FirmeneventDie Weihnachtsfeier planen und organisieren

Damit die Weihnachtsfeier reibungslos ablaufen kann, braucht es eine gute Planung und Organisation. Folgende Tipps helfen dabei.

Im ersten Schritt sollten Sie klären, für wen Sie die Weihnachtsfeier organisieren. Wer soll eingeladen werden? Das ist wichtig, um eine Vorstellung vom Charakter und vom Ablauf der Weihnachtsfeier zu gewinnen, die Gästeanzahl zu ermitteln und ein Pro-Kopf-Budget zu kalkulieren.

Bei der Festlegung des Teilnehmerkreises haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können nur mit Ihren derzeitigen Mitarbeitern feiern oder auch ehemalige Mitarbeiter einladen. Falls Ihre Mitarbeiter auch deren Lebenspartner und Kinder mitbringen dürfen, sollten Sie darauf achten, dass die Weihnachtsfeier familienfreundlich abläuft.

Sie können auch Partner, Kunden oder Pressevertreter zu Ihrer Weihnachtsfeier einladen. Dies kann sich positiv auf Ihre geschäftlichen Kontakte auswirken. Allerdings geht für Ihre Mitarbeiter dann eventuell der Charakter des gemütlichen Beisammenseins verloren und die Weihnachtsfeier wird zur Pflichtveranstaltung.

Das Budget ist einer der wichtigsten Planungspunkte. Nur mit einem konkreten Budget können Sie abschätzen, in welchen preislichen Dimensionen Sie Ihre Weihnachtsfeier veranstalten. Die Höhe der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel ist in der Regel abhängig vom Teilnehmerkreis.

Generell sollten Sie das Budget nicht zu niedrig ansetzen, damit im Notfall ein Puffer für unvorhergesehene Kosten vorhanden ist. Mit der festgelegten Teilnehmerzahl können Sie das Pro-Kopf-Budget ermitteln. Da viele Veranstaltungselemente mit Preisen pro Person versehen sind, können Sie mit einem Pro-Kopf-Budget einfacher kalkulieren.

Wenn Sie das Budget festgelegt haben, können Sie mit der eigentlichen Organisation der Weihnachtsfeier beginnen. Klären Sie, wer diese Aufgabe übernimmt. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten: Sie können eine einzelne Person beauftragen, ein Organisationskomitee zusammenstellen oder eine externe Agentur engagieren.

Jede Lösung hat Vor- und Nachteile. Sind Ihre Mitarbeiter in die Organisation einbezogen, bindet das deren zeitliche Ressourcen, und die betroffenen Kollegen können sich weniger am Tagesgeschäft beteiligen. Eine externe Agentur verursacht höhere Kosten. Überlegen Sie zudem bereits zu Beginn der Organisationsphase, welche zusätzlichen Dienstleister Sie für weitere anfallende Aufgaben hinzuziehen sollten, zum Beispiel Fotografen oder Floristen.

Damit Sie sich rechtzeitig um eine geeignete Location kümmern können, sollten Sie den Termin für die Weihnachtsfeier frühzeitig festlegen. Dabei sollten Sie beachten, keinen Feiertag auszuwählen, da die Mitarbeiter an diesen Tagen meist schon private Unternehmungen geplant haben.

Generell kommt es darauf an, wie ausgeprägt die weihnachtliche Stimmung auf der Weihnachtsfeier sein soll. Nicht geeignet ist deshalb die Wahl eines besonders stressigen Arbeitsmonats. Bei vielen Unternehmen floriert das Tagesgeschäft in der Weihnachtszeit und die Mitarbeiter haben häufig private Verpflichtungen. Verlegen Sie Ihre Weihnachtsfeier deshalb in die Monate vor oder nach dem Dezember.

Der Wochentag spielt eine wichtige Rolle bei der Festlegung des Termins. Für viele Unternehmen ist der Donnerstag beliebt, da die Arbeitswoche fast vorbei ist. Freitage oder Samstage wiederum eignen sich für eine ausgelassenere Feier mit Party-Charakter.

Bei der Wahl des Veranstaltungsorts haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Sie können bei sich im Unternehmen feiern, wobei je nach Umfang der Weihnachtsfeier auch bei einer internen Feier Kosten, wie zum Beispiel für die Organisation des Caterings, entstehen. Eine Location außerhalb Ihres Unternehmens hingegen sorgt für Abwechslung bei Ihrer Belegschaft.

Um die richtige Location zu finden, sollten Sie im Vorfeld verschiedene Kriterien festlegen. So sollte der Veranstaltungsort die notwendigen Kapazitäten für die geplante Zahl der Teilnehmer vorweisen. Informieren Sie sich über die technische Ausstattung und die Bestuhlung der Location. Je nachdem, wie das Programm Ihrer Weihnachtsfeier ausfällt, müssen Sie an verschiedene Komponenten wie Licht- und Tontechnik, geeignete Tische und Stühle denken.

Achten Sie auch auf die Lage des Veranstaltungsorts. Von Vorteil für die Anreise ist eine zentrale Lage. Sofern Sie allerdings eine abgelegene und idyllische Lage vorziehen, sollten Sie Mitfahrgelegenheiten für Ihre Gäste organisieren. Achten Sie auch auf genügend vorhandene Parkplätze. Für Gäste, die von weither anreisen, sollten Sie Übernachtungsmöglichkeiten organisieren.

Parallel zur Suche nach dem passenden Veranstaltungsort können Sie sich über erste Catering-Angebote informieren. Viele Locations verfügen über eine hauseigene Küche oder einen festen Catering-Partner, den Sie für Ihre Veranstaltung nutzen können. Ist dies nicht der Fall, brauchen Sie ein externes Catering-Unternehmen.

Um ein passendes Speisenangebot zu finden, sollten Sie sich vorab über die kulinarischen Vorlieben und eventuelle Unverträglichkeiten Ihrer Mitarbeiter informieren. Ein guter Caterer weiß, wie er mit Sonderwünschen und Unverträglichkeiten umgehen muss. Bei einer festen Bestuhlung haben Sie die Wahl zwischen einem Buffet und einem festgelegten Menü.

Beim Getränkeangebot können Sie Ihren Mitarbeitern alle Getränke bezahlen oder ihnen einen Willkommensdrink spendieren, sodass sie für weitere Getränke selbst aufkommen müssen. Sofern Sie sich für die erste Variante entscheiden, sollten Sie eine Getränkepauschale mit dem Catering-Unternehmen aushandeln.

Je größer die Feier ist, desto früher sollten Sie einladen. Dazu können Sie eine Save-the-Date-Mail ungefähr zehn Wochen vor der Feier verschicken. Die Einladung selbst folgt dann ungefähr drei Wochen vor der Feier. Bei kleinen Unternehmen oder wenn sich die Weihnachtsfeier auf eine überschaubare Teilnehmerzahl beschränkt, reicht die Versendung der Einladung ungefähr sechs oder fünf Wochen vor der Weihnachtsfeier. Ob Sie eine gedruckte Einladung oder eine E-Mail verschicken, hängt von Ihrem Budget und der Anzahl der Eingeladenen ab. Für Ihre Mitarbeiter ist beides möglich. Externen Gästen sollten Sie eine gedruckte Einladung schicken.

In die Einladung gehört der genaue Zeitpunkt der Weihnachtsfeier mit Nennung des Wochentags, der Uhrzeit und der geplanten Dauer. Nennen Sie die genaue Adresse, wo die Veranstaltung stattfinden wird, gegebenenfalls mit Wegbeschreibung und Tipps zur Erreichbarkeit. In der Einladung können Sie Besonderheiten erwähnen wie das Programm, eine Kleidungsvorschrift oder einen bestimmten Service. Fragen Sie auch nach Wünschen der Gäste bezüglich kulinarischer Vorlieben und eventueller Unverträglichkeiten von Speisen.

Schreiben Sie in der Einladung, bis wann Sie die Rückmeldung oder Anmeldung erbitten und in welcher Form das erfolgen soll.