Gute Gründe für VoIPOptimale Migration, Investitionssicherheit und flexible Betriebsmodelle

Die zahlreichen Vorteile von VoIP tragen dazu bei, dass immer mehr Unternehmen auch in Zukunft auf die Internettelefonie umsatteln werden.

So ist IP-Kommunikation nicht bloß ein Upgrade des Telefonsystems, sondern ein strategisches Investment. Genauso sah es auch die DAK, als sie auf eine neue Multi-Service-Plattform umstieg. Rund 4 Millionen Euro pro Jahr werden so eingespart.

„Der größte Vorteil liegt darin, dass durch die Integration von Sprache und Daten die Verbindung zwischen Telefon und Bildschirm möglich geworden ist“,

erklärt Andreas Strausfeld, CIO bei der DAK. Im Rechenzentrum werden die gespeicherten Kundendaten bei der Annahme des Anrufs direkt auf den Monitor des jeweiligen Beraters eingeblendet, ganz gleich, in welcher Servicestelle er sitzt. Damit ist jeder Mitarbeiter sofort über seinen Gesprächspartner informiert.

„Das erhöht die Kundenfreundlichkeit und verkürzt die Bearbeitungszeit“,

freut sich Strausfeld. Innovationsgeist, der belohnt wird: 2006 war die DAK, deutschlandweit mit 14.000 Mitarbeitern und 6,2 Millionen Kunden, Testsieger in den Kategorien Leistung und Service bei ÖKO-TEST.

Hohe Investitionssicherheit

IP-Telefonie kann grundsätzlich mehr als das klassische Telefonnetz. Es geht nicht mehr allein um die Bereitstellung einer freien Telefonleitung. VoIP optimiert Prozesse, erhöht die Produktivität sowie Kundenzufriedenheit und senkt die Kosten. Aber nicht nur innerhalb der Geschäftsprozesse können Kosten eingespart werden.

Gründe für die hohe Investitionssicherheit von VoIP:

die flexible Architektur
geringere Kosten durch die Unterstützung von Filialen über ein IP-LAN oder -WAN von einem zentralen Standort aus anstelle der Bereitstellung eines eigenen Telefoniesystems
geringere Betriebskosten für Auslandsgespräche und -faxe über IP-Netzwerke
bessere Nutzung der Bandbreite bei Gesprächen, Faxen und Messaging, was dazu beiträgt, LAN- und WAN-Datenstaus im Firmennetzwerk zu mindern
geringere Investitionen des Unternehmens in Ausrüstung und verminderte Kosten für Netzwerkverwaltung/-unterstützung
verminderte Systemverwaltungskosten in Zusammenhang mit der Verlegung, Ergänzung und Änderung von Endnutzern

Investitionen in VoIP lohnen sich fast immer: So ergibt sich nach Schätzungen im Vergleich zu einem herkömmlichen TDM pro Verlegung, Ergänzung oder Änderung eine Kostenersparnis von 40 bis 80 Euro pro IP-Telefon.

Sanfte oder harte Migration?

Da bleibt eigentlich nur noch die Frage, auf welche Art und Weise ein Unternehmen auf VoIP umstellt. Allerdings ist die nicht ganz so einfach zu beantworten. Denn nicht nur die Migration auf die Internettelefonie kann sehr unterschiedlich vonstattengehen, auch eine Vielfalt an Technologien und Diensten stehen zur Verfügung. Deshalb sind Variablen, wie die bereits bestehende Infrastruktur, Vereinbarungen mit Dienstanbietern, die Verfügbarkeit von notwendigem Know-how im Unternehmen und die spezifischen Bedürfnisse, ausschlaggebend.

Grundsätzlich wird zwischen einer sanften und einer harten Migration unterschieden. Bei einem sanften Einstieg wird ein IP-System in die alte Anlage integriert. Es entsteht eine Hybrid-Lösung. Diese Variante bietet sich besonders dann an, wenn das Unternehmen noch an Verträge anderer Anbieter gebunden ist. Bei der harten Alternative wird die gesamte Sprachkommunikation ersetzt. Allerdings ist die erste Variante wirtschaftlicher.

Der Wechsel zu VoIP geschieht dabei schrittweise. Unternehmen können ihre bestehenden TK-Anlagen weiterhin nutzen und ersparen sich die Anschaffung neuer. Auch können sie so die Vorteile der Internettelefonie nutzen, ohne ihre bisherigen Anlagen von einem auf den anderen Tag vollständig abschreiben zu müssen.

Dabei sollten zur vollständigen Migration des klassischen Netzes sogenannte Multi-Service Access Nodes (MSAN) im Festnetz genutzt werden. Der MSAN-Knoten überträgt nicht nur Highspeed-Internet (ADSL2+, VDSL2, PON etc.). Er hat zusätzlich die Aufgabe, die klassischen Dienste zu migrieren. So kann zum Beispiel der Anschluss für ein Drehscheibentelefon oder die getaktete ISDN-Nebenstellenanlage ohne Weiteres auf VoIP umgestellt werden. Die drahtlose Anbindung von Teilnehmern wird beispielsweise per WiMax-Funksystem realisiert.

Aus der Praxis: Direkt auf VoIP umgestiegen

Ein Beispiel für eine harte Migration bietet die der Commerzbank-Arena. In nur vier Wochen wurden das gesamte LAN, die Telefonielösung und alle Wireless-LAN-Komponenten durch ein neues Netzwerk ersetzt. „Das neue System führt LAN, Sprache und WLAN in einem einzigen Datennetz zusammen, das einfach und kostengünstig gemanagt werden kann“ , erklärt Sascha Busse, Geschäftsführer der Goalgetter GmbH.

An das Netz sind auch die Mieter in der Commerzbank-Arena mit ihren an sich autarken Netzen angeschlossen. VoIP-Telefone sind jetzt im ganzen Stadion nutzbar. Die Arena verfügt über rund 3.000 Ports, ca. 300 Telefone sind im Normalbetrieb aktiviert. „Dadurch, dass nur noch der Support für ein Netz gebraucht wird, sind die Wartungs- und Betriebskosten gesunken“, resümiert Busse.

Das passende Betriebsmodell wählen

Neben der Art der Migration sollte über das Betriebsmodell nachgedacht werden. Grundsätzlich bietet VoIP hier eine größere Vielfalt als herkömmliche Telekommunikationsanlagen. So kann, anstatt eine VoIP-Anlage komplett selbst zu betreiben, ein Dienstleister hinzugezogen werden. Dieser kann alternativ nur die Wartung und den Betrieb übernehmen oder aber auch die gesamte Infrastruktur zur Verfügung stellen. Im letzteren Fall stehen im Unternehmen selbst dann nur noch die VoIP-Endgeräte. Mit diesen so genannten „Hosted Modellen“ entfällt ein Großteil der Infrastrukturinvestitionen.

Dabei ermöglicht eine Centrex-Lösung durch die Mehrfachnutzung der Kommunikationsinfrastruktur des Dienstleisters zusätzliche Kosteneinsparungen. Bei einer IP-PBX-Lösung steht dagegen für jedes Unternehmen ein eigener Server beim Dienstleister bereit. „Hosted Services“ sind besonders für Unternehmen mit einfachen Anforderungen geeignet. Bei komplexeren Bedarfssituationen oder wenn absolute Vertraulichkeit gewährleistet werden muss, sind eher unternehmensbezogene Betriebsmodelle zu empfehlen.

Dieser Artikel wurde von der nextbusiness-IT Redaktion erstellt. „nextbusiness-IT – Exzellenz im Mittelstand“ ist eine bundesweite Leitthemenkampagne für den Mittelstand, die unter anderem die „Bibliothek des modernen IT-Wissens“ für den Mittelstand herausgibt. Diese Bibliothek können Sie hier kostenlos anfordern.

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