Firmen-EventsMeetings und Events strategisch planen

Strategische Meeting Management Programme bilden eine Grundlage für Unternehmen, Meetings und Events grundlegend zu strukturieren. Dadurch verhelfen sie zu mehr Effizienz. Gleichzeitig kommt es zu einer höheren Transparenz, Kosten werden gesenkt und klare Reportings etabliert. Es gilt, Prozesse zu standardisieren, die Zusammenarbeit mit Dienstleistern neu zu regeln und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien auch künftig zu sichern. Dadurch werden Event-Verantwortliche in Firmen umfassend entlastet. Ein Stratgisches Meeting Management Programm sollte durch folgende Schritte eingeführt werden.

Bei jedem Firmen-Event steht die Frage nach der strategischen Bedeutung im Vordergrund. Ziel ist es, die Effizienz aller Veranstaltungen zu erhöhen . Dazu braucht es die Einbettung in ein Gesamtkonzept. Im ersten Schritt klären Event-Verantwortliche die übergreifende Zielsetzung: Welchen Bedarf gibt es insgesamt im Unternehmen, und kann dieser durch ein strategisches Programm besser abgedeckt werden? Daran schließen weitere, konkretisierende Fragen an:

• Kann die Herangehensweise noch verbessert werden?
• Wie können mehr Transparenz geschaffen und Kosten eingespart werden?
• Steht die Synchronisierung dezentraler Strukturieren im Vordergrund?
• Sind neue Systeme notwendig, um automatisierte Prozesse zu etablieren?

Um Neues wirkungsvoll einzuführen und Event-Programme mit der Business-Strategie in Einklang zu bringen, müssen Unternehmen wissen, wo sie stehen. Fragen dafür sind:

• Wie viele Meetings finden jährlich statt und in welchen Bereichen?
• Wo liegen bevorzugte Locations?'
• Welche Ziele werden mit Meetings verbunden und wo liegen die Kosten?
• Welche Abteilungen und welche Mitarbeiter sind verantwortlich?
• Wer verwaltet die Budgets?

An dieser Stelle ist ein hohes Maß an Transparenz gefragt. Enge Schnittstellen zwischen den Führungskräften aus dem Eventmanagement, dem Marketing und dem Einkauf sind notwendig.

Nun gilt es, auf Grundlage einer Analyse entsprechende Optimierungen in die Wege zu leiten. Ganz oben steht hier die Definition genauer Ziele und Kriterien. Es ist darüber hinaus unabdingbar, diese anhand von Key Performance Indicators (KPIs) messbar zu machen. Eventmanager erstellen in Abstimmung mit externen Partnern einen Aktionsplan, den sie mit dem Management abstimmen. Anschließend folgt die genaue Zeit- und Kommunikationsplanung.

In diesem Schritt geht es darum zu definieren, wer mit wem zusammenarbeitet – intern und extern, und welche Beteiligten informiert werden müssen. Es werden Wechselwirkungen zwischen allen Beteiligten, wie Eventmanagern, Budgetverantwortlichen sowie dem Procurement und externen Dienstleistern bestimmt. Meeting Policies sorgen für Klarheit und verhelfen zu Transparenz.

Ohne die richtige Technologie ist jedes noch so durchdachte Konzept zum Scheitern verurteilt. Die Wahl des Tools fällt aus diesem Grund besonders ins Gewicht, und hängt von den jeweiligen individuellen Anforderungen ab. Strategische Meeting Management Programme brauchen eine einheitliche Lösung für Datenanalysen, Lieferantenmanagement, Reporting, Zahlungslösungen und Teilnehmermanagement.

Wenn Planung und Vorbereitung abgeschlossen sind, geht es an die Implementierung des Strategischen Meetings Management Programms. Dabei kommt dem Roll-out der Kommunikation ebenso großes Gewicht zu wie der Klärung, wo externe Partner ins Boot geholt werden und welche Bereiche intern bleiben. Innerhalb des Unternehmens werden Verantwortliche benannt und Prozesse definiert. Schulungen und Trainings bereiten alle Beteiligten auf ihre künftigen Aufgaben vor.

Bei der Umsetzung müssen alle Details stimmen, um optimale Resultate zu erzielen. Eine kontinuierliche Analyse und Controlling helfen, laufend zu optimieren und die gesteckten Ziele auf diese Weise sicher zu erreichen:

• Sind die Teilnehmer auf den Events zufrieden?
• Wie hat sich der Kostenaufwand entwickelt?
• Stimmt die Qualität in allen Bereichen?
• Werden die Meilensteine eingehalten?

Mit Strategischen Meeting Management Programmen erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über Investments, Qualität und Zielerreichung für den Bereich Meetings. Durch entsprechende Standards können sie sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Das erhöht die Performance in allen Bereichen.