Instant MessagingWas ein Messenger im Unternehmen können muss

In Unternehmen wird der Chat für die interne Kommunikation immer wichtiger. Welche Funktionen sollte ein Enterprise-Messenger bieten?

Instant Messaging ist nicht nur für die private Kommunikation ideal, sondern bietet auch Vorteile für die Unternehmenskommunikation. Viele Firmen und Behörden sind mittlerweile auf den Geschmack des Chattens gekommen, und Messenger werden immer häufiger auch im produktiven Arbeitsalltag genutzt. Doch was unterscheidet einen Enterprise-Messenger von einem Consumer-Messenger? Welche Funktionen sollte ein Messenger vorweisen, damit er im Unternehmensumfeld eingesetzt werden kann?

Integration in Betriebssoftware und Workflows

Der größte Unterschied zwischen einem Messenger für Privatpersonen, zum Beispiel WhatsApp, und einem Messenger für Unternehmen liegt in der Integrationen bereits eingesetzter Betriebssoftware. So können in einem Enterprise-Messenger zum Beispiel Microsoft Office-Dokumente oder Jira-Tasks direkt im Fenster des Gruppenchats verschickt werden, ohne den Messenger verlassen zu müssen. Der Workflow bleibt damit durchgängig, der Business-Messenger steigert die Produktivität.

Durch das Hinzufügen aller wichtiger Dateien im themenspezifischen Gruppenchat wird der Messenger zur Zentrale verschiedener Projekte. Er bietet so eine genaue Dokumentation der einzelnen Aktivitäten. Neue Mitarbeiter nutzen den Chatverlauf, um sich im eigenen Tempo in die einzelnen Themen oder Projekte einzuarbeiten. Mit einem Gastzugang können auch externe Personen teilnehmen.

Sicherheit der Daten

Ein wichtiger Aspekt beim Einsatz eines Messengers im Unternehmen ist die Datensicherheit. Wertvolle Unternehmensinformationen müssen jederzeit vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein. Wenn ein Messenger konform mit der EU-DSGVO ist, ist dies ein erster Indikator für die Eignung im Organisationsumfeld. Die Übereinstimmung mit der DSGVO garantiert ein Mindestmaß an Sicherheit nach europäischen Standards.

Vorsichtig sollten Unternehmen sein mit Cloud-Lösungen, die von amerikanischen Unternehmen angeboten werden oder deren Serverstandort in den USA ist. In diesen Fällen können sich US-amerikanische Behörden auf Basis des Cloud-, Patriot- und Freedom Acts Zugriff auf die Unternehmensdaten verschaffen. Wer das vermeiden möchte, sollte auf europäische Cloud-Anbieter setzen.

Enterprise-Messenger müssen nicht immer in der Cloud laufen. Eine Alternative zur Messenger-Cloud ist die On-Premise Lösung, bei der die Kommunikationsdaten in den Räumlichkeiten des Unternehmens gespeichert werden.

Installation und Nutzerverwaltung

In größeren Unternehmen erfolgt die Administration der Geräte zentral. Der Nutzer hat mit der Installation und Aktualisierung der Software nichts zu tun. Die eingesetzte Messenger-Anwendung muss die zentrale Administration erlauben und den Workflow unterstützen. Das schließt die Verwendung von vielen Messengern aus, die nicht für den Unternehmenseinsatz gedacht sind.

Auch die Verwaltung der Nutzer und die Vergabe der Berechtigungen ist in Unternehmen anders als im privaten Umfeld. In Unternehmen werden Nutzer meist in einem zentralen Verzeichnisdienst (zum Beispiel Active Directory) verwaltet. Das Hinzufügen und Sperren von Usern erfolgt zentral durch den Administrator. Ein Messenger für den Unternehmenseinsatz muss den zentralen Verzeichnisdienst nutzen können, sonst scheidet er für die Nutzung in (größeren) Unternehmen aus.

Document-Sharing und Suchfunktion

Messenger für Privatnutzer erlauben meist auch das Teilen von Fotos, Videos und Dokumenten. Allerdings ist die Größe der Dateien stark begrenzt. Bei WhatsApp zum Beispiel liegt das Limit bei 16 Megabyte je Datei. Bei Mitarbeiter-Chats wird auf professionelles Document-Sharing gesetzt. Per Drag & Drop können auch große Dokumente und Dateien ohne Probleme verschickt werden.

Eine weitere nützliche Funktion im beruflichen Kontext ist eine erweiterte Suche. Damit lassen sich Dokumente und Nachrichten über viele Gruppen hinweg blitzschnell wiederfinden. Messenger für Privatpersonen bieten meist nur eine einfache Suche an. Die Suchfunktion fortgeschrittener Enterprise Messenger sucht dabei nicht nur im Chatverlauf, sondern kann auch Datenbanken der angebundenen Software bis hin zum Firmen-Fileserver durchsuchen.

Unternehmensbezogene Anpassung

Messenger für den Privatgebrauch lassen sich bei speziellen Anforderungen kaum anpassen und sind deshalb schlecht geeignet für (große) Unternehmen. Bei Messenger für den Unternehmenseinsatz lassen sich Funktionen zu- oder abschalten, und das Layout kann nach den Bedürfnissen der Organisation verändert werden. Wichtig für den Unternehmenseinsatz ist außerdem, dass der Messenger auf allen Betriebssystemen läuft, die auf den Geräten der Mitarbeiter installiert sind.

Support

Für Unternehmen ist es wichtig, dass sie bei Fragen und Problemen schnell Hilfe erhalten. Bei Anwendungen für Privatpersonen wird meist nur auf die Online-Hilfe oder die FAQs verwiesen. Der Kundenservice eines guten Enterprise-Messenger ist hingegen viel persönlicher. Oft gibt es eine Ansprechperson, die Fragen beantworten und bei Bedarf weiterhelfen kann. Der Umfang des gewünschten Supports wird über einen Support-Vertrag geregelt.

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