InformationsmanagementTipps zur Einführung von Self-Service-BI

Je mehr Erfahrungen Unternehmen mit Business Intelligence (BI) haben, desto vehementer fordern die Fachabteilungen einen erweiterten Entscheidungsspielraum beim Einsatz von BI-Anwendungen. Die Nachfrage nach Self-Service-Funktionen wird deshalb immer größer. Was zählt: Möglichst viele Mitarbeiter sollen jederzeit und überall auf aktuelle, vollständige Informationen zugreifen können, um schneller bessere Entscheidungen treffen zu können. Bei der Umsetzung einer Self-Service-BI-Strategie sollten Unternehmen folgende zentrale Aspekte berücksichtigen:

Eine der zentralen Anforderungen an eine Self-Service-BI-Anwendung ist die Benutzerfreundlichkeit. Sehr hilfreich ist es, wenn sie beispielsweise die gewohnte Touchbedienung der beruflich und privat genutzten Smartphones und Tablet-PCs unterstützt. Dies fördert die Benutzerakzeptanz.

Erfahrene Anwender aus den Fachbereichen erwarten, dass sie eigenständig und ohne zusätzliche Hilfe durch die IT-Abteilung Ad-hoc-Berichte erstellen und die benötigten Basisdaten näher analysieren können. Self-Service-BI-Applikationen müssen daher geräteunabhängig entwickelt werden. Browserbasierte Lösungen können die Mitarbeiter auf allen Geräten am Arbeitsplatz und auf allen gängigen Smartphones und Tablets einsetzen.

Das Ziel von Self-Service-BI-Applikationen ist es, genau definierten Anwendergruppen, abhängig von ihrer Rolle, mehr Verantwortung bei der Nutzung von BI-Lösungen und den zugrundeliegenden Daten zu übertragen. Das können etwa Power User mit ihrem speziellen Know-how für Datenanalyse und Reports sein, aber auch Anwender, die BI-Werkzeuge zur Anzeige von Berichten und Dashboards sowie einfachen Modifikationen benötigen.

Sichere und durch die IT verwaltete Self-Service-BI-Funktionalitäten bieten Mitarbeitern, und bei Bedarf auch Kunden und Geschäftspartnern, die Möglichkeit, schnell und unkompliziert wichtige Daten zu suchen und aufzubereiten. Notwendig ist daher eine Infrastruktur, die passgenaue Sicherheitsmaßnahmen integriert. Hinzu kommt die Datenverschlüsselung, wenn Externe per Self-Service Zugriff auf interne Informationen erhalten.

Eine zentrale Rolle bei der Einführung von Self-Service-BI spielt das strategische Informationsmanagement (Data Governance). Damit werden die Überwachung und Steuerung der Zugriffsprozesse und vor allem auch die Einhaltung der Datenqualität geregelt. Wenn Anwender per Self-Service auch Daten ändern können, muss es dafür klare Regeln geben.

Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern mehr Unabhängigkeit und Selbstständigkeit bei der Nutzung von BI-Anwendungen einräumen. Ein zentral überwachtes strategisches Informationsmanagement sorgt für die notwendigen Rahmenbedingungen, damit Anwender flexibel und selbstständig arbeiten können. Richtig eingesetzt leistet Self-Service-BI einen wichtigen Wertbeitrag, denn die relevanten Informationen für zentrale Entscheidungen stehen schneller bereit.