FamilienunternehmenWann und warum ein Beirat Sinn macht

Ein Beirat in einem Familienunternehmen hat viele Funktionen: Er kann als wohlmeinender Aufpasser, Sparringspartner, Kontrolleur, Personalentscheider, Moderator und Streitschlichter fungieren. Je nachdem mit wie viel Macht er ausgestattet ist, verhindert er falsches Tun, unterstützt richtige Entscheidungen und bewahrt Unternehmer vor hohen finanziellen Risiken oder gar Verlusten. Studien und Umfragen belegen, dass ein Beirat signifikanten positiven Einfluss auf ein Familienunternehmen haben kann.

Trotzdem haben hierzulande längst nicht alle Unternehmensbesitzer ein solches Gremium installiert und lehnen dies sogar teilweise strikt ab. Denn sie wollen Menschen, die nicht zur Familie gehören, keine Einblicke in interne Vorgänge und Unterlagen ihres Unternehmens gewähren. Auf den ersten Blick ist das verständlich. Bei genauerem Hinsehen zeigt sich aber, dass auf der Institution Beirat viele Vorurteile und Irrtümer lasten. Denn externer Sachverstand im Beirat ist – vorausgesetzt, er wird richtig konzipiert – ein geeignetes Mittel, den erfolgreichen Fortbestand eines Unternehmens zu sichern und es modern auszurichten.

In den meisten Fällen wird ein Beirat erst einige Jahre nach der Unternehmensgründung ins Leben gerufen. Auslöser kann der Wunsch des Eigentümers sein, einen permanenten kritischen Begleiter zu haben, aber auch die nachhaltige Lösung der Übergabeproblematik durch langfristige Suche eines geeigneten Nachfolgers.

Spätestens, wenn die Eigentümer die Geschäftsführung komplett „Fremden“ überlassen, braucht es einen Beirat, um den dominanten Einfluss der Inhaberfamilie weiterhin im Unternehmen zu erhalten. Das heißt: Die Inhaberfamilie trifft weiterhin Grundsatzentscheidungen, aber der Beirat sorgt in seiner Rolle als Aufpasser dafür, dass das Management nichts gegen den erklärten Willen der Familie durchsetzt. Oder er wird als Vermittler tätig, der nach geeigneten Lösungen sucht.

Zieht man ausschließlich die Unternehmensgröße als Maßstab der Entscheidungsfindung heran, gilt die Faustregel: Ab etwa 100 Mitarbeitern sollten Unternehmen über einen Beirat nachdenken und abwägen, ob der Nutzen den Aufwand überwiegt. Ab etwa 25 Millionen Euro Jahresumsatz gehört ein solches Gremium definitiv zu einem professionell gemanagten Familienunternehmen.

Der wohl wichtigste Punkt ist, welcher Nutzen von einem Beirat erwartet wird. Gerade hier gilt: Je klarer die Erwartungen und Ziele im Vorfeld geklärt sind, desto reibungsfreier kann die Zusammenarbeit zwischen Gesellschaftern, Beirat und Geschäftsführung funktionieren und desto höher sind die Auswirkungen auf den Erfolg der Arbeit des kritischen Begleiters und damit letztendlich auf den des Unternehmens.

Welchen Nutzen ein Beirat nun konkret erbringen soll, sollte vom Unternehmer und/oder der Eigentümerfamilie gemeinsam definiert werden. Unternehmerfamilien erwarten von einem Beirat in der Regel Folgendes:

• Qualität der Geschäftsführungsentscheidungen sichern.
• Unterstützung bei der Nachfolge leisten – auch und gerade im Notfall.
• Geschäftsführung mit umfassendem Wissen beraten.
• Unternehmensleitung dazu bewegen, ihre Vorhaben mit Argumenten zu unterlegen.
• Risiken und Schwächen vermeiden.

Auch wenn es auf den ersten Blick merkwürdig erscheinen mag, sollten Familienunternehmen auch unbedingt definieren, was der Beirat nicht bewirken soll. Dazu gehören etwa:

• Nicht operativ managen und zur Obergeschäftsführung werden.
• Keine zusätzlichen regelmäßigen Berichte fordern.
• Nicht den Handlungsspielraum und die Autonomie der Geschäftsführung, insbesondere des geschäftsführenden Gesellschafters einschränken.
• Keine kritischen Auseinandersetzungen scheuen.
  

Aus dem erwarteten Nutzen leiten sich die Aufgaben des Beirats ab. Soweit es sich nicht um einen gesetzlich vorgeschriebenen Aufsichtsrat handelt, können die Mitglieder mit der Ausführung von bis zu sechs Kernaufgaben beauftragt werden. Im Bereich Unternehmen sind das – jeweils strategisch und operativ:

• Beratung und Kontrolle der Unternehmensleitung
• Personalentscheidung über die Geschäftsführer (Auswahl, Bestellung, Konditionen, Abberufung)
• Unterstützung bei der Lösung von Konflikten durch Mediation und Schiedsentscheid.

In Bezug auf die Umwelt des Unternehmens kann die Kontaktpflege zu Kunden, Lieferanten und Geldgebern, aber auch zur politischen Vertretern und zu Verbänden eine Aufgabe des Beirats sein. Auf der Ebene der Familie kann der Beirat die Förderung der Familienbeziehung übernehmen, wobei hier vor allem an eine Verbesserung der Kommunikation und Stärkung des Zusammenhalts gedacht werden sollte. Sind die Aufgaben eindeutig benannt worden, sollten sie im Gesellschaftsvertrag – eventuell auch in der Beiratssatzung oder -ordnung – detailliert festgehalten werden.

Ein Beirat sollte in einem strukturierten Prozess entwickelt werden, indem der Unternehmer und die Gesellschafter die Antworten auf die Fragen zum Nutzen, zu den Aufgaben und zu Stellhebeln geben und sich von Beginn an für einen möglichen Korrekturbedarf rüsten. Diese Klärung mündet in einem Konzept, das alle strukturellen und organisatorischen Aspekte dokumentiert. Dabei sollte besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, dass das angestrebte Gremium mit allen anderen Unternehmensgremien kompatibel ist und diesen nicht in die Quere kommt.