Geschäftsreise7 Tipps zur Einführung von Bleisure Travel

Bleisure Travel (Business + Leisure Travel) ermöglicht Geschäftsreisenden, an den Business-Aufenthalt noch mindestens einen Tag Urlaub anzuhängen. Wie Sie dieses Instrument der Mitarbeiterbindung in Ihrem Unternehmen einführen.

Bleisure Travel ist die Kombination aus Geschäftsreise und Urlaubsreise (Business + Leisure). Bleisure Travel ermöglicht Geschäftsreisenden, an den Business-Aufenthalt noch mindestens einen Tag Urlaub anzuhängen. Auch das Unternehmen profitiert. Es nutzt diese Maßnahme als wertvolles Instrument zur Mitarbeiterbindung.

Bei der Einführung von Bleisure Travel sollten Unternehmen die Belegschaft frühzeitig einbeziehen und sich insbesondere mit den rechtlichen Hürden auseinandersetzen. Sieben Tipps zur Einführung von Bleisure Travel im Unternehmen.

1. Bedarf bei Mitarbeitern erfragen

Vor der Einführung sollten Unternehmen klären, ob bei den Mitarbeitern der Wunsch nach einer Kombination von Geschäftsreise und Urlaubstagen vorhanden ist. Dies kann beispielsweise im Rahmen der jährlichen Mitarbeiterbefragung oder in einer gesonderten Umfrage geschehen.

2. Alle beteiligten Bereiche im Unternehmen integrieren

Ist die Entscheidung gefallen, holen die Initiatoren (meist die HR-Verantwortlichen) die weiteren Beteiligten ins Boot. Dazu gehören zwingend die Rechtsabteilung und die Unternehmenskommunikation, aber auch das Controlling und die IT sowie gegebenenfalls externe Dienstleister. Bei einem Thema wie Bleisure Travel, das auch stark die Unternehmenskultur widerspiegelt, ist es ratsam, auch die Geschäftsführung miteinzubeziehen.

3. Reiserichtlinien für Bleisure Travel festlegen

Bleisure Travel setzt Vertrauen zwischen dem Arbeitgeber und den Mitarbeitern voraus. Doch ohne Richtlinien geht es nicht. Vertrauen und klare Regeln müssen jedoch kein Widerspruch sein. Grundlegende Fragen sollten vorab geklärt werden, um Streitigkeiten zu vermeiden. Wie definiert das Unternehmen einen Arbeits- bzw. Urlaubstag? Was passiert, wenn ein geschäftlicher Termin nur zweistündig angesetzt ist und der Rest des Tages zur freien Verfügung steht? Jedes Unternehmen kann die Richtlinien verfassen, die am besten zu den Bedürfnissen und Wünschen des Unternehmens und der Mitarbeiter passen. Allgemeingültige Regeln gibt es nicht.

4. Kostentransparenz herstellen

Wer bezahlt was? Die Kostenaufteilung sollte von Anfang an feststehen, sodass keine Unsicherheiten bei den Mitarbeitern entstehen. Eine gute Lösung für beide Seiten kann es sein, wenn der Arbeitgeber den Hin- und Rückflug, Bahnkosten oder Kilometergeld und alle weiteren geschäftlichen Ausgaben übernimmt und der Mitarbeiter für alle privaten Aufwendungen aufkommt. So wird Bleisure Travel nicht zur Kostenfalle und der Arbeitgeber rechnet maximal mit gleichbleibenden Ausgaben.

5. Rechtliche Aspekte berücksichtigen

Wann ist der Mitarbeiter über die Firma versichert – und wann nicht? Ein Aspekt, der zwingend mit der Rechtsabteilung besprochen und an die Mitarbeiter via Richtlinien offengelegt werden sollte. Unternehmen müssen auch Haftungsrisiken beachten, wenn zum Beispiel Mitarbeiter in der freien Zeit riskante Freizeitaktivitäten unternehmen. Der Nachweis einer eigenen Versicherung, die Risiken während der freien Tage abdeckt, ist deshalb für Mitarbeiter unabdingbar. Zudem ist es wichtig, im Vorfeld klarzustellen, dass Kosten für Angehörige nicht übernommen werden. Auch steuerliche Auswirkungen bedürfen einer Diskussion. Zum Beispiel der geldwerte Vorteil, wenn der Arbeitgeber auch für privaten Kosten aufkommen möchte.

6. Reisezeit und -kosten sauber trennen

Bei gemischten Reisen muss der Urlaub klar von der Dienstreise abgegrenzt werden, um die betrieblich veranlassten Kosten steuerlich absetzen zu können. Für Bleisure Travel sollten geschäftliche und private Ausgaben stets getrennt werden. Private Kosten müssen auf eigene Rechnung und mit einem separaten Zahlungsmittel beglichen werden. Wichtig ist es, alle Belege für das Finanzamt aufzuheben. Fehlen die Auflistung oder Belege, wird es schwer, die exakte Trennung der Kosten aufzuzeigen. Auch die Arbeitszeit am Zielort sollte genau dokumentiert werden. Die exakte Arbeitszeit ist erforderlich, um die gegebenenfalls anfallende Vergütung von Überstunden zu regeln und die Einhaltung der Arbeitszeitgrenzen zu wahren.

7. Transparenz herstellen

Mangelnde Transparenz in der Vorgehensweise erstickt die Wirkung von Bleisure Travel im Keim. So ist ein transparenter Kommunikationsprozess von der ersten Befragung der Belegschaft bis zur Umsetzung und Durchführung unabdingbar.

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