Händler, Dienstleister, GastronomenWelche Fragen Sie in der Gründungsphase beantworten sollten

Wer sein eigenes Unternehmen gründet, muss einige Kennzahlen in der Gründungsphase beachten. Fünf Fragen, die Sie klären sollten, damit die Unternehmensgründung gelingt.
Von Christoph Zhu

Jede Unternehmensgründung beginnt mit einer besonderen Geschäftsidee und einem durchdachten Businessplan. Auf welche Kennzahlen kommt es in der Gründungsphase von kleinen und mittleren Unternehmen der Handelsbranche, Dienstleistern und Gastronomen an?

Businessplan als Kompass für die Unternehmensgründung

Ein Businessplan enthält alle wichtigen Informationen zu Ihrer Geschäftsidee sowie einen detaillierten Finanz- und Zeitplan. Für die Existenzgründung und in der Anfangsphase Ihrer unternehmerischen Tätigkeit ist der Businessplan ein Kompass, der die Richtung vorgibt.

Beantworten Sie die folgenden Fragen und halten Sie die Informationen dazu in Ihrem Businessplan fest:

1. Wie viel Umsatz muss ich erwirtschaften, damit sich mein Geschäft lohnt?

Um diese Frage beantworten zu können, müssen Sie sich zunächst die Kostenseite Ihrer Geschäftsidee anschauen. Prüfen Sie im ersten Schritt: Welche Kosten fallen vor der Inbetriebnahme Ihres Geschäfts an? Schlüsseln Sie die Kosten für Ausstattung und Materialien, für Geräte und Personal auf. Denken Sie auch immer daran, Ihren eigenen Lohn fest in die Kalkulation einzuplanen. Dieser Punkt wird bei der Unternehmensgründung oft vergessen. Können Sie diese Anlaufkosten aus eigenen Mitteln decken oder brauchen Sie eine Finanzierung?

Dann klären Sie, welche Kosten nach Inbetriebnahme Ihres Geschäfts anfallen. Schlüsseln Sie die Kosten für Miete, Materialien, Personal inklusive Ihres eigenen Lohns, für die Instandhaltung sowie für Reparaturen auf. Achten Sie darauf, dass Sie vorausschauend planen: Welche größeren Investitionen könnten in den nächsten drei bis fünf Jahren auf Sie zukommen?

Auf dieser Grundlage gewinnen Sie einen Überblick über die Vorlaufkosten und die laufenden Kosten Ihrer Geschäftsidee. Jetzt können Sie kalkulieren, wie viel Umsatz Sie generieren müssen, um langfristig rentabel zu sein. Dieser ergibt sich aus den Kosten und einem erwarteten Gewinn, den Sie erwirtschaften wollen.

Beachten Sie: Manche Geschäftsideen sind mit hohen Vorlaufkosten verbunden. Das heißt, dass das Unternehmen im ersten Jahr wahrscheinlich nicht rentabel arbeitet. Wichtig ist, dass Sie zu jedem Zeitpunkt liquide sind, also Ihre anfallenden Kosten und Auszahlungen decken können. Dafür brauchen Sie am besten jederzeit einen Überblick über Ihren tatsächlichen Umsatz.

2. Wie plane ich den Einsatz meines Personals?

In der Gründungsphase können Sie noch nicht sicher wissen, sondern nur annehmen, welche Tage besonders umsatzstark oder umsatzschwach sein werden. Zunächst planen Sie den Personaleinsatz also auf der Grundlage des Businessplans. Und hier genauer auf der Grundlage Ihrer Umsatzschätzung.

Später, im laufenden Betrieb, werden Sie genügend Erfahrung sammeln und können Ihren Personalplan entsprechend anpassen. Werten Sie dazu möglichst zusätzliche Kennzahlen aus. Sie können damit beispielsweise besonders verkaufsstarkes Personal identifizieren. Diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten Sie langfristig an Ihr Unternehmen binden. Berücksichtigen Sie das bei Ihrer Personalführung.

3. Wie organisiere ich mein Warenwirtschaftssystem?

Planen Sie auf Grundlage Ihres Businessplans Ihr Warenwirtschaftssystem. Hier haben Sie festgelegt, wie viel Umsatz Sie durchschnittlich erzielen – pro Tag, pro Woche, pro Monat. Daraus ergibt sich der durchschnittliche Warenkorb oder Bon Ihrer Kunden. Kalkulieren Sie anhand dieser Kennzahl, wie viel Ware Sie zur Gründung vorrätig haben müssen. Achten Sie darauf, genügend Longseller in Ihr Sortiment aufzunehmen. Das sind Waren, deren Verkauf weder verderblich (in der Gastronomie) noch von schnellen Trends und saisonalen Einflüssen (Handel) abhängt.

Im laufenden Betrieb liegt die Kunst darin, immer gerade das auf Vorrat zu haben, was Ihre Kunden wünschen. Werten Sie dazu folgende Kennzahlen aus:

Bestseller-Analyse

Sie erkennen, welche Produkte Ihre Bestseller sind. Dadurch können Sie sichergehen, dass Sie die beliebtesten Produkte Ihrer Kunden auf Vorrat haben und keinen potenziellen Verkauf verpassen.

Produktgruppen-Analyse

Von welcher Produktkategorie verkaufen Sie am meisten? Analysieren Sie, an welchen Produktgruppen Ihre Kunden besonders interessiert sind und wo Sie Ihr Angebot erweitern könnten. So finden Sie auch heraus, in welchem Bereich Sie das Sortiment verkleinern können, um Ladenhütern vorzubeugen. Das Sortiment wird so laufend optimiert.

4. Welche Zahlungsarten muss ich anbieten?

Keine Kennzahl, aber für den Umsatz entscheidend, ist die Frage, welche Zahlungsmöglichkeiten Sie als Händler, Dienstleister oder Gastronom anbieten möchten. Umsatzsteigernd ist, die Zahlungsmöglichkeit zu akzeptieren, die Ihre Kunden nachfragen. Die Kartenzahlung ist dabei eine Standard-Zahlungsmöglichkeit.

Hierfür bieten sich digitale Kassensysteme an. Welches System am besten für Sie geeignet ist, hängt von der Größe Ihres Betriebs sowie vom Platz und Handling am Zahlungsort ab. Achten Sie insbesondere auf die Anschaffungskosten sowie die laufenden Kosten und Kündigungsfristen. Berücksichtigen Sie diese Informationen in Ihrem Businessplan.

5. Wie mache ich meine Buchhaltung?

Mit der Unternehmensgründung verwirklichen Sie Ihre berufliche Vision. Im Alltag müssen Sie sich aber auch um „den Papierkram“ kümmern. Der größte Teil der Arbeitszeit in kleinen und mittelständischen Unternehmen fällt auf Aufgaben, die nicht direkt auf das Kerngeschäft einzahlen. Einen großen Teil der Aufgaben macht die Buchhaltung aus. In der Regel lohnt es sich, von Beginn an eine gute und zeitsparende Lösung zu finden.

Buchhaltung mithilfe eines digitalen Kassensystems

Digitale Kassensysteme können alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens erfassen. Sie sparen damit wertvolle Zeit. Außerdem wird sichergestellt, dass die Anforderungen des Gesetzgebers immer erfüllt sind. Ein Punkt, der ebenfalls zwingend in der Gründungsphase zu beachten ist. Auch später sind Sie so auf eine unangemeldete Prüfung vorbereitet. Manche Systeme können alle für die Prüfung notwendigen Daten per Knopfdruck auswerten, sodass Sie jederzeit die geforderten Unterlagen vorlegen können.

Buchhaltung mithilfe eines Steuerbüros

Falls Sie sich die Unterstützung eines Steuerbüros holen, ist diese Entscheidung ebenfalls viel Zeit und Geld wert. Viele digitale Kassensysteme bieten eine Schnittstelle, die den Export an ein Steuerbüro ermöglicht.

Buchhaltung selbst in die Hand nehmen

Falls Sie sich selbst um Ihre Buchhaltung kümmern, sollten Sie diese Aufgabe unbedingt regelmäßig erledigen. Halten Sie wöchentlich, mindestens monatlich Ordnung in Ihren Belegen. Alles „in einer Schuhschachtel“ zu sammeln, kostet Sie zu einem späteren Zeitpunkt unnötig viel Zeit und Nerven.

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