Entsorgung und Aufbewahrung von Belegen und Geschäftsunterlagen

Die ersten Wochen des Jahres nutzen Viele, um auf dem Schreibtisch oder in der Ablage für Ordnung zu sorgen. So bleiben wichtige Belege griffbereit und es entsteht Platz für neue Unterlagen. Werden Dokumente allerdings zu früh ausgemistet, drohen Unternehmen erhebliche Nachteile.

Unternehmen sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen Zeitraum von sechs oder zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Geschäftsunterlagen erstellt oder empfangen wurden. Jahresabschlüsse des Wirtschaftsjahres 2000 oder früher können in 2012 bedenkenlos entsorgt werden. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach Ende der Vertragsdauer. Thomas Heidberg, Rechtsanwalt und Steuerberater der Wirtschaftsprüfungs-, Steuerberatungs- und Rechtsberatungskanzlei WWS Wirtz Walter Schmitz GmbH, betont:

„Nicht immer werden Beginn und Dauer der Aufbewahrungsfrist korrekt bestimmt. Schnell landen Unterlagen zu früh im Reißwolf.“

Sicherheitshalber sollten Unternehmer alle Geschäftsdokumente zehn Jahre lang aufbewahren. Doch Vorsicht: In bestimmten Fällen müssen Unterlagen über die Aufbewahrungsfristen hinaus auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden. Dies gilt etwa in folgenden Fällen:

• Laufende Außenprüfung
• Einspruchsverfahren
• Vorläufige Steuerfestsetzung

Zudem ist es von Vorteil, Kontoauszüge länger zu archivieren. Sie dienen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen als sicherer Nachweis, etwa wenn GmbH-Gesellschafter eine Einzahlung oder Erhöhung des Stammkapitals gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.

Für Unternehmen empfiehlt sich grundsätzlich eine systematische Ablage von Dokumenten. Oft hilft schon ein einfaches Prinzip: Alle Unterlagen sollten sinnvoll gegliedert und nach Jahren geordnet werden. So werden zusammenhängende Unterlagen nicht vorschnell entsorgt und lassen sich bei Bedarf schnell auffinden.

Quelle: WWS Wirtz Walter Schmitz GmbH