EinkaufNie mehr auf die Tricks von Verkäufern reinfallen

Lieferanten versuchen häufig, die Mitarbeiter im Einkauf zu umgehen und stellen den direkten Kontakt zu internen Bedarfsträgern her. Dies geschieht insbesondere in folgenden Fällen:

• Einkäufer werden vom Lieferanten als Barriere für eine direkte Kommunikation mit den internen Bedarfsträgern angesehen.
• Einkäufer zeigen sich nicht offen genug gegenüber den Produkten und Dienstleistungen des Lieferanten.
• Einkäufer sprechen nicht proaktiv mit ihren internen Kunden.

Gegen diesen Angriff von der Flanke her können Sie sich wehren, indem Sie aktiv das Gespräch mit den internen Kunden suchen und sich über deren aktuellen und künftigen Bedarf erkundigen. Ein Mittel dafür könnte zum Beispiel ein monatliches Meeting sein. Außerdem sollten Sie mit (bestehenden) Lieferanten über deren Produkt- und Dienstleistungsangebot und dessen Relevanz für das eigene Unternehmen offen sprechen.

Gerade bei Ausschreibungen versuchen Verkäufer oft einen Keil zwischen Einkauf und Bedarfsträger zu treiben. In dieser Situation sollten die häufig eingesetzten cross-funktionalen Teams aus Einkauf und Bedarfsträgern nach außen mit einer Stimme sprechen und sich nicht auseinander dividieren lassen.

Außerdem sollte das Top-Management regelmäßig über den Verlauf der Ausschreibung informiert werden, denn oft hebeln Verkäufer cross-funktionale Teams durch ihre guten Kontakte zur Geschäftsführung aus.

Häufig erweist sich gerade das als Kostentreiber, was nicht Bestandteil eines Angebots ist. Akzeptieren Sie kein Angebot, das zum Beispiel folgende Phrasen enthält:

• „Zu verhandeln“
• „Wird nachgereicht“
• „Auf Anfrage erhältlich“

Bestehen Sie stets auf ein vollständiges Angebot. Weigert sich der Verkäufer, schließen Sie ihn vom weiteren Vergabeprozess aus.

Besonders frustrierend ist es, wenn Sie erst während einer Vertragsverhandlung feststellen, dass das auf den ersten Blick interessante Angebot gar nicht alle Kosten oder gewünschten Leistungselemente umfasst und der Verkäufer versucht, höhere Preise durch die Hintertür durchzusetzen.

Schieben Sie dieser Taktik von Anfang an einen Riegel vor, indem Sie bereits im Ausschreibungstext sämtliche Preis- und Kostenkomponenten transparent untergliedern, um mögliche Interpretationsspielräume auf Seiten des Verkäufers zu verhindern. Ein fundamentales Prinzip des „Strategic Sourcing“ ist es, die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) und nicht nur Einzelkosten zu betrachten.

Zusätzlich helfen Klauseln im Ausschreibungstext wie: „Der Anbieter versichert, dass das vorliegende Angebot alle relevanten Preisinformationen enthält“. Treffen Sie grundsätzlich keine Entscheidung für einen Lieferanten, bevor Sie nicht alle relevanten Kosten erfasst und verstanden haben.

Der Einzelhandel bietet häufig bestimmte Produkte unter Einstandskosten an, um Kunden in den Laden zu locken. Diese sogenannten „Loss Leader“ verursachen isoliert betrachtet zwar Verluste, werden aber dadurch überkompensiert, dass der Kunde im Hochgefühl des erfolgreichen Kaufs zu anderen Produkten greift, die über höhere Gewinnmargen verfügen.

Die gleiche Taktik praktizieren oft Verkäufer, um Kunden anzulocken. Eine begrenzte Anzahl von Produkten wird nahe oder unter Einkaufs- beziehungsweise Produktionskosten angeboten. Andere Produkte hingegen sind profitabel kalkuliert – ohne dass die betreffende Einkaufs- oder Fachabteilung dies bemerkt.

Lassen Sie sich von dieser Taktik nicht blenden und analysieren Sie die Preisstruktur aller für Sie wichtigen Produkte und Leistungen und nicht nur einiger ausgewählter.

Zeit ist ein Druckmittel, auf das erfahrene Verkäufer bei unerfahrenen Einkäufern gerne zurückgreifen. So erklären Verkäufer zum Beispiel kurz vor Ablauf eines Vertrags, dass sich aufgrund gestiegener Kosten die Preise erhöhen. Damit spielen sie auf Zeit und hoffen, dass der Einkäufer keine alternativen Anbieter mehr findet. Ebenfalls beliebt ist die Taktik, das Angebot zeitlich zu begrenzen und nach Ablauf der Zeitspanne auf die Änderung der bestehenden Konditionen hinzuweisen.

Zeitdruck ist ein schlechter Ratgeber. Nehmen Sie den Verkäufern den Wind aus den Segeln, indem Sie folgende Regeln beachten:

Bedingung setzen

Bei einer Ausschreibung sollten Sie es zur Bedingung machen, dass das Angebot des Verkäufers für einen klar definierten Zeitraum gilt (zum Beispiel 90 oder 120 Tage).

Neue Ausschreibung ankündigen

Kontaktieren Sie den Verkäufer ein paar Monate vor Vertragsende und fragen ihn, ob er den Vertrag zu niedrigeren Preisen verlängern will. Ansonsten kündigen Sie eine neue Ausschreibung an.

Zugeständnisse abringen

Nutzen Sie die Bezahlung der Verkäufer mittels Prämien zum eigenen Vorteil. Wenn im letzten Quartal des Geschäftsjahres Prämien für Abschlüsse ausgelobt werden, strengen sich Verkäufer umso mehr an – entsprechend schnell sind sie auch zu Zugeständnissen bereit.

Vertragsende beachten

Vermeiden Sie, dass wichtige Verträge zum Jahreswechsel oder in der Urlaubszeit enden. Das Problem: Sie können die unternehmensinterne Zustimmung der Entscheider für einen Lieferantenwechsel mitunter nicht einholen. Die Folge: Bestehende Verträge werden fortgeschrieben.

Grundsätzlich sollten Sie für die für Ihr Unternehmen strategisch relevanten Produkte und Dienstleistungen stets einen alternativen Lieferanten parat haben, auf den Sie im Bedarfsfall zurückgreifen können. Sonst werden Sie von einem Lieferanten abhängig und somit leicht erpressbar.