EffektivSo verhindern Sie Verschwendung von Arbeitszeit

Zeit ist Geld. Haben Sie jemals ein Auge darauf gehabt, wie viel Zeit in Ihrem Unternehmen durch Bürokratie oder Gedankenlosigkeit verschwendet wird? Diese Verschwendung von Arbeitszeit beginnt schon bei der Planung. Denn bei vielen Entscheidungen und Maßnahmen von geringer Tragweite und Wichtigkeit werden durch Überplanung unnötig Kapazitäten gebunden, Zeit und Kapazität verschwendet. Dem sollten Sie vorbeugen.

Effizient planen

Stellen Sie kritische Punkte in der Planung auf den Prüfstand. Lassen Sie bei Routinetätigkeiten mit effizienten Checklisten arbeiten. Bei Terminabsprachen streichen Sie Schritte, die nicht zweckmäßig erscheinen, aus der Vorbereitung und setzen einen engeren Terminplan. In Meetings straffen Sie TOPs, die nicht höchste Priorität haben. Fehlen wichtige Informationen oder andere Planungsgrundlagen, verhindern Sie jede Diskussion, bis alles vorhanden ist.

Ressourcen konsequent ausnutzen

Ärgerlich, wenn Mitarbeiter nicht die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten voll ausnutzen, sondern sich mit ineffizienten Lösungen behelfen. Beispiele dafür sind die mangelnde Nutzung von Software-Tools, brachliegende Kapazitäten im Fuhrpark oder die Angewohnheit qualifizierter Mitarbeiter, einfache Arbeiten selbst auszuführen, anstatt sie Hilfskräften zu überlassen. Lassen Sie von Mitarbeitern Checklisten der wichtigsten Arbeitsgänge erstellen. Sprechen Sie diese im Team durch und eliminieren Sie ineffiziente Arbeitsweisen. Sorgen Sie dafür, dass die Kommunikation zwischen den Fachabteilungen und organisatorischen Einheiten verbessert wird.

EDV-Probleme nachhaltig lösen

In vielen Unternehmen wird über „die lahme EDV“ oder häufige Abstürze geklagt. Mit diesem Zustand sollte sich niemand abfinden, denn das erzeugt Leerlauf, Frust und teure Überstunden. Lassen Sie sich regelmäßig Berichte über die Leistungen Ihres EDV-Systems geben. Verlangen Sie Auswertungen über Reaktionszeiten und Ursachenforschung bei Abstürzen. Ausfallzeiten müssen mit den Fachabteilungen abgestimmt oder abends oder am Wochenende durchgeführt werden.

Wertlose Arbeiten eliminieren

Viel zu selten wird hinterfragt, welchen Wert bestimmte Tätigkeiten und eingefahrene Arbeitsroutinen für das Unternehmen noch haben. Ob Ablagesysteme, Kontrollgänge, Statistiken oder händische Vorgehensweisen - nicht alles, was man „schon immer so gemacht hat“, ist unter geänderten technischen oder organisatorischen Rahmenbedingungen auch heute noch gewinnbringend, effizient oder gar notwendig. Nehmen Sie in Feedback- und Zielvereinbarungsgespräche die Frage nach der Wertschöpfung bestimmter Routinen auf. Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitern aufzeigen, inwieweit ihre Kern- und Randtätigkeiten den Unternehmenszielen dienen. Prüfen Sie immer wieder, ob Ihre Mitarbeiter auch die richtigen Prioritäten setzen.

Den Informationsfluss verbessern

Viele Parallelarbeiten oder sinnlose Tätigkeiten werden mit dem Satz „Das habe ich nicht gewusst“ begründet. Aber auch das Zusammentragen von Informationen selbst geschieht oft mehrmals, weil die Mitarbeiter ihr Wissen nicht aktiv weiter geben oder es nicht verfügbar machen. Sofern noch nicht vorhanden, richten Sie ein öffentliches Laufwerk oder ein Intranet ein, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben. Entwickeln Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Dateistruktur, in der Informationen unter zweckmäßigen Standards abgespeichert und Zugriffsrechte sinnvoll eingerichtet werden.

Tipp: Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement mit der Pareto-Regel

Die Lösung für ein besseres Zeitmanagement ist den meisten bekannt: Sich konsequent auf das Wesentliche zu konzentrieren. Aber wie funktioniert das? Die Antwort auf diese Frage entdeckte Vilfredo Pareto bereits im 19. Jahrhundert. Er beschäftigte sich mit Fragen von Reichtum und Einkommen und entdeckte ein wiederkehrendes mathematisches Verhältnis zwischen dem Anteil von Personen und der Höhe des Einkommens oder Reichtums dieser Gruppe auf. Die berühmte 80/20-Regel nach Pareto war geboren, die sich in vielen Bereichen des Lebens inzwischen bewährt hat: 80 Prozent des Vermögens gehört 20 Prozent der Einwohner eines Landes. 80 Prozent des Umsatzes werden von 20 Prozent der Kunden gebracht. 80 Prozent des Gewinns kommen von 20 Prozent der Produkte.

Auch für Ihr Zeitmanagement können Sie diese fruchtbare Regel anwenden. So verwenden viele Chefs 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit nebensächlichen Problemen oder Situationen, während nur 20 Prozent für die wirklich wichtigen Dinge bleiben. Umgekehrt ist es so, dass nur 20 Prozent der Entscheidungen, die sie treffen, für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind. Für Sie heißt das: Drehen Sie das Verhältnis um und versuchen Sie 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit für jene 20 Prozent der wirklich wichtigen Entscheidungen zu reservieren. Damit verbessern Sie die Qualität der wirklich wichtigen Entscheidungen und kommen zu besseren Ergebnissen. Da Sie mit den restlichen 20 Prozent für die weniger wichtigen Entscheidungen nicht auskommen werden, müssen Sie konsequent delegieren oder Entscheidungen aufschieben. Wenn Sie das Pareto-Prinzip konsequent anwenden, können Sie dies leichten Herzens tun, denn die wirklich wichtigen Entscheidungen bleiben in Ihrer Hand.