GeschäftswagenFahrtenbuch bei privater Nutzung des Firmenwagens richtig führen

Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch steuerrechtlich anerkennt, muss es bestimmte Anforderungen erfüllen.
Von Alexandra Neidhardt

Ein Fahrtenbuch kann einem Arbeitnehmer, der den Dienstwagen auch privat nutzt, steuerliche Vorteile gegenüber einer pauschalen Versteuerung bringen. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, muss es bestimmte Anforderungen erfüllen und ordnungsgemäß geführt werden.

1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Privatanteil beim Geschäftswagen zu versteuern:

  • pauschale Versteuerung mit der 1-Prozent-Regelung
  • Versteuerung der tatsächlichen Fahrzeugkosten bei Führen eines Fahrtenbuchs

Bei der 1-Prozent-Regelung spielt die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs keine Rolle. Als geldwerter Vorteil wird pro Monat 1 Prozent des Brutto-Listenpreises des Neufahrzeugs versteuert. Der tatsächliche Wert des Fahrzeugs spielt keine Rolle. Selbstständige können diese Methode nur wählen, wenn sie das Fahrzeug zu über 50 Prozent betrieblich nutzen.

Für die Versteuerung der tatsächlichen Kosten muss der Anteil der privaten Nutzung mit einem Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Das Führen des Fahrtenbuchs lohnt sich steuerlich vor allem, wenn wenige private Fahrten gemacht werden. Allerdings verursacht das Führen eines Fahrtenbuchs einen erheblichen Aufwand.

Die gewählte Art der Versteuerung kann nur zum Jahresbeginn oder bei Fahrzeugwechsel geändert werden.

Handschriftlich oder elektronisch?

Das Fahrtenbuch kann handschriftlich geführt werden. Gedruckte Vorlagen gibt es im Handel. Wichtig ist, dass beim Fahrtenbuch nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest deutlich als solche erkennbar sind. Damit sind selbst ausgedruckte Vorlagen und lose Blätter ausgeschlossen. Das Fahrtenbuch muss als gebundenes Buch geführt werden.

Als Excel-Dokument kann das Fahrtenbuch nicht geführt werden. Ein Excel-Dokument ist nicht manipulationssicher. In einem Excel-Dokument können Daten nach der Eingabe einfach verändert werden. Das Finanzamt erkennt ein Fahrtenbuch als Exel-Datei nicht an.

Elektronische Fahrtenbücher sind zulässig, wenn die steuerlichen Anforderungen eingehalten werden. So muss auch beim elektronischen Fahrtenbuch das nachträgliche Ändern der Daten verhindert oder dokumentiert werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch, zum Beispiel als Smartphone-App, erleichtert die Dateneingabe und die Auswertung. Allerdings muss man sich um den Datenschutz Gedanken machen: Welche Daten werden gespeichert, wo werden die Daten gespeichert und wie lange?

Was muss im Fahrtenbuch stehen?

Bei einer privaten Fahrt muss im Fahrtenbuch nur das Datum und die zurückgelegte Distanz vermerkt werden. Auch bei einer Fahrt zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte genügt das Datum und die Kilometerangabe.

Bei betrieblich veranlassten Fahrten sind mehr Angaben nötig. Für jede dienstliche Fahrt sind mindestens folgende Angaben erforderlich:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
  • Abfahrtsort und genaue Anschrift des Ziels
  • bei Umwegen die Reiseroute
  • Reisezweck
  • Name des aufgesuchten Geschäftspartners

Wie muss das Fahrtenbuch geführt werden?

Der Eintrag im Fahrtenbuch muss zeitnah an die jeweilige Fahrt erfolgen. Nachträgliche Änderungen der Angaben sind unzulässig oder müssen dokumentiert werden. Dienstliche und betriebliche Fahrten sind klar zu trennen. Die Einträge müssen fortlaufend erfolgen. Das Fahrtenbuch sollte also unmittelbar nach jeder Fahrzeugnutzung geführt werden.

Bei dienstlichen Fahrten sollte der Grund der Fahrt genau benannt werden. Eine allgemeine Angabe wie „Kunden­besuch“ ist nicht ausreichend. Alle Angaben sollten auch für Außenstehende verständlich sein. Werden Abkür­zungen verwendet für Fahrtziele oder -zwecke, dann müssen die Abkürzungen auf einem beigefügten Blatt erläutert werden.

Wodurch wird das Fahrtenbuch ungültig?

Wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt, wird automatisch die 1-Prozent-Regel angewendet. Wer das Fahrtenbuch wissentlich oder versehentlich falsch führt, riskiert steuerliche Nachteile.

Schummeleien und Unstimmigkeiten erkennt das Finanzamt vor allem bei einer Betriebsprüfung. Bei der Prüfung können die Daten im Fahrtenbuch leicht mit anderen Angaben verglichen werden, zum Beispiel mit Tankbelegen oder Werkstattrechnungen.

Auch wer Fahrten nicht unmittelbar nach der Fahrt einträgt, kann sich verdächtig machen. Wenn mehrere Fahrten auf einmal eingetragen werden, sieht das Schriftbild anders aus. Geschätzte und erfundenen Daten lassen sich mit statistischen Methoden sichtbar machen. Ob Vorsatz oder Nachlässigkeit: Das Finanzamt wird das Fahrtenbuch nicht anerkennen, wenn es daran zweifelt, dass es ordnungsgemäß geführt wurde.

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