ForderungseinzugSo kommen Unternehmen an ihr Geld

Wer Forderungen einziehen muss, sollte wissen, wie er mit säumigen Kunden umgeht.

Um einer „Zahlungsunmoral“ besser beizukommen, gibt es weder Allheilmittel noch Garantien. Die nachfolgenden Tipps können aber dabei helfen, dass der Forderungseinzug nicht zur Schwerstarbeit wird oder gar erfolglos bleibt. 

Alle Schritte schriftlich festhalten

Alten Zeiten hinterher zu trauern, in denen noch ein Handschlag zählte, ist müßig. Stattdessen sollten Unternehmen alles schriftlich festhalten – von der Erstellung des Angebots über die Bestellung beziehungsweise Auftragserteilung und deren Bestätigung bis hin zur Rechnung und zu Mahnungen.  

Eigene Geschäftsbedingungen einbeziehen

Eigene Geschäftsbedingungen sind ein Muss für jeden Unternehmer. Diese sollten Regelungen über den normalen und verlängerten Eigentumsvorbehalt enthalten – Formulierungen, die bei späterer Kundeninsolvenz bares Geld wert sein können. Sowohl im Angebot als auch in der Auftragsbestätigung sollte der Hinweis nicht fehlen, dass die Leistung oder Lieferung auf Basis „beigefügter“ Geschäftsbedingungen erbracht wird. 

Sofortige Rechnungsstellung

Sobald die Lieferung oder Leistung erbracht wurde, sollte man dem Kunden die Rechnung mit konkretem Zahlungsziel, also einem genauen Datum wie etwa „zahlbar bis zum ...“ stellen. Das vermeidet Missverständnisse und lässt keinen Raum für Interpretationen über vielleicht „branchenübliche Zahlungsziele“. 

Vorabversand der Rechnung per Fax oder E-Mail

Bevor die Rechnung per Post verschickt wird, senden sie Unternehmen am sichersten auch auf elektronischem Wege zu. Auch hier gilt wieder die schriftliche Dokumentation des Schrittes: Das Fax-Protokoll oder den Screenshot nach Überprüfung des Versandstatus’ ausdrucken und aufbewahren!

Sollte der Kunde nämlich behaupten, er habe keine Rechnung erhalten, steht der Rechnungsteller in der Beweispflicht und muss dies mit Fakten widerlegen. Auch eine Rechnungszustellung per Einschreiben kann unter Umständen sinnvoll sein. Für Problemkandidaten empfiehlt sich sogar das Eintüten vor potenziellen Zeugen.

Lieferschein unterzeichnen lassen

Zwingend zur Vertragsdokumentation gehören ein unterzeichneter Lieferschein sowie die schriftliche Bestätigung des Auftraggebers nach Beendigung des Auftrags, dass alle Arbeiten zu seiner Zufriedenheit erledigt wurden. Bedingung für die Fälligkeit der Rechnung ist gerade bei Handwerksleistungen deren „Abnahme“ durch den Kunden. 

Bei Fälligkeit einer Rechnung sofort handeln

Den Kunden sollte man in höflichem, bestimmtem, aber unmissverständlichem Ton zur Zahlung auffordern. Kaufmännisch üblich sind hierbei im Abstand von sieben bis zehn Tagen zwei bis drei schriftliche Zahlungsaufforderungen. Dabei sollte die eindeutig definierte Zahlungsfrist „Zahlung bis zum ... bei uns eingehend“ Bestandteil der letzten Mahnung sein.  

Kunden in Zahlungsverzug setzen

Der Zahlungsverzug tritt spätestens mit dem Zugang der ersten Mahnung nach Fälligkeit ein. Wenn der Schuldner Unternehmer ist, kommt er aber auf jeden Fall automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit der Rechnung in Zahlungsverzug.

Zahlungsverzug ist eine Voraussetzung, um beim Kunden Ersatz für Verzugsschaden – zum Beispiel die Kosten für die Einschaltung eines Rechtsanwaltsgeltend machen zu können. Nur wenn in der Rechnung deutlich darauf hingewiesen wird, greift diese automatische Verzugsregelung auch bei Nichtunternehmern. 

Mahngebühren verlangen

Bei Zahlungsverzug werden in der Regel von den Gerichten fünf Euro pro Mahnung anerkannt. Sie dürfen mit der zweiten Mahnung erhoben werden. Ist der Kunde aber schon vor der ersten ausgehenden Mahnung in Verzug (siehe Ablauf 30-Tage-Frist), dürfen schon an dieser Stelle Gebühren verlangt werden.

Die EU-Richtlinie 2011/7/EU zur „Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr“ sieht dazu unter anderem vor: Der Gläubiger soll bei Zahlungsverzug stets einen Anspruch auf Ersatz von „Beitreibungskosten“ in Höhe einer Mindestpauschale von 40 Euro erhalten.

Forderungen verzinsen lassen

Ab Beginn des Zahlungsverzugs können Zinsen auf die Forderung verlangt werden. Der flexible Basiszinssatz, der von der Europäischen Zentralbank in Abständen neu festgelegt wird, gilt dafür als Richtwert. Der Verbraucher hat bei Verzug einen Zinssatz von fünf Prozentpunkten über dem flexiblen Basiszinssatz zu entrichten, der von einem Unternehmer zu entrichtende Zinssatz beträgt sogar acht Prozentpunkte über diesem.

Quelle: Bremer Inkasso GmbH

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