GemeinkostenwertanalyseKosten senken am Beispiel Vertrieb

Sie sind als Führungskraft für den Vertrieb Ihres Unternehmens verantwortlich und befinden sich in folgender Situation:

• Ihre Branche und Ihr Unternehmen stehen unter Druck und somit auch der Vertrieb Ihres Unternehmens.
• Die Märkte sind transparent.
• Die Unterscheidungsmerkmale bei Produkten und Dienstleistungen werden immer geringer.
• Der Preis ist das Hauptentscheidungskriterium bei der Akquise von Aufträgen; der Wettbewerb wird damit immer ausgeprägter.
• Die Vertriebskosten sind jetzt schon viel zu hoch.

Zudem hat Ihre Unternehmensleitung gerade ein umfangreiches Investitionsprogramm verabschiedet, was Sie in die Pflicht nimmt, die Umsätze erheblich erhöhen zu müssen. Für eine gute Auslastung der zusätzlich geschaffenen Kapazitäten ist eine Steigerung der Umsatzerlöse von 35 Prozent notwendig. Wie können Sie diesen Anforderungen gerecht werden?

Die Gemeinkostenwertanalyse beschreibt ein von der Unternehmensberatung McKinsey Anfang der 1970er Jahre in den USA entwickeltes Verfahren zur Evaluierung und Umsetzung von Einsparungspotenzialen in den Verwaltungsbereichen eines Unternehmens. Bei der Gemeinkostenwertanalyse kommen neben den klassischen Disziplinen der Wirtschaftswissenschaften wie Kostenrechnung, Controlling und Finanzen weitere Applikationen wie Kreativitätstechniken, Workshops, Beobachtung und REFA-Verfahren zur Anwendung.

Die Gemeinkostenwertanalyse versteht sich als Reorganisationsprojekt für einen definierten Verwaltungsbereich eines Unternehmens mit dem Ziel, eine Senkung der Kosten durch den Abbau nicht zielgerichteter Leistungen und/oder durch rationellere Aufgabenerfüllung zu erreichen. Dabei wird für die zu optimierende Unternehmenseinheit ein Kostensenkungspotenzial von 40 Prozent vorgegeben. Mit dieser hohen Vorgabe sollten bewusst viele und kreative Einsparungsideen gewonnen werden. In der Fachliteratur werden der Gemeinkostenwertanalyse folgende Vorteile zugerechnet:

• Verbesserungspotenzial geht über reine Kostensenkung hinaus.
• Erhöhung der Schlagkraft der Organisation.
• Verstärkung des Kosten-Nutzen-Denkens im Unternehmen.
• Aktivierung des im Unternehmen vorhandenen Innovationspotenzials.
• Relativ schnelle Realisierung und Wirkung der Einsparungskonzeption.
• Systematisches, schnelles und zielführendes Verfahren.
  

Bei Durchführung der Gemeinkostenwertanalyse für den Bereich Vertrieb müssen die Vertriebsorganisation und bereichs- und abteilungsübergreifend alle Prozesse, die den Vertrieb betreffen, kritisch hinterfragt werden. Hier folgt ein Auszug aus den relevanten Fragestellungen:

Arbeit des Vertriebsaußendienstes

• Arbeitet der Vertriebsaußendienst effizient und effektiv?
• Können die Verkäufer deutlich mehr als 25 Prozent ihrer Arbeitszeit für direkte Kundenkommunikation einsetzen?
• Wie kann der Anteil auf 75 Prozent Kundenkontakt erhöht werden?
• Welche Geschäftsreisen und Kundenbesuche sind nicht zielführend und können ganz eingespart werden?

Kommunikation im Vertrieb

• Sind die Abläufe und Kommunikationswege zwischen allen am Vertrieb beteiligten Mitarbeitern effizient?
• Stimmen die Abstimmungen und Strukturen im Zusammenspiel zwischen Verkaufsaußendienst, Vertriebsinnendienst, Projektmanagement und Auftragssachbearbeitung?
• Sind diese lückenlos und effizient?
• Welche Kommunikationswege und -lösungen vereinfachen dieses Zusammenspiel?

Wissen über Kunden

• Greifen alle beteiligten Unternehmensbereiche auf eine gemeinsame Kunden-Wissensdatenbank (CRM) zu?
• Ist CRM nicht nur eine Software, sondern eine vom Topmanagement vorgelebte Geisteshaltung im Unternehmen?

Gestaltung der Akquise- und Angebotsphase

• Werden in der Akquise- und Angebotsphase die Anliegen der Kunden gewissenhaft erfasst und abgearbeitet?
• Werden die Angebotsunterlagen kundenindividuell und trotzdem effizient erstellt?

Umgang mit Kundenanfragen

• Entsprechen die Reaktionsgeschwindigkeit und die Qualität bei der Beantwortung von Kundenanfragen und -wünschen der Erwartung der Kunden?
• Ist dies möglich, ohne die Vertriebskosten weiter steigern zu müssen?
  

Struktur des Vertriebs

• Entspricht die heutige Vertriebsorganisation noch den Erwartungen der B2B-Kunden?
• Müssen und können nicht andere Vertriebsstrukturen aufgesetzt werden, um die Bedürfnisse des Kunden besser bedienen zu können und gleichzeitig Einsparungen bei den Vertriebskosten zu erzielen?

Diese und andere Fragen müssen abgearbeitet werden. Nach der Untersuchung der am Vertrieb beteiligten Kostenstellen und nach mehreren internen Workshops können dank der Gemeinkostenwertanalyse erhebliche Einsparungspotenziale durch das Aufsetzen einer neuartigen Vertriebsorganisation erarbeitet werden.

Wie auch schon aus den oben aufgeführten Fragestellungen ersichtlich wird, dürfen bei der Ermittlung der Kosteneinsparungspotenziale die Möglichkeiten der Umsatzsteigerung nicht beeinträchtigt werden. Es müssen vielmehr Aspekte wie Kundenorientierung, Kundenreaktionsmanagement, Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und Kundenrückgewinnung verstärkt werden – ohne die erzielten Einsparungen zu gefährden.

In persönlichen Gesprächen sollten Befragungen von Kunden der verschiedenen Kategorien (ABC-Klassifizierung) durchgeführt werden. Wie sind deren Erwartungen an einen optimalen Vertrieb und eine optimale Kundenbetreuung? Dabei wird die Erkenntnis und ein daraus folgender Lernprozess einsetzen, der aufzeigt, dass sich die Wünsche der B2B-Kunden an die Vertriebsabteilungen ihrer Lieferanten grundlegend geändert haben.

Die bestehenden klassischen Vertriebsorganisationen können diesen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Es muss ein neues Kundenverständnis erkannt und erarbeitet werden. Diese Erkenntnisse und die Erwartungen der B2B-Kunden müssen dann den Grundstein bilden für ein Kundenerwartungs- und Kundenbegeisterungsmanagement. Dieses muss den Einzug in die obersten Unternehmensziele erhalten. Die gesamte Vertriebsorganisation und alle Vertriebsprozesse müssen danach neu ausgerichtet werden.

Trotz einer intensiv gelebten Ausrichtung auf ein neues Kundenverständnis und der Zielvorgabe für eine deutliche Umsatzsteigerung sind durch die Anwendung der Gemeinkostenwertanalyse Einsparungen bei den Verkaufs- und Vertriebskosten möglich. Ein Einsparungspotenzial von 40 Prozent der Vertriebskosten eines B2B-Unternehmens ist realistisch.