ERP-SystemeBetriebswirtschaftliche Softwarelösungen auch für KMU rentabel

Mit der Zeit gehen

In einem sich schnell wandelnden, turbulenten Umfeld nimmt die Komplexität der Produktions- und Geschäftsprozesse stetig zu. Um diese zu beherrschen, sind intelligente betriebswirtschaftliche Softwarelösungen, sogenannte ERP-Software, in der Industrie, aber auch in Handels- und Dienstleistungsunternehmen unentbehrlich geworden.

Selbst kleinere Unternehmen kommen heute nicht mehr ohne betriebswirtschaftliche Software aus. Rechtsvorschriften, Webangebote, Kundenmanagement, Auftragsabwicklung und vieles mehr werden in sinnvoller Weise durch Software erfüllt und unterstützt. Einsparungen von bis zu 40 Prozent durch effizientere Gestaltung der Abläufe im Unternehmen sind damit keine Seltenheit.

Doch leider wird oftmals das Potenzial nicht erkannt und die Einführung eines Systems immer wieder aufgeschoben. Die Orientierungslosigkeit der Unternehmen bei der Softwareauswahl hat oft zur Folge, dass die Entscheidung unnötig kompliziert und mit suboptimalem Ergebnis geschieht oder das Thema ERP-Unterstützung gar komplett ausgeblendet wird. Dadurch gehen den Firmen potenzielle nutzbare Effizienzreserven verloren, die insbesondere in Krisenzeiten mit verschärftem Wettbewerb wichtig sind.

Anschluss halten

Bei Unternehmen unter 50 Mitarbeitern setzen knapp 35 Prozent kein ERP-System ein. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt auch eine Umfrage (2007) des Nürnberger Marktforschungsunternehmen Icon Added Value. Bei der Befragung von 1.500 kleinen mittelständischen Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen gaben immerhin 12 Prozent der Teilnehmer an, sogar ganz auf die Hilfe des Computers bei der Betriebsführung zu verzichten. Kaufmännische Software nutzen lediglich 43 Prozent der befragten Firmen.

Der Rest arbeitet zwar mit PC-Unterstützung, behilft sich bei kaufmännischen Prozessen aber mit Office-Produkten, wie Word, Excel oder Access. Ein Großteil dieser Unternehmen glaubt leider auch, künftig auf betriebswirtschaftliche Software verzichten zu können.

Vor allem die Bereitschaft, Programme für Lagerhaltung oder Mahnwesen anzuschaffen, ist nur sehr gering ausgeprägt. Am häufigsten wird kaufmännische Software in den Unternehmensbereichen Finanz- und Rechnungswesen (82 Prozent) sowie Auftragsbearbeitung (65 Prozent) eingesetzt.

Im Handwerk wird die Kluft noch deutlicher – hier sind es 60 Prozent, die wichtige Ressourcen verschenken. Da werden Rechnungen umständlich mit Word gedruckt, da sind wichtige Unternehmenszahlen nicht verfügbar, da kommt es zu Fehlern in der Auftragsabwicklung.

Das richtige System auswählen

Mit einer Spezialsoftware dagegen könnte das Geschäft wesentlich reibungsloser laufen. Aber:

„Wenn eine kleine Firma sich eine solche Software anschaffen will, stößt sie auf einen Markt mit Hunderten von Anbietern und steht dann meist völlig ratlos da“,

sagt Prof. Dr. Rainer Thome, Lehrstuhlinhaber des Lehrstuhls für BWL und Wirtschaftsinformatik, der sich schon seit vielen Jahren mit betrieblichen Softwarelösungen auseinandersetzt. Da sich Unternehmen bis zu zehn Jahre an die neue Software binden, ist die richtige Wahl der Software entscheidend. Die Suche nach einer geeigneten betriebswirtschaftlichen Softwarelösung stellt daher für kleine Unternehmen eine große Herausforderung dar, die sie aber mangels Erfahrung bei der Softwareauswahl oftmals nur schwierig alleine bewältigen können.

Das Angebot auf dem Business-Software-Markt ist mit nahezu 300 verschiedenen mittelstandsgeeigneten Softwareprodukten immens und nur sehr schwer zu überblicken.

Doch nicht alle Software-Hersteller können derzeit Lösungen anbieten, die den besonderen Anforderungen und Bedürfnissen der kleinen und mittleren Betriebe entsprechen. So ist der Funktionsumfang ihrer Produkte meist viel zu groß und die Implementierungs-, Integrations- und Anpassungskosten oftmals deutlich höher als die Lizenzgebühren. Dies ist auch der Grund, weshalb zahlreiche Unternehmen viel zu komplexe Systeme auswählen, dabei benötigen sie meist nur etwa 20 Prozent der Systemfunktionalität und 50 Prozent der Kosten, um 80 Prozent der durchzuführenden Aufgaben zu bewältigen.

Die Softwareauswahl gestaltet sich wegen der zahlreichen Angebote und der komplexen Anforderungen für mittelständische Unternehmen als eine äußerst schwierige und zeitintensive Aufgabe. Denn die notwendigen Mitarbeiterkapazitäten, finanziellen Mittel sowie fachspezifisches Wissen zur Beurteilung der Softwareprodukte fehlen häufig.

Beratungsangebote nutzen

Die richtige Vorgehensweise bei der Softwareauswahl und eine professionelle Unterstützung sind somit entscheidend. Daher hat das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr seine Informations- und Beratungsangebote auf diesen Bereich ausgeweitet und unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei der Wahl der passenden Softwarelösung. Die Berater des Netzwerks helfen dabei den Unternehmen sich zielgerichteter zu orientieren, mit:

• Informationsveranstaltungen,
• Leitfäden und
• der Präsentation besonders guter Praxisbeispiele.

Heutzutage sollte sich jeder Betrieb, vom Handwerk bis zum mittelständischen Unternehmen, einer modernen Datenverarbeitung (ERP) bedienen, um alle Chancen zu nutzen und geleistete Arbeit optimal in Einkommen umzumünzen. Hierfür empfiehlt sich auch für Handwerksbetriebe die Unterstützung durch eine betriebswirtschaftliche Lösung.

Die vorliegende Marktübersicht bietet hierfür einen ersten Überblick über kaufmännische ERP-Softwarelösungen, mit denen tagtägliche Arbeitsabläufe, wie Kunden und Artikelverwaltung, Angebotskalkulation, Rechnungsstellung, Textverarbeitung bis hin zum Mahnwesen, effizient unterstützt werden. Und damit können wertvolle Zeit und Kosten gespart werden.

Die Berater des NEG haben dabei häufig Überzeugungsarbeit zu leisten, und die Firmeninhaber müssen oft umdenken. Viele Handwerker zum Beispiel führen ihre Firma wie eh und je, so wie es der Seniorchef schon gemacht hat. Sie fragen dann, welche Software ihre Art der Geschäftsabwicklung am besten unterstützt. Oft lautet die Antwort, dass es für sie keine 100-prozentig passende Lösung gibt und sie stattdessen gewisse Abläufe ändern und an die Software anpassen müssen.

Diese Änderung der Prozessabläufe bringt aber meist auch eine deutliche Steigerung der Effizienz mit sich:

• Manuelle Vorgänge werden nun mit einer Software unterstützt,
• Aufträge können deutlich schneller abgearbeitet werden und
• der Geschäftsführer hat jederzeit einen aktuellen Überblick über die Vorgänge in seinem Unternehmen.

Um mittelständische Unternehmen auch weiterhin professionell zu unterstützen, bietet das NEG allgemeine Materialien und Marktübersichten zum Thema betriebswirtschaftliche Softwarelösungen.

[po; Quelle: NEG/Meck; Bild: ©Nmedia - Fotolia.com]