FührungskompetenzMit Mitarbeitern klar kommunizieren

Noch nie wurde zwischen Chefs und Angestellten so schnell kommuniziert wie heute. Aber auch effizient? Nehmen Sie einen hohen Mailverkehr, zahlreiche Rückfragen und zögernd anlaufende Projekte zum Anlass, die Wirksamkeit Ihrer Anweisungen zu erhöhen.

Nennen Sie das Wichtigste zuerst

Jeder kennt dieses ärgerliche Gefühl: Man liest einen längeren Text oder hört dem Gesprächspartner am Telefon geduldig zu - und stellt erst ganz am Ende fest, dass man überhaupt nicht betroffen ist. Solche Effekte senken natürlich die Bereitschaft Ihrer Angestellten, längeren Ausführungen aufmerksam zu folgen. Stellen Sie stets zu Beginn klar, wer gemeint ist und worum es geht. In einer E-Mail sollte daher zum Beispiel im Betreff stehen: „Abteilung Lager - Änderung der Lieferzeiten“ oder „Projektgruppe Intranet - Vorstellung des neuen Redaktionssystems“.

Formulieren Sie Anordnungen klar

Gerade wenn Führungskräfte Widerstand befürchten, neigen sie dazu, Ihr Anliegen zu umschreiben. Dies führt häufig zu Missverständnissen in der Belegschaft, weil keiner einordnen kann, was die Neuerungen bedeuten. Formulieren Sie deshalb Ihre Botschaft so klar wie möglich, auch wenn sie unangenehm ist: „Ab Juni fangen täglich drei Lagerarbeiter zwei Stunden später an und übernehmen dafür am Abend den neuen Spätdienst zwischen 18 und 20 Uhr.“ Um die Akzeptanz zu erhöhen, liefern Sie eine Begründung: „Durch die neuen Lieferzeiten soll der starke Abfertigungsdruck zwischen 16 und 18 Uhr vermindert werden.“

Verdeutlichen Sie weitere Schritte

Wenn Mitarbeiter von einer Information zwar betroffen sind, aber nicht wissen, wie es weiter geht, passiert häufig zunächst einmal nichts. Klären Sie deshalb auch den weiteren Ablauf. Im Beispiel der Lagerarbeiter wäre dies die Änderung des Einsatzplans: „Bitte melden Sie sich bis spätestens Ende dieser Woche bei unserem Lagerleiter, Herrn Müller, und tragen Sie sich für mindestens vier Tage im Monat für den Spätdienst ein.“ Befürchten Sie unerwünschte „Nebenwirkungen“, sprechen Sie diese an: „Durch die neue Regelung sollen keine zusätzlichen Überstunden entstehen“.

Geben Sie Hilfestellung

Wie reagieren Mitarbeiter, die mit Ihrer Anordnung nicht zurecht kommen? Selbstverständlich könnten sie bei Ihnen rückfragen, aber viele werden dies aus Angst, sich eine Blöße zu geben, nicht tun. Nennen Sie deshalb Möglichkeiten, wo sich die Mitarbeiter Informationen holen können: zum Beispiel bei anderen Personen (hier etwa der Lagerleiter oder ein Mitarbeiter aus dem Personalbüro), aber auch in Aushängen, früheren Rundschreiben oder im Intranet.

Handeln Sie Ihrer Rolle entsprechend

Schon vor der Kommunikation mit ihren Mitarbeitern, müssen Sie sich über Ihre Rolle bewusst sein. Im öffentlichen Leben wird der Mensch nicht als Individuum angesehen, sondern als Inhaber einer sozialen Rolle. Damit sind automatisch bestimmte Verhaltenserwartungen verbunden. Dazu gehört eine Vorbildrolle bei allen grundlegenden Tugenden wie Pünktlichkeit, Ehrlichkeit und Benehmen. Im Bereich der Kommunikation ist die Rolle des Chefs, sich stets für die Probleme und die Ideen der Mitarbeiter zu interessieren und deren Lösung beziehungsweise Umsetzung zu fördern. Wer als Chef eine Aura von Desinteresse und Herablassung verbreitet, muss sich nicht wundern, wenn die Kommunikation mit den Mitarbeitern schwierig ist.

Beachten Sie die Rollen Ihrer Mitarbeiter

Ebenso wie Sie haben auch Ihre Mitarbeiter eine soziale Rolle, die sie einnehmen wollen. Für eine vernünftige Kommunikation ist es wichtig, diese soziale Rolle zu kennen. Empfindet sich ein Mitarbeiter bei einem bestimmten Thema als besonders kompetent, sollten Sie ihn bei diesem Thema „auf Augenhöhe“ sehen und ihn in Entscheidungen mit einbeziehen. Formulierungen wie „Wie finden Sie die Idee, ....“ oder „Was meinen Sie zu...“ sind hier angebracht. Andere wiederum sehen ihre Rolle in der des „Erledigers“ und wären eher irritiert, wenn sie um ihre Meinung gefragt würden. Hier sollten Wünsche und Anweisungen möglichst klar und schnörkellos erfolgen.

5 Tipps für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern

Wenn Sie einen Sachverhalt oder eine Anweisung unverändert durchsetzen möchten, laden Sie nicht ngewollt durch Formulierungen wie „Ich glaube“ oder „Wir sollten“ zu Widerspruch ein. Formulieren Sie statt dessen „Ich will“ oder „Erledigen Sie“.
Wenn Sie Anweisungen geben, sollten Sie möglichst gleichzeitig alle für die Ausführung notwendigen Informationen weiter geben. Damit vermeiden Sie Rückfragen und verhindern, dass die Erledigung aufgeschoben wird.
Prüfen Sie stets, ob ein Thema im gesamten Team oder mit Einzelnen diskutiert werden sollte. Kommt in einem Einzelgespräch ein Thema auf, das alle diskutieren sollten, brechen Sie die Einzeldiskussion ab: „Das sollten wir am Dienstag im Meeting klären.“
Mitarbeiter sind von ihrem Naturell her unterschiedlich kommunikativ. Manche möchten viel kommunizieren, andere wiederum nur das Nötigste. Passen Sie Ihren Kommunikationsstil an und spiegeln Sie Ihre Mitarbeiter entsprechend.
Eine gute Kommunikation ist auch von der Tagesform abhängig. Prüfen Sie vor wichtigen Gesprächen, ob Sie „gut drauf“ sind. Wenn nicht, sollten Sie versuchen, diese Termine zu verschieben.