Führungsaufgaben planenAufgabenplanung und Terminkalender

Führungskräfte sind oft überlastet, denn die Fülle und Vielfalt ihrer Aufgaben ist enorm. Sowohl die eigenen Mitarbeiter wie auch der Vorgesetzte kommen jeden Tag mit neuen Fragen, Anforderungen und Wünschen. Da hilft nur gutes Zeitmanagement und immer ein klarer Blick auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Das setzt voraus, diese wichtigen Aufgaben zu identifizieren und ihnen im Terminkalender das angemessene Zeitbudget zuzuweisen.

Erste wichtige Aufgabe ist die Zeitplanung selbst. Das sind regelmäßige Termine mit sich selbst, um zunächst den Jahresplan zu erstellen. Hier werden unter anderem Urlaub, Weiterbildung, Projektabschluss oder Jahresgespräche eingeplant. Dann kommt der Monatsplan. Reservieren Sie jeden Monat (bei Bedarf auch öfter) feste Zeitblöcke in Ihrem Terminkalender für die folgenden Führungsaufgaben:

• Strategiearbeit: Das sind die besonders wichtigen Aufgaben wie Konzepte erstellen oder Konzepte der Mitarbeiter lesen und bearbeiten, Projekte planen, Zielvorgaben der Geschäftsleitung in Maßnahmenpläne übersetzen, wichtige Präsentationen vorbereiten. Gerade Strategiearbeit braucht immer wieder größere Zeitblöcke am Stück, Ruhe und Zeit zum Nachdenken.
• Planung: Sie müssen für Ihren Verantwortungsbereich die Kapazitäten planen, Aufgaben definieren und Prozesse verbessern. Das müssen Sie mit den Kompetenzen und den individuellen Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter abstimmen. Wo Sie Defizite erkennen, müssen Sie für Ausgleich sorgen, Entwicklungsziele festlegen und dafür sorgen, dass sie auch erreicht werden. Den Erfolg erkennen Sie, wenn Sie wichtige Schlüsselkennzahlen für Ihren Bereich (Key Performance Indicators) im Blick behalten. Wenn offene Stellen zu besetzen sind, planen Sie den Prozess zur Bewerberauswahl.
• Formales: Führungskräfte müssen auch einige formale Aufgaben erledigen. Berichte schreiben, Urlaubs- und Vertretungspläne erstellen, die Abteilungen bei Veranstaltungen vertreten, Stellenbeschreibungen erstellen, rechtliche Vorgaben oder innerbetriebliche Normen umsetzen und vieles mehr. Sie müssen einfach gemacht oder delegiert werden.
• Besprechungen: Führungskräfte verbringen viel Zeit in Besprechungen. Teamsitzungen mit den Mitarbeitern, um Aufgaben und Projekte zu besprechen. Abstimmungen mit anderen Abteilungen. Strategie-Workshops mit der Geschäftsleitung. Wichtig ist für solche Besprechungen: Anfang und Ende festlegen, Ziele vorgeben, Tagesordnung aufschreiben und Ergebnisse festhalten.
• Kommunikation: Sie müssen E-Mails bearbeiten und Telefonate führen. Achten Sie darauf, dass Sie auch so viel wie möglich direkt vor Ort sind und mit Ihren Mitarbeitern persönlich sprechen. Dann erhalten Sie wichtige Informationen, bekommen die Stimmung mit und erkennen rechtzeitig Konflikte. Sie können so den Mitarbeitern Feedback geben (Lob und Kritik). Sie können sich informieren, was gut läuft, wo es Probleme gibt und Sie können Anweisungen geben. Dazu zählen auch regelmäßige Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungsgespräche. Und vergessen Sie nicht die Gespräche mit Ihren internen und externen Kunden sowie mit Ihren Kollegen aus anderen Abteilungen und Ihren Vorgesetzten.

Viele Gespräche entstehen ad-hoc, sind schwer planbar oder steuerbar. Deshalb braucht es dafür ausreichend Zeitpuffer oder definierte Zeitfenster. Bestimmen Sie – soweit es geht – selbst, wann Sie mit wem kommunizieren:

• feste Tageszeiten für die E-Mail-Bearbeitung (so dass jeder weiß, wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann),
• Sprechzeiten für die Mitarbeiter und für Kollegen (wenn diese ein Problem haben und Unterstützung brauchen),
• konkrete Termine für den Abteilungsrundgang und für das Gespräch unter vier Augen (wenn es um Ziele, Leistungen und Kritik geht),
• regelmäßige Besprechungen in der Gruppe, um die wichtigen Abstimmungen zu machen (und Mitarbeiter auch einmal zu loben),
• bewusst ein paar Minuten (nach der Mittagspause) für den netten Smalltalk mit Mitarbeitern und Kollegen.

Und planen Sie immer ausreichend Puffer ein, um alles, was ganz sicher ungeplant kommt, freundlich beantworten und besprechen zu können.