OnboardingMit einem Einarbeitungsplan Mitarbeiter schnell integrieren

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen sollten von Beginn an Wertschätzung erfahren und erleben, dass man sich um sie kümmert. Das wird sie motivieren, sich dauerhaft zu engagieren und ihr Bestes zu geben. Auch aus der Sicht des Unternehmens ist die Einarbeitung eine Schlüsselphase.

Die Neuen sollten möglichst früh erfahren, welche Erwartungen an sie gestellt werden. Möglichst früh sollte auch das erforderliche Know-how vermittelt werden, damit sie rasch ihre volle Arbeitsleistung erreichen.

Damit eine Einarbeitung strukturiert ablaufen kann, muss sie geplant werden. Einarbeitung ist grundsätzlich ein wiederkehrender Vorgang und kann durch eine Arbeitsvorlage in der Form eines standardisierten Einarbeitungsplanes unterstützt werden. Das spart bei jeder neuen Einarbeitung Kopfarbeit und Zeit und vermeidet, dass etwas Wesentliches vergessen wird.

Fünf unverzichtbare Schwerpunkte sollte ein guter Einarbeitungsplan enthalten:

1. Vorbereitung und Begrüßung
2. Informationsübergabe
3. Praktische Einarbeitung
4. Begleitung durch den Vorgesetzten
5. Übernahmeentscheidung

Der erste Eindruck, den eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter vom Unternehmen hat, bleibt in Erinnerung. Deshalb wäre es fatal, als Unternehmen keinen Einarbeitungsplan zu haben. Wenn ein neuer Mitarbeiter am ersten Arbeitstag nicht erwartet wird, am Empfang niemand Bescheid weiß, der Vorgesetzte außer Haus ist und alle Kolleginnen und Kollegen mit dringenden Aufgaben beschäftigt sind, gibt das kein gutes Bild des Unternehmens ab. Neue Mitarbeiter kommen sich unerwünscht und störend vor.

Wichtig ist, dass ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag von einem Paten als zuständigem Hauptansprechpartner empfangen wird. Der Ansprechpartner sollte den ganzen Tag für den Mitarbeiter da sein, ihn zum vorbereiteten Arbeitsplatz führen und dem direkten Vorgesetzten vorstellen.

Der Vorgesetzte sollte freundliche und herzliche Worte der Begrüßung finden: „Schön, dass Sie da sind. Wir freuen uns alle auf Sie.“ Eine solche Begrüßung wird nachhaltig positive Gefühle bei neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erzeugen.

In einem gut organisierten Unternehmen wird ein Einarbeitungsplan immer im Vorfeld erstellt. Darin ist festgelegt, wer der Pate ist, wer den Arbeitsplatz ausstattet, wer den Rechner einrichtet und Zugangsdaten vergibt. Der direkte Vorgesetzte muss sich Zeit für die Begrüßung einplanen.

Im Einarbeitungsplan wird außerdem festgelegt, welchen Personen der neue Mitarbeiter persönlich vorgestellt wird. Zum Beispiel den zukünftigen Kolleginnen und Kollegen, Prozesspartnern, Kunden und dem übergeordneten Vorgesetzten. Die frühzeitige Vorstellung fördert und beschleunigt den Aufbau der notwendigen Arbeitskontakte. Die Vorstellung sollte durch den Vorgesetzten oder durch den Paten erfolgen.

Wie viel von den eingespielten Abläufen in der Abteilung dokumentiert ist, hängt vorwiegend von der Größe eines Unternehmens ab. Erhält der neue Mitarbeiter vom Paten oder anderen Kolleginnen oder Kollegen am ersten Tag alle dokumentierten Informationen, die in irgendeinem Zusammenhang mit ihren direkten oder organisatorischen Aufgaben stehen, beschleunigt das die Einarbeitung enorm.

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten so Hinweise, wie im Unternehmen gearbeitet wird. Sie müssen andere weniger oft durch Fragen von der Arbeit abhalten. Neben Papierdokumenten können das auch wichtige Links auf eine gegebenenfalls vorhandene Intranet-Plattform oder Verzeichnisstruktur der Abteilungsverzeichnisse auf dem Server sein.

Relevant sind aber auch nicht dokumentierte Abläufe und Gepflogenheiten. Im Einarbeitungsplan wird festgehalten, welche Teammitglieder geeignet sind, die speziellen Themen zur Unternehmenskultur, zu wichtigen Regeln und ungeschriebenen Werten zu vermitteln. Das kann die Arbeitssicherheitseinweisung sein, die Kleiderordnung oder die Nutzung der Kaffeeküche.

Die praktische Einarbeitung übernimmt am besten die Vorgängerin oder der Vorgänger – sofern diese Person noch im Unternehmen ist. Möglicherweise hat eine Kollegin oder der Pate selbst eine ähnliche Funktion und kann die wichtigsten Abläufe anhand aktueller Aufgaben erklären. Oft sind auch Schulungen in speziellen IT-Anwendungen erforderlich.

Empfehlenswert sind Gespräche mit Prozesspartnern oder internen Kunden, die auf die Zusammenarbeit mit dem neuen Mitarbeiter oder auf dessen Ergebnisse angewiesen sind. Im Gespräch können sie ihre Erwartungen an die zukünftige Zusammenarbeit äußern. Gleichzeitig lernen sich die Mitarbeiter dabei ein wenig kennen.

Einarbeitung ist Chefsache. Es ist nicht damit getan, einen Bewerber ausgesucht und unter Vertrag genommen zu haben. Wenn der oder die Vorgesetzte zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses eine Orientierung gibt, wird das das Bild des neuen Mitarbeiters vom Unternehmen prägen und sich positiv auf dessen Einsatz auswirken. Orientierungspunkte sind:

• Wie sieht der oder die Vorgesetzte die Funktion?
• Was sind erfolgskritische Ergebnisse, die bei Fehlern zu Beanstandungen führen können?
• Was ist der Beitrag der Funktion zum Abteilungsergebnis?
• Wie fügt sich die Abteilung in das Unternehmen ein?
• Was bedeuten die Abteilungsergebnisse für das Unternehmen?

Der oder die Vorgesetzte sollte zwei bis drei wichtige Meilensteine mit Ergebnissen und Terminen für die Einarbeitung vorgeben. Zu diesen Terminen führt er oder sie dann Orientierungsgespräche mit dem neuen Mitarbeiter.

Die Einarbeitung ist auch eine Bewährungszeit für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. In der Regel wird im Arbeitsvertrag eine Probezeit von maximal sechs Monaten mit verkürzter Kündigungsfrist von zwei Wochen für beide Seiten vereinbart. Daher ist das Ende der Probezeit ein natürlicher Meilenstein im Einarbeitungsplan.

Spätestens gegen Ende der Probezeit wird der oder die Vorgesetzte über den Verbleib des neuen Mitarbeiters entscheiden müssen. Wichtig ist, dass dabei nicht nur die Beobachtungen der Vorgesetzten, sondern auch die des Paten, von Kollegen, Prozesspartnern und Kunden berücksichtigt werden.

Erfahrungsgemäß kommt es aber nur selten vor, dass man sich nach einem sorgfältigen Auswahlverfahren in Bewerbern so getäuscht hat, um sich wieder von ihnen trennen zu müssen. Vor dem Ende der Probezeit sollte der neue Mitarbeiter rechtzeitig erfahren, wie seine Leistung wahrgenommen wird und ob er übernommen wird. Dazu führt der oder die Vorgesetzte ein Orientierungsgespräch mit dem Mitarbeiter.