EinkaufWie Sie sich für den richtigen IT-Dienstleister entscheiden

Wenn ein mittelständischer Entscheider neue IT in größerem Umfang beschaffen möchte, steht er zunächst einem übergroßen Angebot gegenüber. Denn keine andere Branche hat sich in den letzten Jahren so dynamisch entwickelt wie die Informationstechnik. In immer kürzer werdenden Zyklen folgen neue System- und Softwaregenerationen mit noch mehr Leistung, Ausstattung und Komfort. Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit sind dominante Themen, die weiterhin für Dynamik und ständige Nachfrage sorgen.

Der IT-Kauf sollte daher unter strategischen Gesichtspunkten angegangen werden, denn er hat enorme Auswirkungen auf die Wertschöpfung eines Unternehmens. Da erscheint es selbstverständlich, dass diese Entscheidung wohlüberlegt und nach eingehender Bewertung einer Reihe kritischer Parameter erfolgen sollte. Die Praxis sieht aber häufig anders aus, wie das Beratungsunternehmen Centracon bei einer Umfrage unter 300 Unternehmen herausfand. Ein Viertel der befragten IT-Entscheider gestand ein, dass sie sich angesichts der Erfolgs- und Risikofaktoren bei den strategischen IT-Entscheidungen meistens nicht ausreichend sicher fühlen. Bei weiteren 39 Prozent ist dies häufig der Fall.

Besonders vor dem Hintergrund einer fortschreitenden Digitalisierung und Konvergenz der Technologien verschmelzen die Produkt- und Dienstleistungswelten in der IT mehr und mehr miteinander. Die Bereiche PC/Multimedia, Informationstechnik, Mobil-/Telekommunikation und Vernetzung inklusive der dazugehörigen Software und Dienstleistungen wachsen zusammen. Im Ergebnis verändern sich die Marktstrukturen und Angebote im Zeitraffertempo. Mit dieser Entwicklung muss der Unternehmer nicht nur Schritt halten, sondern auch sorgfältig vorausplanen. Nur wer die Branchenentwicklung genau kennt, kann eine fundierte Entscheidung für Investitionen und Sortimentsgestaltung treffen. Neben der Herausforderung durch die große Produktvielfalt steht für den IT-Einkäufer aber oft schon die schwere Entscheidung, bei wem gekauft wird.

[Bild: G+F Verlags- und Beratungs-Gmbh]

Unerlässlich ist vor jedem Gang zum IT-Händler das intensive Studium von Produktangeboten. Dabei bietet sich als Quelle besonders das Internet an. Denn wer ausführlich über Features und Kosten informiert ist, kann dem Händler auf gleicher Ebene entgegentreten. Ein Umstand, der sich oftmals auch finanziell positiv auswirkt. Zudem finden sich zahlreiche Informationen über die neuesten Produktentwicklungen, Systeme und Schulungsanbieter in Fachhandelszeitschriften. Auch wenn die Zielgruppe dieser Medien natürlich der IT-Fachhandel ist, lohnt es sich, einen Blick in sie zu werfen. So erhalten IT-Entscheider das nötige Insiderwissen. Auch verschiedene Verbände halten umfassende Informationen über die aktuelle Situation des IT-Markts bereit.

Ziel einer IT-Investition sollte immer die Optimierung von Geschäftsabläufen sein. Denn es geht allein darum, durch neue IT-Infrastrukturen die Effizienz des Unternehmens zu steigern und damit in ausschlaggebendem Maße zum wirtschaftlichen Erfolg beizutragen. Um die Implementierung neuer IT auch erfolgreich durchzuführen, sucht sich jedes zweite Kleinunternehmen für die Wartung und Installation von Software einen festen Partner. Hierbei spielen schnelle technische Unterstützung und kurze Reaktionszeiten eine große Rolle. Mittelständler dürften ähnliche Vorteile bei der Zusammenarbeit mit einem IT-Partner anstreben. Externe IT-Anbieter verfügen zudem über spezielles Know-how, das sich die vom Tagesgeschäft ausgelastete IT-Abteilung eines mittelständischen Unternehmens kaum aneignen kann.

Externe IT-Partner können sowohl bei der Entwicklung einer IT-Strategie als auch bei deren Umsetzung behilflich sein, da große IT-Projekte vielfach die Ressourcen der IT-Abteilungen von mittelständischen Unternehmen übersteigen – sowohl personell als auch hinsichtlich der Sachkompetenz. Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter muss ein Unternehmen Spezialwissen nicht intern aufbauen, sondern kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

Bei der Wahl der Systempartner sollte nicht der Preis allein entscheidend sein. Gerade Anbieter, die ihre Dienstleistungen zu Dumpingpreisen anbieten, könnten während eines wichtigen Projekts vom Markt verschwinden. Sehr viel wichtiger sind das fachliche Know-how und die Branchenkenntnis des potenziellen Partners. Dieses lässt sich anhand von Referenzkunden und durch persönliche Recherchen in der Branche überprüfen. Zertifizierungen von Hard- und Softwareherstellern stellen ein weiteres Gütesiegel dar. Sind diese Zertifizierungen nicht vorhanden, kann man sich ruhig danach erkundigen, wie die Mitarbeiter geschult werden. Mittelständler arbeiten am liebsten mit Mittelständlern zusammen. Mit gutem Grund: Kleinere IT-Anbieter gehen in der Regel flexibler auf Kundenwünsche ein und bieten ihre Leistungen oftmals zu geringeren Tagessätzen an. Auch die regionale Nähe zum IT-Partner ist hilfreich. Gerade bei der Projektarbeit wissen die Beteiligten kurze Wege zu schätzen.

Da sich das Betätigungsfeld auf Geräteseite und Softwareangebot unaufhörlich erweitert und auch der Dienstleistungssektor ein nahezu unerschöpfliches Repertoire bietet, ist eine Spezialisierung der Anbieter notwendig. Deshalb gehen Händler und Dienstleister oftmals mit der IT-Industrie Partnerschaften ein. Mithilfe umfassender Partnerprogramme erwerben sie in einem oder mehreren Schwerpunkten besondere Qualifikationen. Wenn es sich um einen aktuell zertifizierten Partner handelt, kann der Kunde sicher sein, dass Geräte und Beratung auf der Höhe der Zeit sind.

Die Partnerlandschaft in Deutschland ist so vielfältig wie die Hersteller selbst, die dementsprechende Programme anbieten – und angeboten werden sie von fast allen. So differenziert die einzelnen Partnerprogramme auch auf die Bedürfnisse des jeweiligen Herstellers abgestimmt sind, eines kann übergreifend festgestellt werden: Mittelständische IT-Partner stellen für die IT-Industrie den verlängerten Arm zum Mittelstand dar.

Zum einen verhandeln so zwei Geschäftspartner – der Kunde und der Partneranbieter – auf gleicher Augenhöhe, zum anderen können sich mittelständische IT-Unternehmer besser in die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Kunden denken, da in seinem Unternehmen ähnliche Strukturen vorherrschen. Das ist insbesondere im Softwaresegment von großem Vorteil. Hier werden oftmals 50 Prozent einer Applikation vom Partneranbieter auf eine vom Hersteller gelieferte Plattform selbst programmiert.

Allgemeine Kriterien dafür zu finden, wie mittelständische Partner letztlich von den Herstellern ausgewählt werden, ist nicht möglich, da sich die Partnerlandschaften äußerst heterogen gestalten. Für die Partner allerdings liegen die Vorteile klar auf der Hand: eine konsequente Spezialisierung und die Belegbarkeit einer qualifizierten Kompetenz. Für den mittelständischen IT-Einkäufer stellen Zertifizierungen Gütesiegel dar, die belegen, dass der jeweilige Anbieter umfassendes Produkt- Know-how bieten kann. Die IT-Partnerlandschaft ist in Deutschland sehr komplex und variantenreich aufgebaut. Alle Hersteller, übrigens auch mittelständische IT-Unternehmen, schneidern ihre Programme auf den jeweiligen Branchenbedarf zu. Dabei sind Spezialisierungen und Zertifizierungen für IT-Einkäufer eine hilfreiche Unterstützung bei der Suche nach dem geeigneten Geschäftspartner.