InformationsvermittlungVom Datenwust zur klaren Botschaft

Umfangreiche Excel-Auswertungen, endlose Zahlenkolonnen. Manager haben gelernt, sich mühsam durch Berichte zu kämpfen, um die wertvolle Information zu entdecken. Doch effizient ist das nicht; insbesondere dann, wenn sie in Präsentationen ihre Zuhörer oder Leser mit dem gleichen Datenwust konfrontieren. Diese sind gelangweilt oder verwirrt – und schalten ab, bevor sie begreifen, worum es wirklich geht.

Der wesentliche Grund dafür ist, dass die Redner es versäumen, die eigentliche Botschaft vor die Zahlen zu stellen, manchmal wird sie sogar ganz vergessen. So wird nicht klar, was die vielen Zahlen denn nun sagen sollen. Um diesen Fehler zu vermeiden, muss klar sein, was die Kernbotschaft oder die zentralen Aussagen einer Präsentation sein sollen.

Bestimmen Sie die Kernbotschaften Ihrer Präsentation

Eine gute Präsentation braucht einen sogenannten „Roten Faden“. Das Gerüst sind einige wohl überlegte und ausgewählte Informationsblöcke mit solchen Inhalten, die Zuhörer wissen wollen oder die sie wissen müssen, um überzeugt zu sein. Jeder Informationsblock besteht im Allgemeinen aus einer Botschaft, einer Aussage oder einem Argument sowie aus Belegen, Beweisen oder Beispielen, die deutlich machen, dass die Aussage stimmt oder das Argument schlagkräftig ist.

Vor jeder Zahl, die präsentiert wird, sollte klar sein, was die Kernbotschaften und die Aussagen sind. Beispiele sind:

• Der Absatz in Asien konnte stärker als geplant gesteigert werden.
• Die Fehlerrate in der Produktion ist erheblich zurückgegangen.
• Eine Auswertung der Kundenbeschwerden hat gezeigt: Wir müssen was tun!

So weiß jeder Zuhörer und Leser sofort, worum es geht und in welchem Licht die dann präsentierten Belege und Zahlen interpretiert werden können.

Ausgewählte Zahlen belegen die Kernbotschaften

Jede Aussage braucht den Beleg und Beweis. Der sollte sich aber auch nicht in endlosen Zahlenreihen verstecken, sondern klar und deutlich sichtbar sein. Dabei helfen Diagramme, die die entscheidenden Zahlen visualisieren mehr, als Tabellen, in denen beispielsweise Marktanteile fein säuberlich nach Monat und Region aufgelistet werden.

Zahlen sichtbar machen
Prüfen Sie selbst, welche der drei Darstellungsformen am besten sichtbar macht, am meisten überzeugt und welche nachhaltig in Erinnerung bleibt.

In Präsentationen können die wesentlichen Zahlen hervorgehoben werden. So erkennen Zuhörer und Leser schnell, warum eine Botschaft oder Aussage stimmt. Eine Präsentation, in der nur Botschaften aneinandergereiht werden, wirkt nicht überzeugend. Es braucht die Belege.

Aussagen und Zahlen müssen konsistent sein

Aussagen und Zahlen müssen zueinander passen, die Belege sollten nicht missverständlich oder widersprüchlich sein. Um eine Aussage zu bekräftigen, kann es mehrere Belege geben. Werden alle angeführt, dürfen sie nicht zur Verwirrung führen. Deshalb muss geprüft werden, ob sie alle in der gleichen Weise die Aussage belegen.

Je nach Kontext, Zuhörer oder Leserschaft können andere Belege ausgewählt werden, weil sie auf die eine Zielgruppe mehr, auf die andere weniger überzeugend wirken. Gute Präsentatoren kennen ihr Publikum und wissen, die jeweils besten Belege selektiv auszuwählen.

Machen Sie die Botschaften nachhaltig

Je klarer die Botschaften sind und je eindrucksvoller die Belege dafür, desto mehr Wirkung entfalten sie beim Publikum. Manchmal geht es nur darum, zu informieren. Aber oft sollen Verhaltensweisen geändert, Leistungen verbessert oder Motivation erhöht werden. Dann müssen Botschaften und Belege besonders überzeugend sein. Sie müssen aber auch schnell und klar sichtbar sein. Im Handout, in einer Dokumentation oder einer Zusammenfassung werden die wichtigen Informationen deshalb noch einmal herausgestellt. Entscheidend dabei: Beschränkung auf das Wesentliche. Weniger ist meistens mehr!

Nutzen Sie die folgende Arbeitsvorlage, um die zentralen Inhalte für Ihre Präsentationen zusammenzustellen und zu gliedern:

Mehr Informationen unter:

Roly Grumshaw: Make Numbers Come Alive, 2008.