FirmeneventDie Weihnachtsfeier planen und organisieren

Eine Weihnachtsfeier zu planen und zu organisieren kann mit erheblichem Aufwand verbunden sein. Die wichtigsten Tipps, damit die Weihnachtsfeier gelingt.

Damit die Weihnachtsfeier reibungslos ablaufen kann, braucht es eine gute Planung und Organisation. Folgende Tipps helfen dabei.

1. Teilnehmerkreis festlegen

Im ersten Schritt sollten Sie klären, für wen Sie die Weihnachtsfeier organisieren. Wer soll eingeladen werden? Das ist wichtig, um eine Vorstellung vom Charakter und dem Ablauf der Weihnachtsfeier zu gewinnen, die Gästeanzahl zu ermitteln und ein Pro-Kopf-Budget zu kalkulieren.

Bei der Festlegung des Teilnehmerkreises haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können nur mit Ihren derzeitigen Mitarbeitern feiern oder auch ehemalige Mitarbeiter einladen. Falls Ihre Mitarbeiter auch ihre Lebenspartner und Kinder mitbringen dürfen, sollten Sie darauf achten, dass die Weihnachtsfeier familienfreundlich abläuft.

Sie können auch Partner, Kunden oder Pressevertreter zu Ihrer Weihnachtsfeier einladen. Dies kann sich positiv auf Ihre geschäftlichen Kontakte auswirken. Allerdings geht für Ihre Mitarbeiter dann eventuell der Charakter des gemütlichen Beisammenseins verloren und die Weihnachtsfeier wird zur Pflichtveranstaltung.

2. Budget der Weihnachtsfeier kalkulieren

Das Budget ist einer der wichtigsten Planungspunkte. Nur mit einem konkreten Budget können Sie abschätzen, in welchen preislichen Dimensionen Sie Ihre Weihnachtsfeier veranstalten. Die Höhe der zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel ist in der Regel abhängig vom Teilnehmerkreis.

Generell sollten Sie das Budget nicht zu niedrig ansetzen, damit im Notfall ein Puffer für unvorhergesehene Kosten vorhanden ist. Mit der festgelegten Teilnehmerzahl können Sie das Pro-Kopf-Budget ermitteln. Da viele Veranstaltungselemente mit Preisen pro Person versehen sind, können Sie mit einem Pro-Kopf-Budget einfacher kalkulieren.

3. Team zur Organisation der Weihnachtsfeier einberufen

Nach der Festlegung des Budgets können Sie mit der eigentlichen Organisation der Weihnachtsfeier beginnen. Klären Sie, wer diese Aufgabe übernimmt. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten: Sie können eine einzelne Person beauftragen, ein Organisationskomitee zusammenstellen oder eine externe Agentur engagieren.

Jede Lösung hat bestimmte Vor- und Nachteile. Sind Ihre Mitarbeiter in die Organisation einbezogen, bindet das zeitliche Ressourcen, und sie können sich weniger am Tagesgeschäft beteiligen. Eine externe Agentur verursacht höhere Kosten. Überlegen Sie bereits zu Beginn der Organisationsphase, welche zusätzlichen Dienstleister Sie für weitere anfallende Aufgaben und Schritte hinzuziehen sollten, zum Beispiel für Fotografen oder Floristen.

4. Termin festlegen

Damit Sie sich rechtzeitig um eine geeignete Location kümmern können, sollten Sie den Termin für die Weihnachtsfeier frühzeitig festlegen. Dabei sollten Sie beachten, keinen Feiertag auszuwählen, da die Mitarbeiter an diesen Tagen meist schon private Unternehmungen geplant haben.

Generell kommt es darauf an, wie ausgeprägt die weihnachtliche Stimmung auf der Weihnachtsfeier sein soll. Nicht geeignet ist deshalb die Wahl eines besonders stressigen Arbeitsmonats. Bei vielen Unternehmen floriert das Tagesgeschäft in der Weihnachtszeit und die Mitarbeiter haben häufig private Verpflichtungen. Verlegen Sie Ihre Weihnachtsfeier deshalb in die Monate vor oder nach dem Dezember.

Der Wochentag spielt eine wichtige Rolle bei der Festlegung des Termins. Für viele Unternehmen ist der Donnerstag beliebt, da die Arbeitswoche fast vorbei ist. Freitage oder Samstage wiederum eignen sich für eine ausgelassenere Feier mit Party-Charakter.

5. Passende Location für die Weihnachtsfeier finden

Bei der Wahl des Veranstaltungsorts haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Sie können bei sich im Unternehmen feiern, wobei je nach Umfang der Weihnachtsfeier unterschiedliche Kosten, wie zum Beispiel für die Organisation des Caterings entstehen. Eine Location außerhalb Ihres Unternehmens hingegen sorgt für Abwechslung bei Ihrer Belegschaft.

Um die richtige Location zu finden, sollten Sie im Vorfeld verschiedene Kriterien festlegen. So sollte der Veranstaltungsort die notwendigen Kapazitäten für die festgelegte Zahl der Teilnehmer vorweisen. Informieren Sie sich über die technische Ausstattung und die Bestuhlung der Location. Je nachdem, wie das Programm Ihrer Weihnachtsfeier ausfällt, müssen Sie an verschiedene Komponenten wie Licht- und Tontechnik, geeignete Tische und Stühle denken.

Achten Sie auch auf die Lage des Veranstaltungsorts. Von Vorteil für die Anreise ist eine zentrale Lage. Sofern Sie allerdings eine abgelegene und idyllische Lage vorziehen, sollten Sie Mitfahrgelegenheiten für Ihre Gäste organisieren. Achten Sie auch auf genügend vorhandene Parkplätze. Für Gäste, die anreisen, sollten Sie Übernachtungsmöglichkeiten organisieren.

6. Catering-Angebote einholen

Parallel zur Suche nach dem passenden Veranstaltungsort können Sie sich auch über erste Catering-Angebote informieren. Viele Locations verfügen über eine hauseigene Küche oder einen festen Catering-Partner, den Sie für Ihre Veranstaltung nutzen können. Ist dies nicht der Fall, brauchen Sie ein externes Catering-Unternehmen.

Um ein passendes Speisenangebot zu finden, sollten Sie sich vorab über die kulinarischen Vorlieben und eventuelle Unverträglichkeiten Ihrer Mitarbeiter informieren. Bei einer festen Bestuhlung haben Sie die Wahl zwischen einem Buffet und einem gesetzten Menü.

„Flying Buffet“ als Form des Caterings

Für Steh-Empfänge empfiehlt sich das „Flying Buffet“. Dabei werden den Gästen eine Auswahl kleiner, portionierter Speisen zum Verzehr im Stehen angeboten.

Beim Getränkeangebot können Sie Ihren Mitarbeitern alle Getränke bezahlen oder ihnen einen Willkommensdrink spendieren, sodass sie für weitere Getränke selbst aufkommen müssen. Sofern Sie sich für die erste Variante entscheiden, sollten Sie eine Getränkepauschale mit dem Catering-Unternehmen aushandeln.

Checkliste: Beim Planen und Organisieren der Weihnachtsfeier an alles gedacht?

  • Teilnehmerkreis der Weihnachtsfeier festgelegt
  • Budget mit Puffer kalkuliert
  • Sich für die Beauftragung eines internen oder externen Organisationsteams entschieden
  • Sofern notwendig: Teilaufgaben an externe Dienstleiter abgegeben
  • Organisationsteam einberufen
  • Organisationsteam gebrieft, Budgethöhe und konkrete Vorstellungen mittgeeilt
  • Tagesgeschäft der Wintermonate prognostiziert
  • Termin in stressfreier Zeit festgelegt
  • Locations gesucht, die zum gewünschten Stil der Weihnachtsfeier passen
  • Sich über technische Ausstattung, Bestuhlung, Personal, Parkmöglichkeiten, Kosten und Buchungsbedingungen der Location informiert
  • Verschiedene Locations besichtigt
  • Passende Location gemietet
  • Sofern notwendig: Mitfahrgelegenheit für Gäste arrangiert
  • Sofern notwendig: Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste organisiert
  • Umfrage über kulinarische Vorlieben und Unverträglichkeiten der Gäste gestartet
  • Ergebnisse ausgewertet
  • Über Catering-Angebot der Location informiert
  • Sofern nötig: Catering-Angebote externer Dienstleister recherchiert
  • Sich für gesetztes Essen, Buffet oder Flying Buffet entschieden
  • Getränke-Angebot festgelegt
  • Eventuell Getränke-Pauschale mit dem Catering-Unternehmen ausgehandelt

Dazu im Management-Handbuch

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