellen Sie sich folgende Fragen und notieren Sie Ihre Antworten stichpunktartig:

1. Was ist der Anlass für die E-Mail?

Wieso schreiben Sie diese E-Mail? Halten Sie dies kurz schriftlich fest. Durch Stichwörter benennen Sie das Thema und setzen so einen Orientierungspunkt. Gleichzeitig bekommt Ihr Gehirn einen konkreten Schreibauftrag.

Beispiel:
Organisation Messe „Im Blick“ 2017 in Frankfurt/Main

2. An wen schreibe ich die E-Mail?

Je konkreter Sie den Empfängerkreis der E-Mail vor Augen haben, desto zielgerichteter können Sie Ihre Worte fassen. An eine anonyme Masse schreibt es sich schwerer als an eine konkrete Ansprechperson.

Hier entscheidet sich auch die Tonalität, also die Art und Weise, wie Sie schreiben und der Text spricht: seriös-distanziert an die Geschäftsführung oder vertraut-emotional an die Kollegen?

Beispiel:
Empfänger: Messe-Team

3. Was ist die zentrale Aussage der E-Mail?

Was möchten Sie mit Ihrer E-Mail sagen? Was liegt Ihnen am Herzen? Was soll über- oder vermittelt werden? Machen Sie sich Gedanken zu Ihrem Thema. Falls die Nachricht mehrere Aspekte beleuchtet, listen Sie diese stichpunktartig auf. Gewichten Sie jedoch, was am wichtigsten ist und was nachgeordnet erwähnt werden kann. Enthält die Aussage in der E-Mail Abhängigkeiten, müssen Sie auch diese nennen.

Beispiel:
Aussage: Informieren, was bereits organisiert ist und was noch getan werden muss.

To do:
Organisation Anreise + Hotel-Übernachtungen Messe-Team
Druck Werbe-Broschüren
Entwurf Unternehmens-Darstellung auf Videowürfel

4. Was möchte ich mit der E-Mail erreichen?

Hier legen Sie das Ziel der E-Mail fest. Möchten Sie informieren oder fordern Sie eine Reaktion ein? Falls es um letzteres geht, sollte die E-Mail eine entsprechende Aufforderung enthalten: „Bitte antworten bis …“

Beispiel:
Ziel: Zum nächsten Meeting erscheinen alle mit ihren relevanten Informationen.

5. Betreffzeile zum Schluss formulieren

Wenn Ihnen noch gar nicht klar ist, wie der Inhalt der E-Mail aussieht, können Sie auch keine treffende Betreffzeile formulieren. Deshalb ist es besser, die Betreffzeile nach dem Schreiben der E-Mail zu entwerfen.

Nutzen Sie dafür eine Headline-Technik: Greifen Sie auf den Inhalt vor, picken Sie sich die relevante Aussage heraus und bringen Sie diese im Betreff unter. Da E-Mail-Programme die Betreffzeilen ab einer gewissen Zeichenanzahl abschneiden, nennen Sie das Wichtigste zuerst.

Beispiel:
Messe-Organisation „Im Blick“: Das gibt es noch zu tun.

Fazit

Diese Abfolge kostet, besonders zu Beginn, etwas Zeit, spielt diese aber beim Schreiben der E-Mail wieder ein. Letztlich gewinnen Sie damit mehr Zeit, und E-Mails lassen sich nicht nur schneller, sondern auch in höherer Qualität verfassen.