Home OfficeRegeln und Fallstricke für die Arbeit daheim

Unternehmen bieten das Arbeiten vom Home Office aus an, damit Mitarbeiter Familie und Beruf besser unter einen Hut bekommen. Der Arbeitgeber wiederum spart sich fixe Bürokosten. Doch die vermeintlichen Vorteile dieser Arbeitsform können schnell zu Nachteilen werden, birgt die gewohnte Umgebung doch Gefahren wie Ablenkungen oder mangelnde Absprachen mit Kollegen.

Ablenkungen, die etwa aus zu viel Kontakt mit im Haushalt lebenden Personen resultieren. Hausarbeit, die man erledigen möchte oder eine Arbeitslaune, die durch die gewohnte Umgebung nicht so richtig aufkommen mag. Ein weiterer Nachteil: Es fehlt der Weg zum Büro, auf dem wir in die Rolle schlüpfen, die wir dort ausfüllen. Dadurch fehlt es auch an der entsprechenden inneren Haltung, die wir zu unserer Arbeit einnehmen.

Auch das Internet stellt eine Ablenkungsgefahr im Home Office dar. Wer schnell etwas recherchieren will, tummelt sich dann womöglich viel zu lange im Netz, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt. Das gleiche gilt für die automatische Benachrichtigung über E-Mails. Auch schreiende Kinder oder bellende Hunde sind speziell bei Telefonaten ungünstig, schließlich repräsentiert der Mitarbeiter auch im Home Office sein Unternehmen. Ein genereller Fallstrick ist, dass Viele die Arbeit von zu Hause aus unterschätzen. Diese Art des Arbeitens muss erst einmal geübt werden.

Zum einen Regelungen über die Arbeitszeit, die sich ja an der Arbeit im externen Büro orientiert, also bei Vollzeit rund acht Stunden plus eine Dreiviertelstunde Pause. Auch die Erreichbarkeit sollten Arbeitgeber und Mitarbeiter regeln: Ist der Mitarbeiter auch telefonisch oder nur über E-Mail erreichbar? Falls telefonisch, unter welcher Rufnummer? Ebenso verhält es sich mit Pausenzeiten. Hier sollte geregelt werden, wann sich der Mitarbeiter abmelden muss, damit sich bei einem Anruf niemand wundert, wenn er nicht ans Telefon geht.

Regelungen sollten beide Seiten auch über den Arbeitsplatz treffen: Wird ein fester Heim-Arbeitsplatz eingerichtet oder erledigt der Mitarbeiter Dinge vom Notebook aus? In diesem Zusammenhang spielt auch das Thema Datensicherheit eine Rolle. Auf welche Daten im Computer oder Netzwerk hat der Mitarbeiter Zugriff? Welche Unterlagen muss oder darf er dafür aus dem Unternehmen mit an den Heim-Arbeitsplatz nehmen?

Arbeitgeber und Mitarbeiter sollten sich vor der Aufnahme der Arbeit ausführlich darüber austauschen, was im Home Office geleistet werden kann und soll und welche konkreten Erwartungen das Unternehmen an den Mitarbeiter in Bezug auf die Arbeitsergebnisse hat. Ist diese Form der Arbeit noch ungeübte Praxis im Unternehmen und wird ihr möglicherweise noch Misstrauen entgegengebracht, sollten sich Mitarbeiter und Chef vor jedem Home-Office-Tag kurz abstimmen: Welche Tätigkeiten hat sich der Mitarbeiter vorgenommen? Was hat er sich zum Ziel gesetzt? Welche Wünsche und Erwartungen hat der Chef diesbezüglich?

Je mehr der Chef mitbestimmen kann beziehungsweise je öfter er sich einbezogen fühlt, umso größer das Vertrauen. Für den Mitarbeiter gilt: Je konkreter die Ziele für den Tag formuliert werden und je klarer die To-do-Liste und ihr Umfang eingeschätzt werden, umso besser. Hier helfen Formulierungen wie etwa „Ich will mich morgen mal um den Projektplan XY kümmern“ nicht weiter. Mitarbeiter sollten sich stattdessen klare und eindeutige Aufgaben setzen: „Morgen werde ich einen Projektplan für XY erstellen. Ich will es schaffen, den Zeitstrahl mit Inhalten zu füllen, Meilensteine und Key Performance Indicators (KPI) zu definieren, Zuständigkeiten festzulegen und die Mitglieder zu den nächsten Arbeitstreffen einzuladen. Außerdem will ich die Agenda für das Kick-Off-Meeting mit dem Moderator besprechen und dann verteilen.“

An diesen Aufgaben und Zielen sollten sich Mitarbeiter auch messen lassen, damit gerade zu Beginn der Aufnahme der Arbeit im Home Office der Nutzen für alle Kollegen und den Chef erkennbar und transparent ist. In der Folge steigen die Akzeptanz für diese Arbeitsform und die Überzeugung, dass im Home Office auch tatsächlich gearbeitet wird.

Das Home Office ist grundsätzlich eher geeignet für Mitarbeiter, die sich gut selbst organisieren und motivieren können. Empfehlenswert ist ein klarer Plan, also eine To-do-Liste, was man heute erledigen möchte, und eine genaue Zielsetzung für den Tag. Damit Arbeiten, für die es längere Konzentrationsphasen, Kreativität und Ruhe braucht, nicht aufgeschoben werden, muss ein möglichst störungsfreies Arbeitsumfeld gewährleistet sein. Die Erledigung solcher Aufgaben bei gleichzeitiger Betreuung der eigenen Kinder funktioniert nur in seltenen Fällen.

Außerdem ist ein fester Rhythmus für die Erledigung der Aufgaben zu empfehlen: Morgens beginnen und dann bis zu einer ersten kurzen Pause nach rund 1,5 bis 2 Stunden arbeiten. Dabei sollten Ablenkungen und Unterbrechungen vermieden werden, also beispielsweise den Hund ausführen, private Anrufe oder auch Einkäufe.

Ob Mitarbeiter dabei mit der schwersten Aufgabe beginnen und danach die einfacheren erledigen oder umgekehrt, muss jeder für sich entscheiden. Einfach ausprobieren und beobachten, was einem liegt und welches Rezept zum Erfolg führt.