Flexibilität am ArbeitsplatzTelearbeit erhöht Produktivität

Flexibles Arbeiten von zu Hause aus reizt immer mehr Arbeitnehmer. Aufgrund der technischen Entwicklung ist Telearbeit möglich und wird in Zukunft häufiger eingesetzt werden. Auch der Arbeitgeber hat etwas davon. Denn: Flexible Arbeitsplatzmodelle steigern die Effizienz. Das Problem dabei sind jedoch leer stehende, ungenutzte Schreibtische im Büro, die unnötige Kosten verursachen.

Rentiert es sich für Unternehmen noch, allen Mitarbeitern ständig einen eigenen Arbeitsplatz bereitzuhalten oder hat der herkömmliche Arbeitsplatz ausgedient? Versteht man den "Arbeitsplatz" wörtlich, also als Platz, an dem dauerhaft gearbeitet wird, dann trifft Zweites zunehmend zu: Bereits heute wünschen sich zwei Drittel der Deutschen flexiblere Arbeitsbedingungen, wie eine Forsa-Umfrage im Auftrag des Branchenverbandes BITKOM ergab.

Die Forschungsgruppe IDC geht davon aus, dass bis zum Jahr 2011 auf dem US-amerikanischen Markt schon etwa 75 Prozent der Arbeitskräfte mobil sein werden. Ähnliches ist auch für Europa zu erwarten. Die Anforderungen einer beschleunigten Arbeitswelt, die Vorstellungen der Mitarbeiter und vor allem die technische Entwicklung fordern und ermöglichen es zunehmend, dass Mitarbeiter mobil und flexibel arbeiten. Der Preis dafür sind allerdings vielfach leer stehende, ungenutzte Schreibtische im Büro, die unnötige Kosten verursachen.

Telearbeit erhöht Produktivität

Flexible Arbeitsplatzmodelle steigern die Effizienz in Unternehmen, wie jüngst eine Web-Umfrage der CompTIA (Computing Technology Industry Association) unter 212 Unternehmen verschiedener Größe aus den USA, Canada und Großbritannien am Beispiel der Telearbeit belegte. Darin stellten die befragten Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Telearbeit bieten, Folgendes fest:

eine erhöhte Produktivität (67 Prozent),
Kosteneinsparungen (59 Prozent),
qualifiziertere Mitarbeiter (39 Prozent),
verbesserte Personalbindung (37 Prozent) und
gesündere Mitarbeiter (25 Prozent).

Aber: Ungenutzte Bürofläche verursacht vermeidbare Kosten

Mehr als drei Viertel der befragten Unternehmen gaben zwar an, dass es in ihrer Organisation Telearbeitsplätze gibt - allerdings oftmals nur in Teilzeit. Viele Firmen halten ihren Teilzeit-Telearbeitern immer noch einen eigenen Arbeitsplatz im Firmengebäude vor. Zu einem hohen Preis: Die Gesamtkosten der Bereitstellung eines Arbeitsplatzes für eine Person können leicht das Drei- bis Vierfache der reinen Raummiete betragen. Denn sie beinhalten neben den Mietkosten auch alle weiteren Posten von Büromöbeln, Heizung und Klimaanlage über Stromversorgung, Computer und Telefon bis hin zu den für den Betrieb eines typischen Arbeitsplatzes benötigten menschlichen Dienstleistungen (Verwaltung, Wartung und IT-Services). Jede Stunde ungenutzte Bürofläche verschwendet wertvolle finanzielle, menschliche und natürliche Ressourcen.

Leitfaden effiziente Büronutzung

Regus, der weltweit größte Anbieter von Business Centern und flexiblen Bürolösungen, hat deshalb einen Leitfaden zusammengestellt, wie Unternehmen Flexibilität und Effizienz verbinden können und was es dabei zu beachten gilt:

Anstelle des klassischen Modells, bei dem alle Mitarbeiter über einen festen, eigenen Arbeitsplatz verfügen, bietet ein effizienterer Ansatz eine Reihe unterschiedlicher Arbeitsplatzkonfigurationen. Die Mitarbeiter können dann je nach Bedarf wählen.
Firmen sollten zunächst prüfen, welche Tätigkeiten auch in Telearbeit ausgeführt werden können und anschließend entsprechende Büroprofile entwickeln.
Für Teilzeit-Telearbeiter bieten sich Hoteling- oder Hotdesking-Lösungen an. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, weniger dauerhafte Arbeitsplätze zu unterhalten, als sie Mitarbeiter beschäftigen. Schreibtische werden nach Bedarf bereitgestellt, anstatt permanent zugewiesen zu sein. So benötigen Firmen insgesamt weniger Fläche und haben niedrigere Unterhaltungskosten.
Vollzeit-Telearbeiter benötigen zusätzliche Ressourcen, die Unternehmen bei Bedarf bereitstellen müssen, wenn die Ausstattung des Heimbüros für die Tätigkeit einmal nicht ausreicht. Hierzu gehören beispielsweise Businesslounges, Videokonferenzdienste oder Konferenzräume, in denen sie zum Beispiel Kunden empfangen können. Dabei ist darauf zu achten, dass sich diese Ressourcen in strategisch guten Lagen befinden.
Neben der Neuordnung von Büroressourcen an ihrem Unternehmenssitz können Firmen viel einsparen, indem sie ihre Strategie auch in Bezug auf Zweigstandorte oder Satellitenbüros überdenken. Die Eröffnung eines neuen Standorts - ob am anderen Ende der Stadt oder an einem anderen Ort in der Nähe wichtiger Kunden oder der Mitarbeiter - ist mit hohen Einrichtungskosten und den Risiken langfristiger Mietverträge verbunden. Unternehmen in Expansionsphasen sollten daher Immobilienlösungen mit flexiblen Verträgen und der Möglichkeit, Flächen hinzuzufügen oder Raum auch wieder abzugeben, wählen. Dort bewahren sie sich Flexibilität und gehen kein unnötiges Risiko ein.
Für Vertriebsniederlassungen, an denen zwar eine offizielle Geschäftsadresse, aber kein Büro benötigt wird, reicht es, ein sogenanntes virtuelles Büro zu mieten.
Kleine Firmen oder ausgelagerte Geschäftsbereiche, die nur ab und zu Sekretariatsunterstützung benötigen, sind mit Service-Büros gut beraten. Dort steht ihnen professionelles Service-Personal für Sekretariat, Übersetzungen und technischen Support zur Seite, welches nur nach Bedarf genutzt wird. Fixe Personalkosten fallen somit nicht an.
Unternehmen, die nur vorübergehend für ihre Projektteams ein Büro benötigen, können wesentliche Kosten sparen, wenn sie möblierte und komplett ausgestattete Büros mieten.

Michael Barth, Regional General Manager Germany, Nordics und Ireland von Regus, erklärt:

"Schon kleine Änderungen an einem Fließband oder einer Packstraße können eine große Zeit- und Kostenersparnis bedeuten. Dasselbe gilt auch für Büroflächen. Unternehmen, die bei der Unterbringung ihrer Büro-Angestellten auf altbewährte Rezepte zurückgreifen - also einen Raum anmieten, die Angestellten einziehen lassen und jedem von ihnen einen Schreibtisch, Computer und Telefonapparat zuteilen - werfen systematisch Geld aus dem Fenster."

Flexibilität durch Business Center

Eine gute Lösung für die effiziente Nutzung unterschiedlicher Arbeitsplatzmodelle bieten Business Center. Sie stellen fertig möblierte und vollständig ausgestattete Büros zur Verfügung und sind überall in belebten Innenstädten und wichtigen Außenbezirken zu finden.

Das Business Center eignet sich genauso für mobile Arbeitnehmer, Existenzgründer, kleine und mittelständische Unternehmen wie für große Firmen, die an einen neuen Standort expandieren. Da die meisten Business Center kurzfristige und flexible Mietverträge anbieten, können Unternehmen ihre Bürofläche jederzeit problemlos und kostengünstig ohne einen Standortwechsel erweitern oder verringern.

[po; Quelle: Regus; Bild: Fotolia.com]