Einkauf regelnWie Sie Maverick Buying vermeiden

In mittelständischen Unternehmen ist es in vielen Fachbereichen, wie zum Beispiel dem Marketing oder der Logistik, noch immer selbstverständlich, die Beschaffung selbst in die Hand zu nehmen. Durch dieses Maverick Buying, auch wilder Einkauf genannt, werden etwa 30 Prozent der benötigten Waren- und Dienstleistungen selbstständig und an der Einkaufsabteilung vorbei eingekauft. Dies führt zu Einkaufsmehrkosten von durchschnittlich 15 Prozent, da Rahmenverträge nicht genutzt werden, die Prozesskosten höher sind und aufgrund fehlender Bündelungseffekte keine Preisvorteile erzielt werden können.

Im Allgemeinen wird zwischen fünf verschiedenen Formen des Maverick Buyings unterschieden:

Unbeabsichtigtes Maverick Buying

Der Verursacher ist nicht sachkundig. Er hat keine Kenntnis von bestehenden Rahmenverträgen und will dem Unternehmen mit seiner Handlung nicht schaden.

Gut gemeintes Maverick Buying

Der Mitarbeiter will das Unternehmen mit seinem Handeln unterstützen, ihm fehlt jedoch die notwendige Expertise.

Vorsätzliches Maverick Buying

Rahmenverträge und Einkaufsprozesse werden absichtlich umgangen.

Beiläufiges Maverick Buying

Einkaufsprozesse werden ebenfalls vorsätzlich missachtet, allerdings ohne die Absicht, dem Unternehmen Schaden zuzufügen. Meist handelt es sich um Bequemlichkeit, kombiniert mit fehlender Transparenz.

Erzwungenes Maverick Buying

Neue Produkte oder Dienstleistungen wurden noch nicht vom Einkauf verhandelt oder definiert, weil sie neu angeschafft werden sollen. Die Motivation ist hauptsächlich pragmatischer Natur und nur in den seltensten Fällen bösartig. Auch Notsituationen, wie etwa ein Maschinenschaden außerhalb der Arbeitszeiten der Einkaufsabteilung können zu erzwungenen Maverick-Buying-Einkäufen führen.

Die Gründe für wilden Einkauf sind vielfältig und lassen sich in emotionale und objektive Gründe unterteilen, wobei die emotionalen Gründe eher negativ und die objektiven Gründe eher positiv angesehen werden. Zu den objektiven Gründen gehören zum Beispiel die unvermeidbaren Einkäufe: Hier gibt es für den Verursacher keine andere Möglichkeit, als das benötigte Produkt oder die Dienstleistung selbst zu bestellen, zum Beispiel an Wochenenden. Weitere Ursachen sind asynchron gewachsene oder dezentrale Einkaufsprozesse, der Einkauf von nicht-standardisierten Gütern und Dienstleistungen wie zum Beispiel Reisekosten oder Gebühren und Steuern.

Ein Mangel an Transparenz im Unternehmen trägt ebenfalls dazu bei, dass wild eingekauft wird. Die emotionalen Gründe für Maverick Buying können mehrere Ursachen haben: Der Mitarbeiter überschätzt seine eigenen Fähigkeiten, hat persönliche Probleme mit den Mitarbeitern des Einkaufs oder handelt korrupt. Ein weiterer Grund liegt im fehlenden Vertrauen der technischen Abteilungen gegenüber dem Beschaffungsteam.

Die praxisrelevanteste Konsequenz von Maverick Buying ist der gravierende zusätzliche Kostenaufwand. Der Mangel an Verhandlungsgeschick des Laien und hohe Nachbearbeitungskosten für Einkauf und Controlling führen dazu, dass Preisvorteile ungenutzt bleiben. Zudem steigen die Transaktionskosten durch eine höhere Anzahl kleiner Bestellmengen, das Anlegen neuer Lieferanten und deren Pflege. Die Einkaufsabteilung verliert durch wilden Einkauf den Einfluss auf den Beschaffungsprozess. Die Folgen:

• Verspätete Anlieferungen
• Imageschäden
• Schadenersatzforderungen wegen Vertragsbruch
• Fehlende Transparenz der Einkaufskosten bei der Beurteilung von Prozessabläufen

Doch Maverick Buying kann auch zu Konsequenzen auf Seiten des Lieferanten führen, etwa wenn große Abnahmemengen verhandelt, aber nicht abgenommen wurden und der Lieferant aufgrund der großen Mengen andere Kunden verloren hat. In diesem Fall kann der Lieferant dazu neigen, zukünftig schlechtere Preise und Konditionen anzubieten und auch andere Geschäftsbeziehungen negativ zu beeinflussen.

Einer der Haupttreiber für Maverick Buying sind die sich ständig verändernden Strukturen in Unternehmen. Deshalb müssen klare Strukturen, Kontrollmechanismen und Transparenz eingeführt werden, um die Zuwiderhandlungen von Mitarbeitern einzuschränken und so die Einhaltung der Einkaufsprozesse gewährleisten zu können. Dies kann einerseits mit der Motivation der Mitarbeiter, sich neuen Herausforderungen zu öffnen, und andererseits mit der Vermeidung von zu persönlichen Bindungen mit Lieferanten zusammenhängen. Um nachhaltig gegen wilden Einkauf vorzugehen, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Verbot von Maverick Buying und Einsetzen für die Implementierung strenger Regeln. Eine Compliance-Richtlinie oder ein Code of Conduct können dabei helfen.
• Klare Prozessstrukturen in Form von transparenten und frei zugänglichen Bestellablauf-Templates schaffen.
• Mitarbeiter für bestimmte Warengruppen sensibilisieren und diese als Mentoren innerhalb des Unternehmens ausbilden, um den Kollegen zu zeigen, wie wichtig die Einhaltung von Bestellprozessen ist.
• Technologien wie E-Procurement-Tools einsetzen, die helfen, Verwaltungskosten, Einkaufsprozesskosten und Einkaufszeit zu senken und gleichzeitig nicht die Kompetenzen der Mitarbeiter in den jeweiligen Fachabteilungen eingrenzen. Ein Verantwortlicher pro Abteilung kann gewählt werden, der die Bestellungen über das Tool ausführt.
• Auf die Einhaltung der Maßnahmen achten. Eventuelle Schwächen bei Prozessbeschreibungen lassen sich in dieser Phase aufdecken und gezielt optimieren.
• Beschaffungsmanager überzeugen die Mitarbeiter anderer Abteilungen von ihrer Arbeit, um Vertrauen aufzubauen und so auch zukünftig eine gute Zusammenarbeit zu ermöglichen.

In den vergangenen Jahren hat sich die Stellung des Einkaufs in vielen deutschen Unternehmen deutlich verbessert. Dies liegt einerseits an der besseren Vernetzung innerhalb der Unternehmen, andererseits an der besseren Ausbildung der Mitarbeiter, die nicht nur eine hohe Fachkompetenz vorweisen können, sondern auch mit sozialen Fähigkeiten punkten. Transparenz innerhalb des Unternehmens ist der Schlüssel zu mehr Compliance und sollte in den Unternehmen gelebt werden, um Maverick Buying zu verringern.