EffizienzSo optimieren Sie Ihre Zeiterfassung

Zeiterfassung ist heute nicht einfach nur die Frage, wie viele Stunden Mitarbeiter gearbeitet haben. Vielmehr können moderne Zeiterfassungssysteme auch Angaben machen, wie viel Zeit für welche Aufgaben verwendet wurde und damit die Zuordnung der Personalkosten transparenter machen. Bei der Einführung neuer Systeme sind jedoch einige Stolpersteine zu umgehen.

Suchen Sie nach einem Benchmark

Die ersten Schritte bestehen in der Informationsbeschaffung, zum Beispiel bei Ihrer IHK, Handwerkskammer oder Ihrem Branchenverband. Suchen Sie auch nach einem Unternehmen gleicher Größe, das in jüngerer Zeit von einer starren zu einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung übergegangen ist und sprechen Sie mit den Verantwortlichen. Wenn Sie die Einführung einer neuen Software planen, fragen Sie die Anbieter nach Referenzunternehmen gleicher Größe, die die Umstellung bereits bewältigt haben. Diesen Kontakt können Sie nicht nur dazu nutzen, um Fragen bezüglich der Software zu stellen. Sie können sich dort auch Tipps zu anderen Fragestellungen holen.

Legen Sie die Rahmenbedingungen fest

 

Zeiterfassung hat immer auch noch andere Aspekte, die berücksichtigt werden müssen. Soll die Anwesenheits- und die Zugangskontrolle über das gleiche System abgewickelt werden? Soll es möglich sein, Arbeitsstunden flexibel auf verschiedene Projekte zu buchen? Soll jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit individuell verwalten, oder soll dies im Wesentlichen zentral in Ihrer Personalabteilung geschehen? Beantworten Sie zunächst diese Fragen und stellen Sie ein Pflichtenheft zusammen, was dieses System alles können muss.

Steuern Sie Projekte

 

Moderne Zeiterfassungen ermöglichen, die Arbeitszeit mit einem Mausklick auf verschiedene Projekte und Aufgaben zu buchen. So kann ein Mitarbeiter im Prinzip jedes Telefonat und jeden geschriebenen Brief auf die richtige Kostenstelle buchen. Damit wird transparent, was sich bisher unter dem Posten „Allgemeine Verwaltungsarbeiten“ versteckt hat. Vor allem dort, wo sich die Arbeit direkt auf verschiedene Projekte und Kunden zuordnen lässt, werden Sie einige Überraschungen erleben: Dass zum Beispiel der sehr geschätzte A-Kunde durch den hohen Betreuungsaufwand sehr unprofitabel ist, während die bisher vernachlässigten C-Kunden durch die automatisierte Betreuung gute Gewinne abwerfen. Über diese Zahlen können sich Ihre Mitarbeiter nun gezielt auf jene Projekte und Aufgaben konzentrieren, die Ihrem Unternehmen am meisten bringen.

Mehr Kontrolle durch mobile Zeiterfassung

 

Mobile Zeiterfassungsgeräte ermöglichen es Ihnen, die Arbeit von Außendienstmitarbeitern, Monteuren und anderen Reisenden besser zu kontrollieren. Diese Mitarbeiter nehmen morgens ihr Zeiterfassungsgerät aus der Lade- und Übertragungsstation und wählen den zu bearbeitenden Auftrag und die entsprechende Tätigkeit aus. Sobald beides eingestellt ist, läuft die Zeit. Das Display zeigt dem Mitarbeiter dann stets, wie lange er an einer Arbeit sitzt - ein wirksames Mittel zur Selbstkontrolle. Nach Feierabend wird das Gerät einfach wieder in die Lade- und Übertragungsstation gesteckt. Die Daten werden dann automatisch in die Buchhaltung beziehungsweise in das Controlling überspielt. Meist lässt die Software sowohl eine Auftragsauswertung als auch eine Mitarbeiterauswertung zu. Auf diese Weise können Sie sowohl kalkulieren, welche Personalkosten ein Auftrag verursacht hat, aber auch, wie effizient ein Mitarbeiter gearbeitet hat.

Darauf müssen Sie achten

  1. Gibt es einen Betriebsrat in Ihrem Unternehmen, muss dieser einer veränderten Zeiterfassung zustimmen.
  2. Bereiten Sie die Mitarbeiter auf die Veränderung vor und begründen Sie die Maßnahme mit dem Zwang, Kosten gegenüber Kunden und Banken genauer nachweisen zu müssen.
  3. Bereiten Sie die Stammdaten sauber vor und richten Sie Kostenstellenpläne und Gemeinkostenstellen ein.
  4. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Gebrauch der Software beziehungsweise der Erfassungsgeräte. Gehen Sie auf schwierige Mitarbeiter besonders ein.
  5. Machen Sie die Ergebnisse transparent und drucken Sie Listen aus, die die Mitarbeiter einsehen können. Das erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und verstärkt die Selbstkontrolle. 

Dazu im Management-Handbuch

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