GewerbemieteWorauf Firmen bei Immobilienverwaltern achten sollten

Für Unternehmen, die Gewerbeflächen beziehungsweise Gewerberäume angemietet haben, ist deren Verwaltung von besonderer Bedeutung. Dabei geht es um die Fragen, was eine Hausverwaltung dabei erledigen muss oder sollte und welche Kosten dafür anfallen. Es gilt, sich schon im Rahmen des Mietvertrags für neue Betriebsflächen oder Gewerberäume auch mit diesem Geschäftspartner zu befassen. Denn seine vom Eigentümer der Gewerberäume vorgegebene Tätigkeit wird in der Position „Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung“ auch Teil der Vereinbarung über die Neben- und Betriebskosten.

Während solche Kosten bei der Anmietung von Wohnraum nicht auf den Mieter abgewälzt werden dürfen, ist das in der Gewerbeflächenvermietung sehr wohl möglich und auch üblich. Die Kosten der Hausverwaltung muss meist der Mieter tragen und mit den Betriebskosten-Vorauszahlungen begleichen. In der Regel wird pauschal ein bestimmter Prozentsatz der jährlichen Netto- oder Bruttomiete berechnet. Wie der Bundesgerichtshof (BGH) bereits in einer Entscheidung feststellte, gilt selbst eine Belastung in Höhe von 5,8 Prozent einer Jahresnettomiete nicht als überraschend und in ihrer Höhe nicht als sittenwidrig.

Doch viele Unternehmen kümmern sich bei den Verhandlungen über die Anmietung neuer Räumlichkeiten oder Betriebsflächen oft nicht ausreichend um die Rolle der Hausverwaltung und die dadurch entstehenden Kosten. Was das bedeuten kann, zeigt ein Beispiel: Allein die Position der Hausverwaltungskosten für eine Büromietfläche von 500 m² und einer vereinbarten Nettomiete von 20 Euro pro m² ergibt bei einer Pauschale von 3,5 Prozent der Nettomiete bereits eine Jahresbelastung von 4.200 Euro. Ganz zu schweigen von der Frage, welche Aufgaben die Hausverwaltung dafür zu erbringen hat. Denn es geht nicht nur um die Finanzen. Auch die Infrastruktur rund um die gemieteten Gewerberäume und ihre tägliche betriebsbereite Nutzung sind wichtige Faktoren für das Unternehmen und setzen klare Zuständigkeiten voraus.

Welche Leistungen in den Verwaltungskosten einer Hausverwaltung stecken, wird daher am ehesten durch die Vorlage des Verwaltervertrags transparent. Der Blick ins Gesetz hilft für die Klärung des Anforderungsprofils einer Hausverwaltung indes wenig.

Insgesamt existiert (noch) kein gesetzlich definiertes Berufsbild, das die Anforderungen an den Haus- beziehungsweise Immobilienverwalter und dessen Leistungen definiert. In Teilbereichen, nämlich in der Wohneigentumsverwaltung, wird sich dies aber ändern. Mit der Änderung der Gewerbeordnung werden für Wohnungseigentumsverwalter und gewerblich tätige Immobilienmakler erstmals Berufszulassungsregelungen und eine Erlaubnispflicht eingeführt. Voraussetzung sind neben der erforderlichen Zuverlässigkeit und dem Nachweis geordneter Vermögensverhältnisse auch ein Sachkunde-Nachweis sowie eine angemessene Berufshaftpflichtversicherung. Keine Sachkundeprüfung benötigt zukünftig derjenige, der über eine mindestens sechsjährige ununterbrochene selbstständige Tätigkeit als Wohnungseigentumsverwalter verfügt.

Aber: Für die Verwaltung von gewerblichen Immobilien außerhalb des Wohnungs- und Teileigentums gelten die künftigen Vorschriften allerdings nicht. Wenn auch der Markt heute schon eine qualifizierte Berufsausbildung der Immobilienverwalter erfordert und dies von vermietenden Unternehmen immer mehr beachtet wird. Desgleichen kann und sollte auch der gewerbliche Mieter auf solche Qualifizierungen achten und sie als Bestandteil des Gewerbemietvertrags ansehen.

Wer als Nutzer von Gewerberräumen auf einen professionellen Verwalter oder bereits auf seine Bestimmung Einfluss nehmen will, kann sich an der nachfolgenden Checkliste orientieren:

• Ausbildung möglichst als Kaufmann beziehungsweise Kauffrau der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft oder vergleichbarer Abschluss
• Sachkunde-Nachweis und Dauer der Tätigkeit als Verwalter
• Vorlage des Verwalter-Vertrags und einer Muster-Abrechnung sowie der Regelungen zur Abgrenzung der Grundleistungen und der besonderen Aufgaben
• Erklärung des Versicherers zu einer angemessenen Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für die verwalteten Objekte sowie zu einer Vertrauensschaden-Versicherung
• Verwaltungsunternehmen ist Ausbildungsbetrieb; die Weiterbildung im Unternehmen des Verwalters gehört zum Profil
• Verwalter ist Mitglied eines Immobilienverwalterverbandes mit Berufsordnung (einschließlich Compliance-Regelungen)
• Referenzliste mit Erläuterungen zu den verwalteten Objekten

Wer als Gewerberaumnutzer Verwaltungskosten bezahlen soll, der sollte die wesentlichen zu erbringenden Leistungen kennen. Unstrittig ist nämlich, dass deren Kosten bei ausreichender Transparenz der Leistungserfüllung dann auch auf den Gewerbemieter abgewälzt werden können. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Elemente des „Anforderungsprofils an die allgemeine kaufmännische Geschäftsführung“ einer Hausverwaltung auf, abhängig von der konkreten Situation eines Gewerbemietobjekts:

• Abschluss, Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen; nicht jedoch die Anbahnung und das Führen von Mietvertragsverhandlungen

• Überwachung des Zahlungsverkehrs nach Absprache mit dem Auftraggeber, Miet- und Nebenkosteninkasso, Ermittlung der Mietersalden, Mahnwesen, Anpassungen der Miethöhe

• Verwaltung der Sicherheitsleistungen und Überwachung mietvertraglicher Instandhaltungs- und Instandsetzungsverpflichtungen einschließlich Schönheitsreparaturen

• Abschluss, Auflistung und Überwachung von Wartungs- und Pflegeverträge und deren Termine und Fristen nach Weisung des Auftraggebers

• Überwachung des Hausmeisters, der für das Mietobjekt vor Ort zuständig ist, und sonstiger Dienstleister in Abstimmung mit dem Auftraggeber

• Abschluss von Versicherungsverträgen
  Abwicklung von Versicherungsfällen

• Übergabe und Übernahme der Mietsache bei Beginn und Beendigung des jeweiligen Mietverhältnisses einschließlich zu erstellender Protokolle

• Nebenkostenerfassung, Erstellung und fristgerechter Versand der Abrechnungen, Zählerstanddokumentation

• Schlüssel- beziehungsweise Codekarten-Verwaltung

Besonders gründlich muss sich ein Unternehmen als Mieter von Gewerberäumen mit den Leistungen eines Immobilienverwalters befassen, wenn dieser zusätzlich auch die Kosten des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements tragen soll. Dies wären dann zusätzliche Kosten für Maßnahmen des Facility Managements. Überschneidungen kommen hier häufig vor und sollten deshalb besonders beachtet werden.

Man sollte sich auch zu diesen Leistungsbildern die entsprechenden Vereinbarungen mit den Dienstleistern vorlegen und insbesondere bestätigen lassen, dass keine Überschneidungen und Doppelbelastungen vorliegen. Die höchstrichterliche Rechtsprechung ist zwar wenig konsequent in der Frage, ob das Leistungsbild eines Dienstleisters als transparent oder als nicht transparent und damit als überraschend oder als nicht überraschend anzusehen ist. Jedoch haben es letztendlich die Parteien bei den Vertragsverhandlungen selbst in der Hand zu definieren, wie weit die Erörterungen über den Inhalt einzelner Klauseln gehen sollen.

In jedem Falle ist es angesichts fehlender formeller Zugangsvoraussetzungen im Gewerbemietbereich wichtig, sich die Zugehörigkeit des Immobilienverwalters zu einem anerkannten Berufsverband bestätigen zu lassen. Oft sind in den Berufsordnungen der Verbände neben allgemeinen Grundsätzen über ein ordnungsgemäßes kaufmännisches Verhalten auch wichtige Mitgliederhinweise oder -verpflichtungen zu finden, wie etwa zu einer angemessenen Vermögensschadenhaftpflicht oder einem Vertrauensschadens-Schutz. Das gilt auch für die Unterwerfung unter eine außergerichtliche Streitschlichtung oder eine Schiedsgerichtsbarkeit. Auch dadurch kann die Transparenz und das Vertrauen in die von Immobilienverwaltungen zu erbringenden Dienstleistungen gesichert werden – im Interesse des Auftraggebers wie auch des Nutzers einer Gewerbeimmobilie.