Einführung neuer Mitarbeiter und Unternehmensimage

Mitarbeitereinführungen werden in der Praxis leider oft stiefmütterlich behandelt und mehr nach dem Zufallsprinzip angegangen als auf der Grundlage einer durchdachten Planung und Vorbereitung. Mit solchen Unterlassungen wird Vieles verspielt, zum Beispiel der erste Eindruck für den neuen Mitarbeiter getrübt oder die Chance auf ein erfolgreiches Bestehen der Probezeit reduziert. Dabei ist die Einführung eines neuen Mitarbeiters und alle damit verbundenen unterstützenden Maßnahmen für seine Integration eine wichtige und organisatorisch bedeutsame Aufgabe.

Der erste Eindruck des Unternehmens entscheidet. Dies gilt ganz besonders beim Antritt einer neuen Stelle. Daher können auch die Auswirkungen, an den ersten Tagen auf desinteressierte Kollegen zu treffen, keine oder ungenügende Hilfe zu erhalten und ein Chaos vorzufinden, verheerend sein. Die entsprechende Reaktion ist dann oft: „Wer mich schon am ersten Tag so behandelt und sich nicht für mich interessiert, wird es später noch weniger tun. Hier habe ich nichts verloren und keine Zukunft.“ In schlimmen Fällen sind Kündigungen bereits nach wenigen Tagen oder schon während der Probezeit die Folge – und gute, talentierte Mitarbeiter kehren dem Unternehmen wieder den Rücken.

Der neue Mitarbeiter möchte möglichst gut und rasch mit seinen Aufgaben vertraut werden, dabei aber auch menschliche Wertschätzung seitens des Vorgesetzten und der Arbeitskollegen vorfinden. Aus qualifizierten Bewerbern können nur dann leistungsfähige Mitarbeiter werden, wenn sie bezüglich Betreuung und Organisation optimal in ihr neues Tätigkeitsfeld eingeführt werden. Dazu brauchen sie umfassende Informationen über das Unternehmen und seine Produkte, über Betriebsstruktur und Arbeitsabläufe, die Kontaktpersonen, über Pflichten, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen, die Reglements und die Gepflogenheiten des Unternehmens. Psychologisch wichtig sind Erfolgserlebnisse und die regelmäßige Anerkennung und Wertschätzung der erzielten Fortschritte während des Lernprozesses.

Zur Gestaltung des Mitarbeitereinführungsprozesses können verschiedene Instrumente zum Einsatz kommen. Bewährte und nachhaltige Möglichkeiten sind zum Beispiel:

• Personalhandbuch, Reglements und Vademekums
• Institutionalisiertes, maßgeschneidertes Einführungsprogramm
• Welcome-Einführungstag mit Vorstellungsrunden
• Abgabe einer speziellen Einführungsbroschüre
• Schulungsprogramme und Einführungsworkshops
• Probezeit- und Feedbackgespräche
• Mentorenprogramm und andere Betreuer beziehungsweise Anlaufstellen
• Pate (Hauptbetreuer und Begleitperson während der Einführung)
• Zielvereinbarungen und Aufgaben mit Erfolgsmöglichkeiten
• Informationsveranstaltungen für Gruppen neuer Mitarbeiter

Bei Mitarbeitereinführungen ist die Beachtung der Lernmethoden und vor allem ein durchdachter und abwechslungsreicher Mix von besonderer Bedeutung. Grundsätzlich sind, neben dem genannten Patensystem, die folgenden Methoden zu empfehlen:

• Training on the Job und near the Job
• Erfahrungsaustauschgruppen und Mentoring
• Fallbasiertes Lernen und Fallbeispiele
• Unternehmensplanspiele und Mindmapping
• Weblogs und Lerntagebücher

Paten als Bezugspersonen und Anlaufstellen sind sehr empfehlenswert, zeigen einschlägige Erfahrungen. Durch sie fühlt sich der neue Mitarbeiter gut betreut und aufgehoben, er weiß, an wen er sich wenden kann und der Vorgesetzte kommt so zu einer zweiten Meinung über den Einführungsforschritt und die Leistungen und Stärken des neuen Mitarbeiters. Hinzu kommen Probezeitgespräche und das Setzen von Teilzielen, bei denen ein reges Feedback staffinden sollte. Probleme, Missverständnisse und Bedürfnisse auf beiden Seiten kommen so schnell zur Sprache. Ein ständiges Feedback ist ohnehin die wichtigste Informationsquelle für neue Mitarbeiter, um zu erfahren, ob ihre Handlungen in die richtige Richtung gehen und ob sie den Erwartungen entsprechen.

Entscheidend ist auch die Offenheit in der Kommunikation über gegenseitig abweichende Erwartungen und Defizite, aber auch die Anerkennung von Leistungen und Anfangserfolgen, da gerade neue Mitarbeiter oft unsicher sind, wie ihre Leistung ankommt. Besonderes Augenmerk sollte auch der sozialen Integration gelten. Hier sind Veranstaltungen für neue Mitarbeiter (eine Art Pressekonferenz, bei denen diese als Journalisten auftreten und die Unternehmensvertreter befragen können oder umgekehrt), Kennenlern-Möglichkeiten, häufige Kontakte zu anderen Abteilungen und Niederlassungen gute Möglichkeiten.

Mitarbeitereinführungen sollten strukturiert und ganzheitlich, möglichst nach einem Zeitplan ablaufen, bei dem auch Erwartungen, Sinn und Zweck und Prioritäten kommuniziert werden. Mögliche Phasen sind:

• Material- und Informationsabgabe und Administratives
• Vorstellungsrunde und Arbeitsplatz-Einrichtung
• Bezug der Stelle und Tätigkeiten zum Unternehmen
• HR-Leistungen, Organisation und Ansprechpersonen
• Ziele und Kernaufgaben während der Probezeit
• Zeitpläne nach Arbeitswochen währen der Dauer der Probezeit
• Kriterien der Erfolgskontrollen und Feedbackgespräche
• Schlussbesprechung, Probezeitbericht und Anstellungsentscheid