FragetechnikenSystemische Fragen für Mitarbeitergespräche

Eine Führungskraft kann als Gesprächspartner zur Verfügung stehen und aktiv zuhören. Die Führungskraft kann Mitarbeiter anspornen, eigene praktikable Leitbilder sowie Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

In diesem Prozess motiviert die Führungskraft zur Reflexion von Sichtweisen, Beziehungen, Ideen, Strategien oder Strukturen. Die Führungskraft sorgt dafür, dass Mitarbeiter Alternativen zu bisherigen Verhaltensweisen entwickeln und sich ihrer Fähigkeiten und Ressourcen bewusst werden.

Zentral für dieses Vorgehen ist der Einsatz systemischer Fragen, weil Mitarbeiter immer im Kontext ihrer Umgebung beziehungsweise ihres Systems agieren. Deshalb kann das gesamte Umfeld mit einbezogen werden, das die Herausforderung betrifft: Arbeitsumfeld, Kollegen, Mitarbeiter, Schnittstellenfunktionen, frühere Erfahrungen, Unternehmensziele, Kundenanforderungen, persönliche Ziele, Gesundheit oder Familie.

Die folgenden zehn beliebten Coaching-Fragen kann jede Führungskraft nutzen, wenn sie mit Mitarbeitern systemisch über Herausforderungen spricht.

„Was wollen wir heute besprechen?“

Dies ist eine freundliche, offene Einstiegsfrage in einem Mitarbeitergespräch. Die Führungskraft zeigt, dass sie die Moderation übernimmt, und der Mitarbeiter erkennt, dass er die Gesprächsinhalte wählen darf. Hat die Führungskraft diese Frage erst einmal wiederholt gestellt, hilft Abwechslung bei der Formulierung der Einstiegsfrage:

„Zu welchem Thema darf ich Ihnen heute zuhören?“
„Was sollte in der nächsten Stunde passieren, damit Sie motiviert in den Tag gehen?“

„Wie fühlen Sie sich dabei?“

Keine Angst vor Gefühlsfragen! Haben die Mitarbeiter die Herausforderung erst einmal in Zahlen und Fakten geschildert, hilft ein Blick hinter die Kulissen, um das eventuelle Problem einzuordnen. Vielleicht ist der Mitarbeiter nur unsicher, ob er genügend Zeit für die vor ihm liegenden Aufgaben hat. Vielleicht hat er aber auch Angst, seinen Arbeitsplatz zu verlieren.

Führungskräfte können helfen, indem sie Gefühle aufdecken. Die Mitarbeiter werden es deutlich machen, wenn ihnen das Gespräch zu emotional oder persönlich wird. Die Führungskraft kann dann entsprechend reagieren.

„Woran würden Sie erkennen, Ihr Ziel erreicht zu haben?“

Die Zielfrage hilft, den Soll-Zustand zu definieren und ihn gleichzeitig in den hellsten Farben zu visualisieren. Die Mitarbeiter entwickeln ein Bild, das sie motiviert. Darüber hinaus handelt es sich um eine hypothetische Frage, da sich die Mitarbeiter in diesem Kontext auch eine wünschenswerte Lösung vorstellen dürfen.

„Haben Sie ein ähnliches Problem schon einmal gelöst?“

Mit der Ressourcen-Frage kann man eine Herausforderung eventuell normalisieren und ihr die Dramatik nehmen, weil der Mitarbeiter erkennt, dass die Herausforderung nicht selten ist. Hat ein Mitarbeiter eine ähnliche Herausforderung schon gemeistert, dann erinnert sie ihn außerdem an seine Fähigkeiten und Ressourcen, die er auch für das neue Thema einsetzen kann.

„Was haben Sie schon versucht, um die Herausforderung zu meistern?“

Mit der lösungsorientierten Frage fordert die Führungskraft die Mitarbeiter auf, den Fokus von der Herausforderung zu nehmen und in Lösungsalternativen zu denken.

„Wenn ein Mensch Ihre Herausforderung als Chance begreifen würde, was würde sich dann an der Herausforderung ändern?“

Gerade, wenn es Mitarbeitern noch schwerfällt, über Lösungen nachzudenken, weil sie zu tief in ihrem Problem stecken, macht eine Reframing-Frage Sinn. Die Herausforderung wird in den neuen Kontext „Chance“ gesetzt. Die Mitarbeiter nehmen so einen neuen Blickwinkel ein und können freier über Lösungswege nachdenken.

„Was müssten Sie tun, damit das Projekt komplett scheitert?“

Ein echter Impulsgeber für die Entwicklung von Lösungen ist diese paradoxe Frage, mit der die Mitarbeiter sicher nicht rechnen. Mit einer solchen Frage werden den Mitarbeitern ihre Verantwortung und ihr Einfluss auf die Herausforderung bewusst. Indem die Mitarbeiter benennen, was sie tun können, um das Projekt zum Scheitern zu bringen, finden sie im Umkehrschluss Herangehensweisen, die zum Erfolg führen können.

„Wie würde Ihr Kollege Müller die Herangehensweise beurteilen?“

Auch hier wertet die Führungskraft nicht die Aussagen des Mitarbeiters, lädt ihn aber mit einer zirkulären Frage zum Perspektivwechsel ein. Der Mitarbeiter liefert sich damit weitere Denkanstöße oder auch Bestätigung. Die Frage kann auch ausgebaut werden:

„Was würde der Unbeteiligte, Herr Meier, wohl sagen, wenn er den Mitarbeiter und den Kollegen Müller bei der Herangehensweise beobachtet?“

Während man die Ausgangsfrage als dyadisch bezeichnet, ist die Erweiterungsfrage eine sogenannte triadische zirkuläre Frage.

„Welche Lösung oder Teillösung sehen Sie jetzt vor sich?“

Vielleicht hat der Mitarbeiter noch nicht die eine, große Lösung, aber schon einen Zwischenschritt in die richtige Richtung gefunden. Mehr ist in einem Gespräch auch nicht wirklich zu erwarten, und die Führungskraft wird ihn ja weiterhin begleiten. Dem Mitarbeiter sollte an dieser Stelle geholfen werden, die (Teil-) Lösung zu formulieren.

„Was nehmen Sie sich als nächsten Schritt vor?“

Damit es nicht bei guten Absichten bleibt, leitet die Führungskraft mit dieser Frage die Formulierung eines Handlungsplans ein: Was möchte der Mitarbeiter bis wann und mit welchem Ziel erledigt haben?

Der Einsatz systemischer Fragen erfordert Übung. Mit der Zeit entwickelt sich aber ein gutes Gefühl für die Situation, die Wünsche, die Denkweisen, die Fähigkeiten und Interaktionsmöglichkeiten der Mitarbeiter. Investiert die Führungskraft an dieser Stelle mehr Energie und Zeit in ihre Mitarbeiter und erlaubt ihnen, Lösungen selbst zu entwickeln, steigert dies Umsetzungssicherheit und Erfolgsaussichten.

Denn eine selbst entwickelte Herangehensweise wird in der Regel besser umgesetzt als eine, die von oben verordnet wurde.