FirmenhandyDarauf sollten Mitarbeiter bei der Nutzung eines Diensthandys achten

Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern oft ein Diensthandy für die private Nutzung zur Verfügung. Dabei gibt es einiges zu beachten.

Handys, Notebooks oder Tablets, die Mitarbeitern vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, dürfen meistens auch privat genutzt werden. Ihre Überlassung für private Zwecke ist in der Regel steuerfrei, denn der Gesetzgeber sieht darin keinen geldwerten Vorteil und verzichtet für die private Verwendung auf die Zahlung der Einkommenssteuer. Gleiches gilt für die Nutzung von Zubehör, wie Drucker oder der dazuzugehörigen Software.

Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist allerdings, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht das wirtschaftliche Eigentum an dem überlassenen Gerät überträgt. Das heißt der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für Reparatur, Entsorgung oder ein neues Gerät, falls das Handy zu Schaden kommt. In § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetzes (EkStG) heißt es dazu: „Steuerfrei sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.“

Auf folgende Punkte sollten Arbeitnehmer achten, wenn sie ein Diensthandy von ihrem Arbeitgeber erhalten.

Kontrolle von Verbindungsdaten durch den Arbeitgeber

    Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch darauf, Verbindungdaten zu kontrollieren oder die Inhalte von SMS oder E-Mails zu lesen, wenn der Arbeitnehmer das Mobiltelefon auch privat nutzen darf. Allerdings kann der Arbeitgeber jederzeit die Herausgabe des Handys fordern.

Wenn die private Nutzung ausdrücklich untersagt ist, darf der Arbeitgeber in der Regel auch auf E-Mails zugreifen, sofern diese nicht erkennbar doch privater Natur sind. Darüber hat bereits der Europäische Gerichtshofs für Menschenrechte entschieden (EGMR, Urteil vom 12.01.2016, Az. 61496/08).

Problematisch kann es sein, wenn es im Betrieb gar keine Regelung zur Privatnutzung gibt oder eine solche sogar geduldet wird. Ist die Privatnutzung erlaubt oder geduldet, ist der Arbeitgeber in der Regel Anbieter von Telekommunikationsdienstleistungen und unterliegt gemäß § 88 Telekommunikationsgesetz (TKG) dem Fernmeldegeheimnis. Das heißt er darf regelmäßig ohne Einwilligung des Arbeitnehmers – unter Umständen genügt eine entsprechende Gestattung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung – keine E-Mails einsehen.

Keine Pflicht zur permanenten Erreichbarkeit

Viele Arbeitnehmer, die ein Diensthandy nutzen, fühlen sich verpflichtet, jederzeit und außerhalb ihrer gewöhnlichen Arbeitszeiten erreichbar zu sein. Der Arbeitgeber hat zwar das Recht seine Mitarbeiter jederzeit anzurufen, diese müssen den Anruf aber nicht entgegennehmen. Eine Erreichbarkeit außerhalb der jeweiligen Arbeitszeiten kann der Arbeitgeber regelmäßig nur bei Vereinbarung einer zu vergütenden oder in Freizeit auszugleichenden Rufbereitschaft oder eines entsprechenden Bereitschaftsdienstes verlangen.

Apps nicht eigenmächtig downloaden

    Laden Arbeitnehmer eigenmächtig eine App auf das Diensthandy, die das Telefon mit einem Virus befällt und somit unbrauchbar macht, könnte dieses Verhalten zu Schadensersatzzahlungen und auch zu einer Abmahnung führen. Die Installation von Apps sollte deshalb vorher mit dem Arbeitgeber besprochen werden.

Betriebsgeheimnisse auf dem Diensthandy schützen

Wenn der Arbeitnehmer sensible Firmendaten, wie zum Beispiel einen Geschäftsbericht, auf dem Diensthandy gespeichert hat, muss er dafür sorgen, dass diese nicht in die falschen Hände gelangen. Private und dienstliche E-Mail-Konten sollten beispielsweise nicht miteinander verknüpft werden. Dadurch wird vermieden, dass eine vertrauenswürdige E-Mail an den falschen Empfänger gesendet wird.

Haftung bei Verlust des Diensthandys

    Handeln Arbeitnehmer nur leicht fahrlässig, müssen sie in der Regel nicht für Schäden am Diensthandy haften. Dies ist etwa dann der Fall, wenn das Diensthandy versehentlich auf den Boden fällt oder es trotz entsprechender Vorkehrungen gestohlen wird.

    Anders sieht das bei grober Fahrlässigkeit aus, wenn Arbeitnehmer das Diensthandy unbeaufsichtigt liegen lassen und damit einen Diebstahl begünstigen. Durch dieses Verhalten ermöglichen sie fremden Personen den Zugriff auf sensible Daten.

    Sichern Arbeitnehmer darüber hinaus das Handy nicht mit einem Passwort oder einer PIN, vergrößern sie unter Umständen den durch den Diebstahl verursachten Schaden. Sie müssen dann anschließend nicht nur für den entstandenen Schaden aufkommen, sondern müssen in der Regel auch mit einer Abmahnung rechnen. Deshalb empfiehlt es sich, das Handy zumindest mit einem Passwort zu sichern.

Mitarbeiter kann Diensthandy nicht ablehnen

Ein Arbeitnehmer kann die Überlassung und Nutzung eines Diensthandys nicht ablehnen. Der Arbeitgeber kann erwarten, dass sein Mitarbeiter während seiner gewöhnlichen Arbeitszeit auch außerhalb des Betriebs erreichbar ist. Außerhalb seiner Arbeitszeit kann der Arbeitnehmer das Gerät aber ausschalten.

Generell gilt: Unter welchen Bedingungen das Handy auch privat genutzt werden darf, sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestenfalls schriftlich festhalten, um Probleme zu vermeiden.

 

 

Dazu im Management-Handbuch

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