EffizienzGeld sparen mit besserer Arbeitsorganisation

Viele betriebliche Aufgaben lassen sich in einfache und schwierige Tätigkeiten unterteilen. Das birgt enorme Einsparpotenziale: Sie können Ihren Bedarf an qualifizierten und gut bezahlten Mitarbeitern reduzieren, indem Sie die unkomplizierten Arbeiten an deren weniger gut ausgebildete Kollegen übergeben.

Assistenten einsetzen

In vielen Unternehmen werden zuarbeitende Stellen eingespart. Begründung: Die Fach- und Führungskräfte können diese Arbeiten selbst erledigen. Doch zu welchem Preis? Deren Arbeitszeit ist doch wesentlich kostspieliger als die der weniger gut ausgebildeten Mitarbeiter. Besser ist es, dass das weniger qualifizierte Personal dabei hilft, Entscheidungen vorzubereiten. Das können das Zusammenstellen geeigneter Informationen oder Hilfsdienste wie etwa Kopieren sein. So lassen sich Lohnkosten optimieren.

Vertretung geschickt auswählen

Wird eine Stelle doppelt besetzt, hört man oft die Begründung, es müsse jemand bei Krankheit oder Urlaub einspringen können. In der Regel benötigt dieser Mitarbeiter aber nicht die gleiche Qualifikation wie der Stelleninhaber selbst. Schließlich bereitet dieser seine Abwesenheit entsprechend vor - zumindest im Urlaubsfall - und kann einen weniger qualifizierten Kollegen einweisen.

Hilfe auf Abruf

Sie können weitere gut bezahlte Mitarbeiter einsparen: Beschäftigen Sie Zuarbeiter und Springer, die nur auf Abruf zur Verfügung stehen. Ihre Aufgabe ist es, einfache Tätigkeiten zu erledigen, die in unregelmäßigen Abständen anfallen. Damit dies reibungslos funktionieren kann, sollten Sie die Abläufe vorher klar definieren und sinnvoll strukturieren.

Outsourcing: gewusst was!

Haben Sie auch Bedenken, Aufgaben nach außen zu vergeben? Viele befürchten, dadurch wichtige Prozesse aus der Hand zu geben, die zu den Stärken des Unternehmens zählen - und die Firma damit zu schwächen. Bei genauerer Betrachtung lässt sich dennoch ein gutes Ergebnis erzielen. Die Kunst liegt in der Differenzierung. Sie müssen beispielsweise nicht Ihre A- und B-Kunden von einem Callcenter betreuen lassen. Aber die C-Kunden, an denen Sie ohnehin sehr wenig verdienen, können Sie einem externen Dienstleister überlassen. Dieses Prinzip lässt sich in allen Abteilungen umsetzen.

Outsourcing: Gewusst wie!

Viele Unternehmen scheuen das Thema Outsourcing, weil die Auslastung der Mitarbeiter sehr unterschiedlich ist: Manchmal ist so viel zu tun, dass man für externe Unterstützung dankbar wäre. Zu anderen Zeiten wäre das unnötig, weil die eigenen Mitarbeiter nicht ausgelastet sind. Die Lösung: Flexible Lieferanten und Dienstleister, die im Standby-Modus zuarbeiten. Ist zum Beispiel Ihre Telefonzentrale überlastet, werden die „überlaufenden“ Gespräche an einen Dienstleister weiter geschaltet. Dieser nimmt einfach die Kontaktdaten auf und verspricht einen Rückruf, der dann in ruhigeren Zeiten erfolgt.

5 Tipps, wie Sie mehr Flexibilität in die Arbeitsorganisation bringen

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter darum, sich bei ruhigeren Phasen bei Ihnen zu melden und sich für weitere Aufgaben zur Verfügung zu stellen.
Beseitigen Sie künstliche Barrieren zwischen einzelnen Personen und Teams: Jeder soll jedem bei Arbeitsspitzen helfen, unabhängig davon, wie sein Kernbereich definiert ist.
Dokumentieren Sie, soweit dies von der Sache her möglich ist, die Arbeitsbelastung. Nach einiger Zeit können Sie typischerweise auftretende Arbeitsspitzen – zum Beispiel zum Monatsende hin – erkennen und diese bereits einplanen.
Flexible Arbeitszeiten sind nicht nur bei Mitarbeitern beliebt, sondern können Ihnen auch Geld sparen helfen: Wer nichts zu tun hat, sollte nach Hause gehen (können).
Nach dem Kanban-Prinzip sollte sich jeder Mitarbeiter, der freie Kapazitäten hat, Aufgaben suchen – und nicht darauf warten, dass diese zu ihm kommen.