Einarbeitung neuer Mitarbeiter6 Tipps, wie es richtig geht

Eine systematische Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist unter anderem deshalb wichtig, weil es von den ersten Wochen im neuen Unternehmen abhängt, ob eine Bindung ans Unternehmen erfolgt – oder eben nicht.

Neue Mitarbeiter sind an ihrem ersten Arbeitstag meist noch unsicher zwecks neuer Kollegen und neuer Aufgaben. Hier ist eine freundliche Begrüßung wichtig, um die erste Anspannung zu nehmen. Begrüßung ist Chefsache! Der unmittelbare Vorgesetzte sollte dafür sich am ersten Tag ausreichend Zeit nehmen und ein persönliches Gespräch mit der neuen Mitarbeiterin beziehungsweise dem neuen Mitarbeiter führen.

Die Begrüßung ist zudem dafür da, um den Ablauf des ersten Tages und der ersten Arbeitswoche zu besprechen. Wenn sich Vorgesetzte diese Zeit nehmen, vermitteln sie dem neuen Mitarbeiter das Gefühl, wichtig für das Unternehmen zu sein.

Direkte Vorgesetzte geben den neuen Mitarbeitern einen Überblick über das Unternehmen und die zugrunde liegende Organisationsstruktur beziehungsweise das Leitbild des Unternehmens. Zentrale Begriffe dabei sind Vision und Mission.

Wichtig an dieser Stelle ist auch zu erwähnen, wie sich Vorgesetzte die Zusammenarbeit mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter vorstellen: Wie möchte der Vorgesetzte informiert werden? Wann möchte er in Entscheidungsprozesse eingeweiht werden? Welche Kleiderordnung wird gegebenenfalls erwartet? Welche künftigen Aufgaben kommen auf den Mitarbeiter zu?

Zu den ersten Schritten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zählt, sie über die wichtigsten organisatorischen Dinge zu informieren. Dies kann entweder durch einen zukünftigen Kollegen erfolgen, oder durch einen Mentor, der dem neuen Mitarbeiter während der Probezeit für Fragen zur Seite steht. Themen hierbei können sein:

• Telefonverzeichnis
• Wichtige Ansprechparter, wie zum Beispiel Betriebsräte
• Nutzungsvereinbarungen fürs Internet und Telefon (privates Surfen und Telefonieren)
• Pausenregelung
• Arbeitszeiterfassung
• Urlaubsplanung und Beantragen von Urlaub
• Abrechnung von Kosten, zum Beispiel für Dienstreisen

Ein Orientierungsgespräch sollte so früh wie möglich geführt werden. Auf dieses Gespräch sollte sich der Vorgesetzte gut vorbereiten und sich entsprechendes Informationsmaterial zusammenstellen über:

• Unfallverhütungsvorschriften
• Datenschutzrichtlinien
• Leitlinien zu Führung und Zusammenarbeit
• Verbote

Neue Mitarbeiter benötigen diese Informationen zur Orientierung, denn sie kennen weder die innerbetrieblichen Abläufe noch die Zuständigkeiten im Unternehmen.

Vorgesetzte sollten einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter erstellen. Dieser erleichtert die strukturierte Weitergabe der Informationen und ermöglicht den neuen Mitarbeitern, schnell eigenverantwortlich Aufgaben zu übernehmen. Ein Einarbeitungsplan steigert auch die Arbeitszufriedenheit des neuen Mitarbeiters.

Die Inhalte des Einarbeitungsplans können den ersten Arbeitstags betreffen:

• Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Büromaterial
• Installation von benötigten PC-Programmen
• Freischaltung des Telefons
• Einrichten von Zugangsberechtigungen und Passwörtern
• Anbringen des Namensschildes an der Bürotür

Im Einarbeitungsplan können aber auch Informationen stehen, die das Unternehmen betreffen:

• Urlaubsregelung
• Pausenregelung
• Unterschriftenregelung
• Betriebsvereinbarungen

In den ersten Monaten sollten auch regelmäßige Treffen zwischen den neuen Mitarbeitern und ihren Vorgesetzten stattfinden. Darin tauschen sich beide Seiten über die bislang gemachten Erfahrungen aus. Erste mögliche Verbesserungsvorschläge zu Abläufen oder zur Arbeitsorganisation von Seiten der neuen Mitarbeiter werden vorgebracht und diskutiert.

Feedback-Gespräche sind wichtig, um den neuen Kollegen die Chance zu geben, potenziell falsches Verhalten künftig zu korrigieren und sich weiterzuentwickeln. Sie haben also auch zum Ziel, die Auflösung des Arbeitsverhältnisses am Ende der Probezeit zu umgehen.