E-Shop-SystemeWas Sie bei der Auswahl beachten sollten

Zu Beginn von E-Shop- Projekten stehen Unternehmen vor der Aufgabe, ein geeignetes System als Basis für die geplante Umsetzung zu finden. Besonders durch die enge Verzahnung eines E-Shop-Projektes mit den unternehmenseigenen Prozessketten zur Bestell- und Zahlungsabwicklung ist eine ganze Reihe von Stakeholdern zu berücksichtigen. Dies zieht sich von Marketing und IT-Abteilung über Produktplanung und Logistik bis hin zur Buchhaltung. Der folgende Leitfaden stellt eine Unterstützung zur erfolgreichen Durchführung eines Auswahlprozesses für Shop-Systeme dar.

Um eine möglichst strukturierte und sachliche Auswahl eines Shop-Systems zu ermöglichen, sollte das Vorgehen einem im Vorhinein festgelegten Ablauf folgen. Dies erlaubt es insbesondere im Nachgang, den Entscheidungsprozess anhand einer Dokumentation der einzelnen Ergebnisse überprüfbar zu halten und diesen bei geänderten Rahmenbedingungen noch einmal zu revidieren.

Im Folgenden sind die relevanten Schritte beschrieben. Dabei sollte überlegt werden, inwieweit der Prozess in Eigenregie durchgeführt werden soll oder eine Unterstützung einer externen Agentur Sinn macht.

Ein System muss sich von einer Vielzahl von Produkten abheben. Die systematische Erfassung der Anforderungen an das neue System hilft, alle Komponenten zu berücksichtigen. Ein Anforderungskatalog stellt innerhalb in Form einer tabellarischen Struktur alle Anforderungskriterien erläuternd und mit Gewichtung dar.

Zur Erfassung bietet sich eine tabellarische Struktur an, in welcher die einzelnen Anforderungskriterien in Verbindung mit einer kurzen Erläuterung dargestellt werden. Zusätzlich sollte jedes Kriterium mit einer Gewichtung versehen werden. Hier hat sich eine Unterteilung in Muss-, Kann- und Soll-Kriterien bewährt. In diesen Prozess sollten möglichst alle am geplanten System beteiligten Parteien eingebunden werden, um eine spätere Akzeptanz des gewählten Systems weiter zu unterstützen. Außerdem bietet es sich während der Anforderungsdefinition meist an, einen Blick auf vergleichbare Shop-Angebote zu werfen.

Üblicherweise bilden sich im Zuge der Anforderungsdefinition die folgenden Themenfelder heraus:

Frontend-Funktionalitäten zur Darstellung des Produktkataloges

Hier werden Themen wie die Navigationsmöglichkeiten, automatische und manuelle Querverlinkung, Such- und Vorschlagsfunktionen, Darstellung der Warenverfügbarkeit und zielgruppenspezifische Ansprache behandelt. Konkrete Projektanforderungen an ein späteres Umsetzungsprojekt müssen hier von für die Wahl des Systems relevanten Anforderungen getrennt werden. Auch die Anpassbarkeit des Systems und seine Konfigurierbarkeit sollten berücksichtigt werden.

Interaktive Frontendfunktionen

Dieses Themenfeld behandelt Frontend-Funktionalitäten, welche es dem Besucher erlauben, sein Shop-Erlebnis individuell zu gestalten. Hierzu zählen zum Beispiel Funktionen wie Merkzettel oder Wunschliste, automatisierte Benachrichtigungen und Individualisierung von Produkten.

Bestellvorgang

Der Bestellvorgang ist ein wichtiger Bestandteil des Shops und führt bei unzureichender Umsetzung zum Verlust kaufbereiter Kunden. Hier sollte auch die vom System vorgegebene Abfolge der einzelnen Schritte geachtet werden und überlegt werden, wie die Bestellung weiterverarbeitet wird. Die einfachste Lösung ist die Benachrichtigung eines Sachbearbeiters via E-Mail sowie die Speicherung der Bestellung im Shop-System.

Zahlungsvorgang

Die eigentliche Zahlungsabwicklung erfolgt üblicherweise außerhalb des Shop-Systems, sodass hier der Schnittstellenthematik eine besondere Bedeutung zukommt. Mit Blick auf die geplanten Zielgruppen sollte eine Auswahl der anzubietenden Zahlungsmöglichkeiten getroffen werden. Dabei sind Themen wie Benutzerkomfort, Sicherheit der Zahlung und Verbreitung des Zahlungsdienstes zu berücksichtigen.

Kundenbindung

Zur Kundenbindung oder Unterstützung von Marketingaktionen werden häufig Gutscheinsysteme eingesetzt. Dabei ist auf eine entsprechende Unterstützung im Shop-System zu achten. Es müssen sowohl das Thema Gutscheingenerierung als auch Gutschrift und Validierung behandelt werden. Findet die Generierung in einem externen System statt, so ist eine Schnittstelle zur Validierung vorzusehen.

Marketingunterstützung

Wenn der geplante Shop für Marketingaktivitäten wie Newsletter, Banner oder Kampagnen auf der Website eingebunden werden soll, sollte die Möglichkeit bestehen, innerhalb des Shops Affiliate-Parameter weiterzuleiten und eventuell gefilterte Listen registrierter Nutzer für den Newsletter zu exportieren.

Pflegemöglichkeiten im Backend

Hier empfiehlt sich die Definition der Anforderungen zur Bearbeitung des Produktkatalogs. Ebenso ist die Bearbeitung von E-Mail- und sonstigen Vorlagen sowie Bestätigungsmeldungen meist wünschenswert. Dadurch entfällt eine Entwicklungsleistung, um beispielsweise Ansprechpartner zu ändern. In einigen Fällen ist ein Massen-Upload für Mediadaten zu berücksichtigen. Auch die Überprüfung eines Rechte- und Rollensystems ist sinnvoll.

Sprach- und Währungsunterstützung

Sowohl bei der Bedienung des Backends als auch bei der Darstellung des Frontends ist das Thema Mehrsprachigkeit zu berücksichtigen. Gerade im Backend finden sich im Open-Source Bereich immer noch rein englischsprachige Interfaces. Im Frontend spielt das Thema Mehrsprachigkeit eine hervorgehobene Rolle. Soll der Shop in mehreren Ländern verfügbar sein, ist zudem die Unterstützung mehrerer Währungen in einem System ein zu behandelndes Kriterium.

Statistik

Der Bereich Statistik sollte immer ausgehend der von verschiedenen Stakeholdern benötigten Zahlen geplant werden. Aus diesen lassen sich häufig Auswertungen definieren, die dann entweder vom Shop-System selbst oder durch Verwendung einer externen Tracking-Software erstellt werden müssen.

Technische Basis

Oft besteht aufgrund vorhandener Systeme bereits eine Präferenz für eine bestimmte technische Basis. Sei es, um beispielsweise bereits vorhandene Lizenzen möglichst gut nutzen zu können oder um auf bestehende Kompetenzen zurückzugreifen. Hier bietet es sich an, zwar eine Präferenz auszusprechen, allerdings noch keine konkrete Festlegung vorzunehmen.

Schnittstellen

Das Thema Schnittstellen erhält bei Shop-Systemen normalerweise einen recht hohen Stellenwert. Dies liegt insbesondere daran, dass mit einer Vielzahl spezialisierter Systeme zur Abwicklung der verschiedenen Aufgaben kommuniziert wird. Selten bringt ein System bereits alle notwendigen Anbindungen mit, sodass verstärkt auf die Flexibilität einer generischen Schnittstelle und die Verwendung offener Standards geachtet werden sollte.

Anbieterkriterien

Neben den rein funktionalen Kriterien sollten auch die Themen Verbreitung (und damit Zukunftssicherheit) des Systems, vorhandene Neu-Referenzen im letzten Jahr und geplante Roadmap sowie Lizenzkosten und verfügbarer Support berücksichtigt werden.

Nach der Erstellung des Anforderungskataloges erfolgt dessen Auswertung. Die Zahl der betrachteten Systeme wird anhand prominenter Muss-Kriterien reduziert. Für diese wird eine vollständige Beantwortung des Katalogs durchgeführt. Die Beantwortung kann dabei zum einen durch Versand des Anforderungskatalogs an die Anbieter mit der Bitte um Beantwortung erfolgen. Wird dieser Weg gewählt, so sollte neben einer reinen Ja/Nein Beantwortung immer auch eine kurze Erläuterung gefordert werden.

Als Alternative, und gerade bei einer Betrachtung von Open-Source-Systemen bleibt die eigenständige Beantwortung der Fragen durch Analyse vorhandener Dokumentation oder Installation einer Demoversion. Hier kann auch häufig auf die Unterstützung einer Agentur zurückgegriffen werden. Zudem können Community-Plattformen wie Mailinglisten oder Foren unterstützende Informationen liefern.

Liegt eine Beantwortung des Kriterienkatalogs für die einzelnen Systeme vor, können diese ausgewertet werden. Besonderes Augenmerk kommt dabei den Muss-Kriterien zu, mittels derer die Kandidatenliste auf einfache Weise weiter eingeschränkt werden kann. Zeigt sich hier, dass der Kreis möglicher Systeme zu weit eingeschränkt wird, muss eventuell eine erneute Abstimmungsrunde erfolgen, um Alternativen zur gewünschten Funktionalität aufdecken zu können.

Soll- und Kann-Kriterien werden anschließend meist in einer nach Funktionsgruppen getrennten Auswertung gewichtet und je System aggregiert. Die sich daraus ergebenden Muster zeigen meist auf recht anschauliche Weise die Schwerpunkte der einzelnen Systeme auf, und dienen als Grundlage für die Erstellung der Shortlist und Systemsteckbriefe des nächsten Schritts.

Basierend auf den Auswertungen der Anforderungskataloge ergibt sich eine Shortlist mit den in die engere Betrachtung kommenden Systemen. Zu jedem dieser Systeme sollte nun ein kurzer Steckbrief erstellt werden, der die Stärken und Schwächen des Systems in Bezug auf die Anforderungen aufzeigt. Ebenso findet hier eine Aufführung der Anbieterkriterien wie Referenzlage, Zukunftssicherheit, Lizenz- und Supportkosten Platz.

Diese Steckbriefe dienen dann als Grundlage für die Auswahl eines konkreten Systems. Stellt sich hier eine klare Konkurrenzsituation zwischen zwei Systemen heraus, so kann die nachfolgende Teststellung auch mit zwei Systemen durchgeführt werden.

Der Schritt Teststellung bedeutet Detailarbeit. Er kann als Teil des folgenden Umsetzungsprojekts betrachtet werden oder aber unabhängig von einem nachfolgenden Projekt stattfinden. Letzteres bedeutet einen erheblichen Zusatzaufwand bei der Umsetzung. Der Umfang der zu betrachtenden Funktionen sollte mit Bedacht gewählt werden. Relevant sind hier die Kriterien, die in der Auswertung des Anforderungskataloges noch Zweifel aufwarfen.

Je nach Gestaltung der Teststellung findet der Projektbeginn des eigentlichen Umsetzungsprojektes entweder im Anschluss oder direkt zu Beginn der Teststellung statt. Handelt es sich um ein kommerzielles System, müssen nun die Vertragsverhandlungen und der Bezug der Lizenzen abgeschlossen werden. Auch die Feinkonzeption sollte jetzt erfolgen, nachdem sie mit dem ursprünglich erstellen Anforderungskatalog noch einmal verglichen wurde.

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