FehlzeitenSo reduzieren Sie den Krankenstand Ihrer Belegschaft

Häufige Fehlzeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können durch Stress, Krankheit oder fehlende Motivation bedingt sein. Fünf Maßnahmen, mit denen Führungskräfte dem vorbeugen können.

Stress, Krankheit, fehlende Motivation oder private Ereignisse in der Familie. Die Gründe für regelmäßige Fehlzeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind vielfältig. Häufig aber ist es eine fehlende Motivation, aufgrund derer Mitarbeiter zuhause bleiben und schnell Gründe finden, krankzufeiern. Folgende Maßnahmen können Sie treffen, um die Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen zu reduzieren.

Mitarbeitergespräch zur Sensibilisierung für das Thema führen

Bitten Sie Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter, die häufiger fehlen, zu einem Mitarbeitergespräch beziehungsweise Fehlzeitengespräch. Hierbei erläutern Sie zunächst die Problematik von Fehlzeiten allgemein. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Problematik schärfen Sie deren Bewusstsein für das Thema. Vermeiden Sie es jedoch, wirtschaftlich negative Folgen für das Unternehmen oder gar konkrete Zahlen zu nennen. Dies kann beim Mitarbeiter zu weiterer Demotivation führen, weil er den Eindruck gewinnen kann, bloß auf seine Arbeitskraft reduziert zu sein. 

Verweisen Sie vielmehr auf die negativen Folgen der Fehlzeiten für das gesamte Team, das die zusätzliche Arbeit auffangen muss. Oder weisen sie darauf hin, dass häufige Fehlzeiten die Durchführung eines bestimmten Projekts blockieren. Zeigen Sie anhand eines konkreten Beispiels, welche Auswirkungen die Fehlzeiten haben können. Tun Sie dies aber wertschätzend, auch in Ihrer Sprache und Kommunikation. Drohen Sie Ihrem Mitarbeiter nicht und provozieren Sie keine Schuldgefühle.

Arbeitsplatz umorganisieren

Eine Demotivation von Mitarbeitern kann auch deshalb zustande kommen, weil der Arbeitsplatz an sich demotivierend ist. Beispiel: Das Büro eines Mitarbeiters liegt direkt an einer viel befahrenen Straße. Ein konzentriertes Arbeiten ist aufgrund der Lärmbelastung deshalb nur schwer möglich. Prüfen Sie in diesem Fall, ob ein Umzug in andere Räumlichkeiten möglich ist.

Demotivation kann sich – gerade bei Büroarbeitsplätzen – auch aufgrund eines schlechten Raumklimas, ungünstiger Lichtverhältnisse oder einer unzureichenden Ergonomie am Arbeitplatz einstellen. Prüfen Sie, ob Abhilfe möglich ist. Gerade beim letzten Punkt sollten Sie auf ergonomische Büromöbel, wie Schreibtischstuhl, Tisch und Computer-Monitore achten.

Weitere potenzielle Gründe für eine Demotivation am Arbeitsplatz können sein:

  • Permanenter Einblick von Kolleginnen und Kollegen auf den eigenen Arbeitsplatz
  • Keine Rückzugsmöglichkeit
  • Belastung durch regelmäßiges Telefonieren mehrerer Kollegen
  • Unangenehme Gerüche durch Drucker oder andere Bürogeräte
  • Schlechte Organisation der Arbeitsabläufe

Prüfen Sie bei allen Punkten, inwieweit Sie Abhilfe schaffen können. Gerade in Produktionsbetrieben sollten alle Werkzeuge und Geräte so angeordnet und aufbewahrt sein, dass sie jeder Mitarbeiter sofort findet und weiß, an welchen Platz sie gehören.

Arbeitszeiten flexibler gestalten

Starre Arbeitszeiten sind mit der Lebenswirklichkeit der meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr vereinbar. In der Regel wird dadurch die persönliche Leistungskurve missachtet. Abhilfe kann die Einführung von Gleitzeit schaffen. Mitarbeiter können später kommen und dafür später gehen – oder umgekehrt. Mit Gleitzeit entfällt der Zwang zum gemeinsamen Beginn der Arbeit. Besonders interessant ist das für Pendler oder für Mitarbeiter mit Familie, die auf die Betreuung ihrer Kinder oder eines Angehörigen Rücksicht nehmen müssen.

Arbeitszeit

Die Arbeitszeit ist die Zeit, in der ein Mitarbeiter des Unternehmens bereit ist, die ihm übertragenen Aufgaben und Tätigkeiten zu übernehmen, die er dem Unternehmen laut Arbeitsvertrag schuldet. Die Arbeitszeit ist durch Beginn und Ende definiert. Bei der Festlegung von Arbeitszeiten und bei ihrer Ermittlung sind eine Vielzahl von Regelungen zu beachten, die in Gesetzen, Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen formuliert sind. In Deutschland, Österreich, der Schweiz und anderen Ländern gibt es dazu spezielle Arbeitszeitgesetze.

Unter anderem ist festgelegt, wie lange die maximale Arbeitszeit pro Tag dauern darf, in welchem Umfang Überstunden oder Mehrarbeit geleistet werden kann oder muss, welche Ruhezeiten eingehalten werden müssen und welche Pausenregelungen es gibt, welche Regelungen am Wochenende gelten und ob Gleitzeit möglich ist.

Mit der Einführung des Mindestlohns in Deutschland sind Arbeitgeber aus definierten Branchen verpflichtet, die Arbeitszeiten jedes einzelnen Mitarbeiters zu dokumentieren.

Prüfen Sie aber, ob Gleitzeit für Ihr Unternehmen das richtige Modell ist. Nicht in allen Branchen passt diese Form der Arbeitszeitgestaltung, wie zum Beispiel im Einzelhandel oder im Callcenter. Hier geht es um die Erreichbarkeit für Kunden zu definierten Uhrzeiten beziehungsweise Öffnungszeiten.

Ist Gleitzeit grundsätzlich möglich, prüfen Sie, wie die Arbeitsabläufe strukturiert werden können, um eine möglichst hohe Flexibilität bei der Arbeitszeit zu erreichen. Wie können Sie erreichen, dass Kundenservice und Arbeitszeiten optimal aufeinander abgestimmt sind? Fragen Sie auch den betroffenen Mitarbeiter, welche Arbeitszeiten für ihn Sinn machen und prüfen Sie, ob Sie seinem Wunsch entsprechen können.

Im Zuge der flexiblen Gestaltung von Arbeitszeit spielt auch das Thema mobiler Arbeitsplatz beziehungsweise Homeoffice eine Rolle. Wenn es die Arbeitsabläufe zulassen und Ihr Mitarbeiter einen Teil seiner Arbeit auch von zu Hause erledigen kann, sollten sie dieser Möglichkeit aufgeschlossen gegenüberstehen.

Maßnahmen zur Unfallvermeidung treffen

Es liegt nicht immer in der alleinigen Verantwortung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wenn sich deren Fehlzeiten erhöhen. Manchmal können auch hausgemachte Probleme die Ursache sein. So sind manche Krankenstände etwa auf Unfälle am Arbeitsplatz zurückzuführen, die durch mangelnde Sicherheitsvorkehrungen entstehen. Oder es werden mögliche Quellen für Unfälle ignoriert oder nicht wahrgenommen.

Beispiele: Im Büro verlaufen Kabel von Druckern oder anderen Endgeräten über den Boden und bilden Stolperfallen. Ein Mitarbeiter lässt regelmäßig die Schubladen seines Schreibtischs offen stehen, was ein Verletzungsrisiko darstellt. Es befinden sich schwere Gegenstände auf Aktenschränken, die herunterfallen und jemanden verletzen können. In der Produktionshalle wird Werkzeug nicht ordnungsgemäß verstaut, sondern so aufbewahrt, dass es herunterfallen und körperliche Schäden verursachen kann.

Führungskräfte sollten daher regelmäßige Arbeitsplatzbegehungen durchführen, um offensichtliche und versteckte Unfallquellen zu erkennen. Mit folgenden Maßnahmen können Sie für eine Reduzierung der Unfallquellen und so für einen reduzierten Krankenstand sorgen:

  • Verlegen Sie Kabel für elektronische Geräte nicht quer über den Boden oder Gänge; zur Not helfen Kabelbrücken.
  • Halten Sie Verkehrs- und Fluchtwege frei.
  • Sorgen Sie dafür, dass Bürostühle oder Schreibtische nicht als Leiterersatz genutzt werden; stellen Sie, wenn nötig, Leitern und Tritthilfen zur Verfügung (etwa für hohe Aktenschränke).
  • Lassen Sie elektrische Betriebsmittel regelmäßig durch entsprechende Fachkräfte überprüfen.
  • Nutzen Sie defekte oder mangelhafte elektrische Betriebsmittel nicht weiter.
  • Entsorgen Sie scharfkantige oder spitze Gegenstände nicht im Papierkorb.

Wichtig ist, dass Sie als Führungskraft Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in regelmäßigen Sicherheitsunterweisungen daran erinnern, wie diese selbst Unfälle vermeiden können.

Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit

Als Arbeitsschutz werden alle Maßnahmen, Mittel und Methoden verstanden, um die Arbeitssicherheit zu erhöhen. Es lassen sich unterscheiden:

  • technischer Arbeitsschutz, um Gefahren für das Leben und die Gesundheit von Mitarbeitern abzuwenden, die von Arbeitsmitteln, Stoffen und Produkten, Prozessen oder von der Umgebung und Gestaltung des Arbeitsplatzes ausgehen;
  • medizinischer Arbeitsschutz, um die Gesundheit der Mitarbeiter durch eine förderliche Arbeitsumgebung zu erhalten und zu fördern;
  • sozialer Arbeitsschutz, um die Mitarbeiter grundsätzlich menschlich zu behandeln.

Mitarbeiter gezielt(er) auswählen

Auch bei der Personalauswahl können Sie häufigen Fehlzeiten vorbeugen. Dann, wenn Sie für eine Aufgabe, ein Projekt oder den Job an sich die „richtigen“ Mitarbeiter einsetzen. Werden Mitarbeiter nicht gemäß ihren Stärken eingesetzt, können Frust, Stress, Über- oder Unterforderung und letztlich Unzufriedenheit und Demotivation die Folgen sein. Diese Mitarbeiter melden sich dann auch häufiger krank. Prüfen Sie daher schon bei der Personalauswahl:

  • Für welche Aufgabe(n) ist der Mitarbeiter geeignet, für welche nicht?
  • Passt der Mitarbeiter mit seinen sozialen Kompetenzen und seinen Wertvorstellungen zu Ihrem Unternehmen?

Handelt es sich um akute Fehlzeiten bei einem Mitarbeiter, sollten Sie überprüfen:

  • Ist der Mitarbeiter in seinem Arbeitsbereich über- oder unterfordert?
  • Ist der Mitarbeiter im Team wirklich integriert oder wird er ausgegrenzt oder gemobbt?

Fazit

Da Führungskräfte und letztlich das gesamte Unternehmen auf die Arbeitsleistung der Belegschaft angewiesen sind, sollten häufige Fehlzeiten stets wahrgenommen und analysiert werden. Steigen die Fehlzeiten beziehungsweise steigt der Krankenstand an, ist das ein Alarmsignal für eine mögliche Unzufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrer Arbeit. Analysieren Sie deshalb, in welchen Bereichen oder Abteilungen des Unternehmens Fehlzeiten besonders hoch sind. Ausfälle bedeuten auch immer eine Lohnfortzahlung ohne die Gegenleistung der Mitarbeiter.

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