FührenSo bekommen Sie die Abläufe in den Griff

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass die Abläufe in Ihrem Unternehmen nicht optimal funktionieren, können aber nicht genau sagen, woran es liegt? Wenn Sie Ihr Unternehmen besser in den Griff bekommen möchten, sollten Sie folgende Prinzipien durchsetzen.

Grundordnung herstellen

Unordnung verursacht Suchzeiten, weil Arbeitsmaterialien nicht bei Bedarf zur Verfügung stehen. Manchmal entstehen sogar direkte Kosten, etwa wenn verderbliche Materialien nicht sachgemäß gelagert und dadurch wertlos werden. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Seien Sie selbst ordentlich, etwa durch einen aufgeräumten Schreibtisch oder gut sortierte Unterlagen.

Falls Ihnen dafür die Zeit fehlt, lassen Sie die Ordnung durch Ihre Assistenz herstellen. Üben Sie sich im "Management by walking around" und gehen Sie hin und wieder durch die Firma. Kritisieren Sie Arbeitsbereiche, denen es an Ordnung fehlt, und fragen Sie ganz konkret: "Bis wann wird hier aufgeräumt sein?" Merken Sie sich den genannten Termin und haken Sie nach, ob Ihren Anweisungen Folge geleistet wurde.

Darüber hinaus sollten Sie eine Grundordnung für alle variablen Elemente in Ihrem Unternehmen entwickeln. Denn nur wenn klar ist, wohin etwas grundsätzlich gehört, kann man von "aufgeräumt" oder "nicht aufgeräumt" sprechen. Sorgen Sie zum Beispiel für beschriftete Ablageflächen für Werkzeuge und Materialien.

Prozessklarheit schaffen

Manche Abläufe funktionieren auch deshalb nicht gut, weil Mitarbeiter nach einer geleisteten Arbeitseinheit nicht wissen, was sie als Nächstes tun sollen. Dadurch entstehen ungenutzte Pausen oder auch Fehlleistungen, weil einfach irgendetwas getan wird, anstatt das zu tun, was wichtig wäre. Versuchen Sie, alleine oder mit den Beteiligten einheitliche Prozesse zu beschreiben, die immer nach dem gleichen Muster ablaufen. Definieren Sie dafür die Aufgaben als Prozess, zum Beispiel für einen Mitarbeiter der Versandstelle:

eingehende Post sortieren
verteilen
neue Post einsammeln
frankieren
zur Post bringen
im Versand nach weiteren Arbeiten fragen

Vor allem der letzte Punkt ist wichtig: Das Ende einer Arbeitseinheit bedeutet keineswegs, dass man jetzt warten kann, bis der nächste Arbeitsauftrag kommt. Vielmehr ist es Aufgabe der einzelnen Mitarbeiter, sich selbst um sinnvolle Beschäftigung zu kümmern.

Barrieren abbauen

Wo Barrieren zwischen Mitarbeitern und Abteilungen vorhanden sind, werden die Abläufe langsam und schwerfällig. So kommt es in vielen Unternehmen vor, dass eine Abteilung kaum weiß, wie sie die Arbeit bewältigen soll, während im Büro nebenan gemütlich der Feierabend herbeigeplaudert wird. Zwischen den Mitarbeitern beider Abteilungen fehlt es offensichtlich an der Kommunikation und deshalb am Wissen über die Situation des jeweils anderen. Sonst würden Mitarbeiter ja um Hilfe bitten beziehungsweise ihre Hilfe anbieten.

Manchmal bestehen auch formale Barrieren, dass Zuständigkeiten sehr festgeschrieben sind und ohne Anweisung "von oben" nicht geändert werden kann. Ihr Verhalten als Chef sollte darauf abzielen, möglichst oft vorhandene Barrieren zu beseitigen. Propagieren Sie ein Klima der Hilfsbereitschaft und leben Sie das auch vor, in dem Sie Ihre Mitarbeiter in Stressphasen selbst unterstützen. Hierarchische Barrieren weichen Sie auf, indem Sie bei Fragen stets den sachlich zuständigen Mitarbeiter befragen und keine Umwege über Vorgesetzte zulassen. In dieser Hinsicht hilft auch ein Vorschlagwesen, wobei die Regel sein sollte, dass die Vorschläge nicht an die direkten Vorgesetzten, sondern an ein Auswahlgremium oder an die Unternehmensführung gehen sollen. Organisatorisch sollten Sie einige "Springer" beschäftigen, die je nach Arbeitsbelastung in unterschiedlichen Abteilungen tätig sind.

Zielgerichtet informieren

„Wir ertrinken in Daten und dürsten nach Informationen“, heißt ein häufig zitiertes Managersprichwort. Ihre Chefsache ist es deshalb, die Daten so zu kanalisieren, dass sie die richtigen Mitarbeiter erreichen. Verzichten Sie deshalb auf detaillierte Besprechungsprotokolle, sondern notieren Sie vor allem Entscheidungen. Sperren Sie den E-Mail-Verteiler „alle“, um die Zahl der E-Mails zu begrenzen, und entwickeln Sie einen Guide, der eine effiziente elektronische Kommunikation zum Ziel hat.

So sollte zu Beginn eines Textes immer kurz in Stichworten stehen, was den Leser erwartet, sowie eine kurze Zusammenfassung in zwei Sätzen. Auf diese Weise können die Empfänger entscheiden, ob sie die eigentliche Information überhaupt zur Kenntnis nehmen müssen oder nicht. Entrümpeln Sie auch die Berichte Ihres Rechnungswesens und bestimmen Sie einige wenige Kennzahlen, auf die Sie sich konzentrieren.

Entwickeln Sie klare Verteiler: Wer wird über bestimmte Projekte, Sitzungen oder einzelne Vorfälle unterrichtet? Häufig entsteht nämlich eine Informationsflut einfach dadurch, dass man niemanden auslassen will und deshalb einfach so viele Menschen wie möglich informiert.

Fünf Tipps, wie Sie Abläufe wirksam ändern

Nach einer Anweisung sollten Sie stets kontrollieren, ob sich die Mitarbeiter daran halten.
Wenn Sie Abläufe ändern, sollten Sie auch die Zuständigkeiten neu verteilen. Sonst verfallen alle schnell wieder in den alten Schlendrian.
Organisieren Sie die neuen Abläufe so, dass ein Rückfall in alte Gewohnheiten möglichst unmöglich ist. Wurde zum Beispiel ein leerstehender Raum dazu benutzt, Abfälle zwischen zu lagern, nutzen Sie diesen Raum anderweitig, damit die Abfälle täglich in die Container gefüllt werden müssen.
Legen Sie Abläufe schriftlich fest, damit sich willige Mitarbeiter gegenüber unwilligen behaupten können.
Wer sich nicht an geänderte und vereinbarte Abläufe hält, sollte durchaus mit Sanktionen (zum Beispiel eine Ermahnung) belegt werden.