E-MailsZeit und Energie beim Bearbeiten sparen

Die Bearbeitung des E-Mail-Posteingangs kostet viel Energie, weil sie in kurzer Folge viele Entscheidungen erfordert. Bei jeder E-Mail müssen Sie entscheiden, ob und wie Sie darauf reagieren. Selbst wenn Sie die E-Mail löschen, ist das eine Entscheidung. Haben Sie also 20 Mails in 30 Minuten bearbeitet, haben Sie in einer halben Stunde 20 Entscheidungen getroffen.

Wie viel Energie wir für Entscheidungen aufwenden, wird oft unterschätzt. Jede Entscheidung bedeutet für das Gehirn, verschiedene Möglichkeiten bewerten und eine davon auswählen zu müssen. Jede Entscheidung, auch eine kleine, kostet Ihr Gehirn deshalb Energie. Eine Gewohnheit ist eine automatisierte Entscheidung und kostet wenig Energie. Beispiel: Immer wenn Info-E-Mails von X kommen, werden sie an Y weitergeleitet. Für eine bewusste Entscheidung dagegen muss Ihr Gehirn, bildlich gesprochen, zwischen den unterschiedlichen Möglichkeiten hin- und herpendeln, sie bewerten und schließlich eine Wahl treffen. Dafür muss es in Sekundenschnelle aktiv werden und neue Netzwerke bilden. Das braucht viel Energie.

Zeitdruck und Themenwechsel erhöhen den Energieaufwand weiter. Nicht umsonst ist die Postkorbübung ein Klassiker in Assessment-Centern. Auch hier geht es darum, unter Zeitdruck viele Informationen zu filtern und gute Entscheidungen zu treffen. Zeitdruck heißt für Ihr Gehirn: Es muss die Wege zwischen unterschiedlichen Entscheidungsmöglichkeiten auch noch im Laufschritt absolvieren.

Im Arbeitsalltag machen Sie sich selbst Zeitdruck, indem Sie sich ein bewusstes oder ein unbewusstes Zeitlimit setzen. Ein unbewusstes Zeitlimit erkennen Sie leicht daran, dass Sie ungeduldiger werden mit jeder E-Mail, die Sie bearbeiten – Sie haben Ihr unbewusstes Zeitlimit überschritten.

Auch der Wechsel zwischen vielen Themen in kurzer Zeit lässt die Bearbeitung des Posteingangs anstrengend werden. Wenn Sie 20 E-Mails in 30 Minuten bearbeiten, hat Ihr Gehirn bis zu 20 Mal das Thema wechseln müssen.

Wenn Sie nach der Bearbeitung Ihres E-Mail-Posteingangs schon einmal folgende Symptome an sich beobachtet haben, dann hat sich vermutlich die Entscheidungsermüdung („Decision fatigue“) eingestellt:

• Sie stellen fest, dass Ihre Entscheidungen immer schlechter werden.
• Sie vermeiden, überhaupt zu entscheiden; stattdessen terminieren Sie oder gehen zur nächsten E-Mail weiter.
• Sie werden ungeduldig und nervös und entscheiden immer mehr nach dem ersten Impuls (Was soll's?)
• Nach der Bearbeitung des Posteingangs brauchen Sie eine Weile, bevor Sie wieder gut entscheiden.

Wenn Sie möglichst viel Energie beim Bearbeiten des Posteingangs behalten wollen, sollten Sie Ihr Gehirn entlasten: Reduzieren Sie die Zahl der Entscheidungen und legen Sie die wichtigen Entscheidungen in die Zeit des Energiehochs. Was heißt das konkret?

Morgens haben viele Menschen ein Energiehoch. Vergeuden Sie das nicht für Unwichtiges und reduzieren Sie die Zahl der E-Mails, die Sie jetzt bearbeiten. Bearbeiten Sie morgens nur die wichtigen Mails und ignorieren Sie den Rest erst einmal.

Was eine wichtige E-Mail ist, lässt sich nicht verallgemeinern, sondern richtet sich nach den Kriterien, die Sie für Ihren Arbeitsplatz entwickelt haben. Es kann also sein, dass Sie zum Beispiel E-Mails Ihres direkten Vorgesetzten immer zuerst bearbeiten. Für Ihren Energiehaushalt ist es von großer Bedeutung, dass Sie diese Kriterien genau kennen. Schreiben Sie sie auf! So filtert Ihr Gehirn die wichtigen E-Mails mühelos heraus.

Wenn Sie Ihrem Gehirn das Filtern weiter erleichtern wollen, gestalten Sie die „Ansicht“ Ihres E-Mail-Posteingangs möglichst sparsam. Wenn Sie also wichtige E-Mails üblicherweise schon an Datum, Absender und Betreff erkennen, lassen Sie sich nicht auch noch den Nachrichtenbereich anzeigen.

Entfernen Sie dann jede E-Mail nach der Bearbeitung aus dem Posteingang. Ob Sie sie löschen oder archivieren, entscheiden Sie nach Ihrem eigenen System, aber nehmen Sie sie aus dem Posteingang. Ihr Gehirn registriert sonst bei jedem Blick in den Posteingang diese E-Mail erneut und entscheidet: nicht mehr wichtig. Das geschieht unbewusst, kostet aber trotzdem Energie.

Falls es Ihr Arbeitsplatz nicht erfordern sollte, können Sie sich auch überlegen, ob Sie tagsüber überhaupt Energie in Ihren Posteingang stecken müssen. Müssen Sie zwischen der ersten Bearbeitung am Morgen und einem zweiten Durchgang gegen Feierabend den Posteingang tatsächlich ansehen?

Falls Sie Ihren Posteingang zwischendurch bearbeiten wollen oder müssen, legen Sie genaue Zeitpunkte dafür fest. Legen Sie die Abstände so groß wie möglich fest. Bearbeiten Sie wieder nur die wichtigen E-Mails. Stellen Sie automatische Eingangsbenachrichtigungen in Form von Tönen oder Pop ups ab, es sei denn, Sie wollen aus einem bestimmten Grund sofort über den Eingang informiert werden.

Die unwichtigeren und unwichtigen Mails, die Sie nicht bereits durch Ihre Spam-Filter automatisch aussortiert haben, lassen sich vor Feierabend gut bearbeiten. Weil hier der Energielevel in der Regel niedrig ist, verhält es sich genau umgekehrt wie am Morgen, das heißt: Der Abend ist ein schlechter Zeitpunkt, um wichtige E-Mails zu bearbeiten, aber ein guter Zeitpunkt, um unwichtigere und unwichtige Mails zu bearbeiten. Das hat mehrere Vorteile:

• Mit niedrigem Energielevel werden Sie auf Unwichtiges nicht mehr viel Zeit verwenden wollen.
• Der nahende Feierabend und die Gewissheit, dass Sie die wichtigen E-Mails bereits bearbeitet haben, werden Ihre Entscheidungsfreude zusätzlich stärken.
• Falls Sie mit einer Entscheidung einmal daneben liegen, betrifft es nur Unwichtigeres – und ist deshalb eher zu verschmerzen.

Es lohnt sich auch nicht, die unwichtigeren E-Mails für die Bearbeitung weiter zu strukturieren. Sehen Sie die E-Mails nacheinander durch und lassen Sie sich auch den Nachrichtenbereich einblenden, um sich den Arbeitsschritt des Öffnens zu sparen. Bearbeiten Sie die E-Mails sofort und entfernen Sie sie dann aus dem Posteingang. Sollten Sie am Ende des Arbeitstages noch neue wichtige E-Mails bekommen, bearbeiten Sie sie nur noch, wenn das aus Ihrer Sicht nicht bis morgen warten kann. Und denken Sie daran: das Bearbeiten fängt mit dem Lesen an!

Gemäß der Zwei-Minuten-Regel soll jede Aufgabe, also auch die Bearbeitung einer E-Mail, sofort erledigt werden, wenn die Bearbeitung nicht mehr als zwei Minuten erfordert. Diese Regel bringt den Zeitvorteil mit sich, dass solche E-Mails nur einmal bearbeitet werden. Doch läuft sie der oben genannten Empfehlung, morgens nur wichtige Mails zu bearbeiten, entgegen.

In der Praxis führt die Zwei-Minuten-Regel allerdings oft dazu, dass gerade die unwichtigen E-Mails sofort bearbeitet werden. Weil deren Bearbeitung weniger als zwei Minuten dauert, werden dann erst einmal Einladungen zum Betriebsfest angenommen, Newsletter gelöscht oder CC-Nachrichten über abgeschlossene Projekte angesehen. Das Problem: Erledigt sind damit zunächst einmal die unwichtigen Entscheidungen, an die das Gehirn wertvolle Energie verliert.

Wenn Sie diese Energie behalten wollen, verwenden Sie morgens auf unwichtige E-Mails keine Zeit. Lesen Sie sie nicht, beantworten Sie sie nicht schnell und löschen Sie sie nicht einmal. Ignorieren Sie sie einfach!