ImpatriatesRegelungen zur Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer

Der Beitrag skizziert die wesentlichen Aspekte und mögliche Fallstricke für Arbeigeber, die ausländische Arbeitnehmer kurz- oder langfristig beschäftigen.

Grundsätzlich ist die Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer in Deutschland nicht gestattet (Anwerbestopp). Der Gesetzgeber sieht jedoch im Rahmen des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG) und der Beschäftigungsverordnung (BeschV) zahlreiche Ausnahmen durch zusätzliche Vorschriften vor.

Personen anderer Nationalitäten, die in Deutschland arbeiten, benötigen in der Regel eine Arbeitserlaubnis, sofern sie keine EU-Bürger sind. Dies gilt unabhängig von der Dauer der Beschäftigung. Ein häufiger Fehler, der Unternehmen immer wieder unterläuft, betrifft die richtige Einordnung der Tätigkeit und der Aufenthaltsdauer ausländischer Mitarbeiter. Viele Personaler beantragen zum Beispiel keine Aufenthaltserlaubnis, wenn ausländische Mitarbeiter nur im Rahmen einer Dienstreise im deutschen Unternehmen eingesetzt werden. Das ist jedoch per se nicht richtig.

Geschäftsreisen werden grundsätzlich von einer Erwerbstätigkeit abgegrenzt. Die Abgrenzung erfolgt in Bezug auf die Aufenthaltszeit und die Tätigkeit.

Alle anderen Tätigkeiten, und zwar unabhängig davon, wie lange sie dauern, sind eine Erwerbstätigkeit und bedürfen damit einer Arbeitserlaubnis. So können dann beispielsweise auch Trainings, insbesondere Trainings on the Job, Beratungen, Installationen von Software, Accounting oder Controlling eine Erwerbstätigkeit sein. Für diese Tätigkeiten muss folglich ein Arbeits- und kein Geschäftsreisevisum beantragt werden.

Unternehmen, die dies nicht beachten und einen Mitarbeiter ohne gültige Arbeitserlaubnis beschäftigen, müssen Bußgelder in Höhe von bis zu 500.000 Euro pro Mitarbeiter zahlen. Solche Vergehen kommen durch Stichproben des deutschen Zolls ans Tageslicht, der das Recht hat, die Melde- und Anwesenheitslisten der Mitarbeiter von Unternehmen einzusehen.

Wichtig: Aufenthalts- und Beschäftigungserlaubnis müssen noch vor der Arbeitsaufnahme des Impats in Deutschland erteilt worden sein. Dabei kann der Antragsprozess manchmal mehrere Monate Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen. Unternehmen sollten sich deshalb frühzeitig um die Arbeitserlaubnis kümmern. Relativ schnell und unkompliziert ist die Arbeitserlaubnis für Staatsangehörige so genannter privilegierter Nationen (§ 26 BeschV):

• USA
• Kanada
• Südkorea
• Israel
• Monaco
• Australien
• Andorra
• Neuseeland
• San Marino

Die in Deutschland herrschende Krankenversicherungspflicht gilt auch für jeden ausländischen Bürger – sowohl innerhalb als auch außerhalb der EU –, der vorrübergehend in Deutschland lebt und arbeitet. Erfüllt ein Impat, der in einem deutschen Unternehmen eingesetzt wird, die entsprechenden Voraussetzungen, so wird dieser in der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) versichert.

Verdient dieser Mitarbeiter über der Beitragsbemessungsgrenze, besteht die Möglichkeit, sich in einer privaten Krankenversicherung abzusichern. Dies geschieht sehr häufig, da die privaten Anbieter Tarife offerieren, die weniger Geld kosten als der Höchstbeitrag zur GKV. Allerdings müssen diese die Mindestvoraussetzungen der Versicherungspflicht nach § 193 Versicherungsvertragsgesetz (VVG) erfüllen. Ist dies nicht der Fall, können ausländische Mitarbeiter ihre Arbeitserlaubnis verlieren.

Wesentliche Voraussetzungen für die Anerkennung der privaten Krankenversicherung sind:

1. Die Krankenversicherung erstattet ambulante und stationäre Heilbehandlung.
2. Der jährliche Selbstbehalt im Rahmen des Versicherungsbeitrags darf 5.000 Euro nicht überschreiten.
3. Die Versicherung muss von der BaFin oder einer gleichwertigen Aufsichtsbehörde in der EU zugelassen sein.

Firmen, die für ihre Impats also eine kostengünstige private Krankenversicherung abschließen wollen, sollten unbedingt darauf achten, dass der Anbieter diese Voraussetzungen erfüllt.

Eine Grundregel lautet: In Deutschland beschäftigte ausländische Arbeitnehmer unterliegen stets dem deutschen Sozialversicherungsrecht. Diese Pflicht tritt praktisch in Kraft, sobald Impats ihren Job angetreten haben. Sie besteht selbst dann, wenn der Arbeitgeber die ausländischen Mitarbeiter nicht beim Sozialversicherungsträger gemeldet hat, denn diese Meldung hat qua Gesetz lediglich formelle Bedeutung.

Doch auch hier gibt es Ausnahmen: So unterliegen einige ausländische Arbeitnehmer nicht den deutschen Rechtsvorschriften zur Sozialversicherungspflicht. Auf Mitarbeiter ausländischer Arbeitgeber, die nach Deutschland entsandt wurden, finden die allgemeinen Vorschriften über die Versicherungspflicht keine Anwendung, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

1. Es handelt sich um eine Entsendung.
2. Die Entsendung findet im Rahmen eines im Ausland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses statt.
3. Die Dauer der Beschäftigung ist im Voraus zeitlich befristet; dabei spielt die konkrete Anzahl von Jahren keine Rolle.

In diesem Fall spricht man von einer „Einstrahlung“ der ausländischen Sozialversicherung im Sinne von § 5 des Sozialgesetzbuchs (SGB) IV.

Allerdings ist es nicht so einfach zu prüfen, ob es sich tatsächlich um eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinne handelt. Beispielsweise gilt ein Mitarbeiter in der Regel nicht als entsandt, wenn er sein Gehalt vom deutschen Arbeitgeber bezieht. Dabei ist es außerdem unerheblich, ob der Arbeitsvertrag mit dem ausländischen Unternehmen geschlossen wurde. Allein das Gehalt auf der deutschen Lohnabrechnung gilt als Indiz für die organisatorische Eingliederung in den deutschen Betrieb. Und dies hat zur Folge, dass der Impat in Deutschland sozialversicherungspflichtig ist.

Übrigens: Beschäftigt ein deutsches Unternehmen (unwissentlich) einen Impat ohne Arbeitserlaubnis, so führt dies aus Sicht der Sozialversicherungsträger zu einem faktischen Arbeitsverhältnis, das wiederum in allen Zweigen der Sozialversicherung versicherungspflichtig ist. Weil die konkrete Dauer der „illegalen“ Beschäftigung schwer nachweisbar ist, gilt in diesen Fällen eine Fiktion. Das heißt, die Behörden unterstellen, dass die Beschäftigung bereits seit drei Monaten besteht und fordern für diese Zeit Versicherungsbeiträge vom Arbeitgeber nach.

Um ausländische Mitarbeiter steuerrechtlich richtig einzuordnen, muss zunächst geklärt werden, wie lange diese ihrer Tätigkeit in Deutschland nachgehen werden. Grundsätzlich gilt: Bei einem kurzfristigen Aufenthalt hat das Heimatland des Mitarbeiters (Ansässigkeitsstaat) das Recht auf Besteuerung des Einkommens – aber nur solange der Mitarbeiter keinen Wohnsitz in Deutschland begründet.

Von einer kurzfristigen Tätigkeit wird ausgegangen, wenn sich der Arbeitnehmer nicht länger als 183 Tage innerhalb eines Jahres in dem Tätigkeitsstaat aufhält. Bei der Bestimmung der Anzahl der Tage ist allerdings Vorsicht geboten: Die verschiedenen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), die Deutschland mit anderen Staaten zur Vermeidung einer doppelten Besteuerung geschlossen hat, beinhalten bezüglich der konkreten Tage unterschiedliche Regelungen.

Arbeiten Impats längerfristig in Deutschland, sollten Arbeitgeber darauf achten, ob sie einen oder zwei Wohnsitze haben – einen in ihrem Heimatstaat und einen in Deutschland. Gibt es nur einen Wohnsitz in Deutschland, ist die steuerliche Zuordnung einfach: Der deutsche Arbeitgeber ist zum Lohnsteuerabzug für die Vergütung der Mitarbeiter verpflichtet. Diese erhalten nach ihrer Wohnsitz-Anmeldung eine deutsche Steuer-Identifikationsnummer und in deren Folge kann der Arbeitgeber auf die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zugreifen. Arbeitnehmer sind aufgrund ihres Wohnsitzes in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig. Dabei hat die ausländische Staatsangehörigkeit keinen Einfluss auf die steuerliche Beurteilung.

Bestehen jedoch zwei Wohnsitze, wird es deutlich komplizierter. Aufgrund des Auslandsbezugs müssen Unternehmen neben dem deutschen Steuerrecht auch die Regelungen des Doppelbesteuerungsabkommens (DBA) zwischen dem ausländischen Staat und Deutschland berücksichtigen – wobei es auch Länder gibt, mit denen kein Abkommen besteht. Auch in dieser Frage weichen die Regelungen in den verschiedenen DBAs zum Teil voneinander ab, was die Beurteilung erschwert. Das bedeutet: Nur eine im Vorfeld durchgeführte Beurteilung der rechtlichen Rahmenbedingungen führt zur richtigen steuerlichen Behandlung.

Wenn ein Impat mehrere Wohnsitze hat, müssen Arbeitgeber nach dem DBA klären, in welchem Land der Impat „ansässig“ ist. Für gewöhnlich wird diese Ansässigkeit in jenem Land verortet, in dem sich die Familie und das soziale Umfeld befinden. Je kürzer der Aufenthalt im Inland dauert, desto eher wird der Mittelpunkt des Lebens im Ausland verbleiben und dort zu einer Ansässigkeit führen.

Dennoch besteht in Deutschland wegen des weiteren Wohnsitzes eine unbeschränkte Steuerpflicht, was grundsätzlich dazu führt, dass in Deutschland alle Einkünfte der Besteuerung unterliegen. In einem weiteren Schritt muss deshalb entsprechend den Regelungen des DBA geklärt werden, welches Land besteuern darf.

Unternehmen müssen bei der Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter drei wesentliche Rechtgebiete im Blick haben, die alle Einfluss aufeinander haben: Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht. Jedes Gebiet ist für sich komplex, und Entscheidungen, die Personaler und Geschäftsführer in einem Bereich treffen, können wiederum Auswirkung auf die Gestaltung des jeweils anderen Rechtsbereichs haben. An erster Stelle steht dabei stets die Prüfung der aufenthalts- und arbeitsrechtlichen Voraussetzungen, denn diese entscheiden, ob ein Impat legal oder illegal in Deutschland beschäftigt ist.