KommunikationSo gelingt der Smalltalk auf dem Firmen-Event

Unternehmen als Gastgeber gehen oft davon aus, dass die Kommunikation bei einer Firmen-Veranstaltung wie von selbst verläuft. Sie sehen es als selbstverständlich an, dass sich alle angeregt miteinander unterhalten und auch die Mitarbeiter die Gäste betreuen. Dies tritt jedoch nicht immer ein, zumal Gastgeber und Gäste oft unterschiedliche Vorstellungen davon haben, was eine gute Betreuung oder eine gute Unterhaltung bedeutet. Es ist daher sinnvoll, den Kommunikationsaspekt schon bei der Planung der Veranstaltung zu berücksichtigen und nicht zuerst die Frage des „Wie“ – also Buffet, Räumlichkeiten, Vortragsthema und Rahmenprogramm – zu beantworten, sondern: Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung? Was erwarten Ihre Gäste?

Ist es Ihr Ziel, neue Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren, können Fachvorträge oder Fachgespräche mit den Gästen als kommunikatives Stilmittel für Sie und Ihre Mitarbeiter ausreichen. Ist es jedoch Ihr Ziel, den Kontakt oder die Beziehung zu Ihren Gästen aufzubauen oder zu vertiefen, dann reichen Fachgespräche nicht aus. Auch die Erwartungen Ihrer Gäste sind oft nicht nur auf Fachliches begrenzt. Sie wollen zwar mit ihrem Kommen Verbundenheit mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen signalisieren, was aber nicht bedeuten muss, dass sie während der Veranstaltung ausführlich mit Ihnen sprechen wollen. Sie möchten auch mit anderen Gästen in Kontakt kommen. Beispielsweise dann, wenn Gäste aus verschiedenen Regionen oder Branchen anwesend sind, die sich kaum persönlich kennen oder nur selten treffen.

Bloß nicht alleine rumstehen ist die Devise fast aller Beteiligten bei Firmen-Events. Die meisten Gäste treffen daher mit Kollegen oder Bekannten ein, sitzen nebeneinander oder stehen zusammen an einem Tisch. Von außen betrachtet entsteht der Eindruck, dass alle gut miteinander im Gespräch sind. In Wirklichkeit unterhalten sich aber bereits miteinander bekannte Personen und ein Austausch zwischen den verschiedenen Gruppen findet kaum statt.

Auch für fremde, neu hinzukommende Gäste kann es schwierig sein, in die Gruppen hineinzukommen. Das werden Sie als Gastgeber nicht unbedingt bemerken, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter dafür nicht sensibilisiert sind. Vielfach bedeutet diese Grüppchenbildung nicht, dass die Beteiligten kein Interesse daran haben, neue Personen kennenzulernen. Häufig werden die Gäste jedoch damit allein gelassen, Kontakt zu ihnen unbekannten Personen aufzunehmen. Als guter Gastgeber übernehmen Sie diese Aufgabe und stellen Verbindungen zwischen den Gästen her.

Tatsächlich werden Mitarbeiter des gastgebenden Unternehmens oft nicht ausreichend auf ihre Rolle als Co-Gastgeber vorbereitet. Sie verhalten sich dann nicht wie Gastgeber, sondern wie Gäste, und sind froh, wenn sie mit bereits bekannten Personen und Kollegen zusammenstehen können. Dies hat damit zu tun, dass die Aufgaben der Gästebetreuung nicht detailliert verteilt und besprochen wurden.

Vielen fällt es auch schwer, ein Gespräch mit Fremden zu beginnen oder sich in eine scheinbar geschlossene Gesprächsgruppe einzubringen. Aber genau das ist an diesem Tag Ihre und auch die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter. Wenn es nicht gelingt, die geschlossenen Gesprächsgruppen aufzubrechen, allein stehende Personen in Gespräche einzubeziehen, dann werden wichtige Chancen vertan und das Kommunikationsziel Ihrer Veranstaltung wird für einen Teil Ihrer Gäste nicht erreicht. So gelingt der Smalltalk mit Ihren Gästen:

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, Sie in Ihrer Rolle als Gastgeber zu unterstützen. Denn Gastgeber ist nicht nur der Geschäftsführer oder der Unternehmer, sondern alle, die an der Veranstaltung teilnehmen. Die Aufgabe ist es, aktiv Kontakt zu Gästen aufzunehmen, auf Gruppen zuzugehen und vor allem Gäste untereinander oder mit Kollegen ins Gespräch zu bringen. So sind alle während der Veranstaltung dafür sensibilisiert, offen zu sein, wenn beispielsweise ein Kollege einen Gast mit der Gesprächsgruppe eines anderen Kollegen bekannt machen möchte.

Besprechen Sie die Gästeliste: Wer kennt wen? Wer weiß etwas über wen? Markieren Sie in der Gästeliste VIPs sowie neue Gäste, die möglicherweise allein kommen, so dass diese Personen von Ihren Mitarbeitern betreut und mit anderen Gästen bekannt gemacht werden.

Prüfen Sie, ob es hilfreich ist, Namensschilder vorzubereiten, so dass Ihre Gäste sich gegenseitig erkennen und finden können. Das hat den weiteren Vorteil, dass sich die Gäste am Empfang melden müssen und wichtige oder neue Personen erkannt werden.

Verwenden Sie für sich und Ihre Mitarbeiter andersfarbige Namensschilder. So wird deutlich, dass sie zum gastgebenden Unternehmen gehören. Das ist besonders wichtig, wenn Sie in einer Begrüßungsansprache erwähnen, dass Ihre Mitarbeiter für Fragen zur Verfügung stehen.

Aktiv auf einzelne Personen oder Gruppen zuzugehen kostet zunächst Überwindung. In der Gastgeberrolle ist dies jedoch viel einfacher. Als Gastgeber wird Ihre Kontaktaufnahme gerne gesehen. Ihre möglichen Bedenken, aufdringlich zu wirken, sind in der Regel unbegründet. Scheuen Sie sich daher nicht, auf allein kommende Gäste aktiv zuzugehen. Begrüßen Sie die Person, stellen Sie sich mit Namen und Funktion vor, dann wird sich auch ihr Gegenüber vorstellen. Geben Sie anschließend Informationen über den Ablauf der Veranstaltung. Vielleicht hat der Gast auch eine konkrete Frage, beispielsweise ob eine bestimmte Person schon anwesend ist. Dann können Sie ihn direkt weiterleiten oder mit anderen Personen bekannt machen.

Auf scheinbar geschlossene Gesprächsgruppen gehen Sie zu, indem Sie sich dazustellen, zunächst zuhören, sich in einer Pause ins Gespräch einbringen und sich mit Namen und Funktion im Unternehmen vorstellen. Andersfarbige Namensschilder erleichtern dies zusätzlich. Aktive Kontaktaufnahme ist das Schlüsselwort. Es reicht daher nicht aus, wenn beispielsweise an jedem Stehtisch einer Ihrer Mitarbeiter anwesend ist oder sich der Außendienstmitarbeiter nur mit seinen Kunden unterhält.

Ist der erste Kontakt hergestellt, sprechen Sie über Alltägliches, über Themen, die Sie mit dem Gesprächspartner gemeinsam haben, also zum Beispiel das Wetter, den Veranstaltungsort oder das Buffet. Dies sollte in einer positiven Art und Weise geschehen. Smalltalk ist keine Diskussionsrunde! Vermeiden Sie daher Themen, die polarisieren.

Seien Sie ein angenehmer Gesprächspartner, der zuhören kann und auch andere zu Wort kommen lässt. Bombardieren Sie Ihre Gäste nicht mit Fragen, sondern stellen Sie der Frage etwas Persönliches voran. Beispiel:

„Wir haben dieses Mal ein mediterranes Buffet ausgewählt, das stimmt mich schon einmal auf meinen Urlaub in Italien ein. Wohin geht es denn bei Ihnen dieses Jahr?“

Denken Sie daran, sich namentlich vorzustellen, dann erfahren Sie auch den Namen Ihres Gesprächspartners. Dies ist wichtig, damit Sie den Gast mit weiteren Personen bekannt machen können.

Die Hauptaufgabe der Gastgeber ist es, die Gäste untereinander in Kontakt zu bringen. Daher überlegen Sie im Vorfeld, ob es Gemeinsamkeiten zwischen Gästen gibt, die ein Aufhänger sein könnten, Personen miteinander bekannt zu machen. Beispiel:

„Herr Hartmann, das ist Herr Bergmann, ebenso wie Sie ein passionierter Tennisspieler“.

Achten Sie auch auf Äußerungen, die Ihnen Gelegenheit geben, andere Personen miteinander bekannt zu machen. Beispiel:

„Ach, Sie hatten schon öfter telefonisch Kontakt mit Frau Meyer? Da kann ich Sie gleich mal miteinander bekannt machen.“

Sind Verbindungen zwischen Gästen hergestellt, können Sie sich mit einer ehrlichen Bemerkung von einer Gruppe zurückziehen. Beispiel:

„Es war nett mit Ihnen zu plaudern, vielleicht können wir das später fortsetzen? Sie haben sicher Verständnis, dass ich noch andere Gäste begrüßen möchte“.

Oder:

„Ich muss mich jetzt verabschieden, denn ich möchte noch gerne andere Gäste begrüßen. Wir sehen uns sicher später noch.“

Es ist wichtig, dass Sie als Gastgeber und Co-Gastgeber nicht an Personen kleben bleiben. Nur wenn Sie zirkulieren, den einen oder anderen Gesprächspartner von hier nach dort mitnehmen, fördern Sie das Durchmischen der Gesprächsgruppen. Lassen Sie dabei aber einzelne Personen nicht allein zurück, sondern schließen Sie sich mit diesen zunächst einer Gesprächsgruppe an.

Bei einer beruflichen Veranstaltung wird auch über Fachthemen oder allgemein über das berufliche Umfeld gesprochen. Vertagen Sie jedoch tiefer gehende geschäftliche Gespräche auf einen späteren Termin, an dem Sie Zeit haben und ungestört sind. Reduzieren Sie vertrauliche Gespräche auf ein Minimum, sodass keine geschlossenen Gesprächsgruppen entstehen.

Namensschilder Ihrer Mitarbeiter mit Tätigkeitsbezeichnungen schaffen auch für die Gäste Klarheit, dass manche Mitarbeiter nicht alle Fachfragen beantworten können. So wird zum Beispiel von einem Buchhalter nicht erwartet, Auskunft über Liefertermine geben zu können. Es reicht, wenn er an die zuständige Person verweisen kann.

Bei Veranstaltungen mit vielen Gästen ist es nicht immer sinnvoll, jeden Gast persönlich am Empfang zu begrüßen. Oft bietet es sich an, dass Sie sich weiter hinten im Raum aufhalten und Ihre Mitarbeiter Ihnen wichtige Gäste zuführen.

Ihre Schlüssel-Kunden sollten Sie bei der Veranstaltung jedoch auch persönlich betreuen. Vielleicht möchten diese aber auch andere Gäste oder Mitarbeiter Ihres Hauses kennenlernen? Machen Sie sie miteinander bekannt. Das schafft Ihnen auch Freiräume, sich höflich loszueisen, um frei zu sein für weitere Kontakte. Und schließlich: Schotten Sie sich nicht ab mit wichtigen Personen. Zeigen Sie, dass Sie an diesem Tag offen sind für jeden Gast, der kurz mit Ihnen sprechen möchte.

Smalltalk ist der Schlüssel, um Ihre Veranstaltung für alle Gäste auch in kommunikativer Hinsicht zum Erfolg zu führen. Denn im Vordergrund Ihrer Veranstaltung steht nicht das Fachgespräch, sondern der Smalltalk als Gespräch auf der Beziehungsebene. Smalltalk im beruflichen Umfeld ist nicht einfach belangloses Gerede über Banalitäten. Er ist oft der Auftakt für den sogenannten Big Talk, das heißt für das eigentliche Fachgespräch sowie für lang anhaltende geschäftliche Beziehungen und Empfehlungen.