ISO 9001-2008Was kommt mit der neuen Ausgabe auf Unternehmen zu?

ACNielsen aus Wien hat für die International Organization for Standardization (ISO) wieder einmal gezählt: Knapp eine Million Organisationen aus 175 Ländern weltweit haben sich bis Ende Dezember 2007 nach der Norm für das Qualitätsmanagement ISO 9001 prüfen und zertifizieren lassen. Das ist noch einmal ein Zuwachs um 6 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Die Zahlen zeigen, die Norm hat weltweit eine überragende Bedeutung.

Jetzt hat die ISO die Aktualisierung ihrer wichtigsten Norm weltweit veröffentlicht; sie soll ab dem 1.12.2008 gelten. Die wichtigste Botschaft vorneweg: Es wird keine neuen Anforderungen geben! Die ISO 9001:2008 wird sich lediglich durch redaktionelle Änderungen von der aktuellen Fassung unterscheiden. Wolfgang Kaerkes, Geschäftsführer der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ), stellt fest:

„Die Anwender können mit zahlreichen Klarstellungen und Präzisierungen rechnen. Richtig genutzt können zertifizierte Unternehmen mit den neuen Impulsen die Norm künftig noch gewinnbringender einsetzen.“

Schon 1987 erschien die erste Ausgabe der ISO 9001. Seither wurde sie immer wieder überarbeitet – die letzten großen Änderungen fanden sich in der Ausgabe des Jahres 2000 wieder (ISO 9001:2000). Das Technische Komitee 176 (TC 176), das für alle Normen im Bereich des Qualitätsmanagements verantwortlich ist, muss auch die ISO 9001 regelmäßig prüfen, überarbeiten und aktualisieren, denn wie alle anderen Produkte, haben auch Normen eine Lebenszykluskurve.

Die letzte Runderneuerung gab es im Jahr 2000, als vor allem das Denken in Prozessen maßgeblich eingearbeitet wurde. Drei Jahre später überprüften die Macher der Norm im Rahmen des regelmäßig vorgeschriebenen „Systematic Review“ die Zweckmäßigkeit der Norm: Von den 1.500 befragten Organisationen zeigten sich die allermeisten sehr zufrieden.

Doch es gab auch einige kritische Stimmen und Verbesserungsvorschläge. Die Zertifizierungsstellen, die den Organisationen bescheinigen sollen, dass diese nach der ISO 9001 arbeiten, und auch die Organisationen selbst erklärten, dass es zu Meinungsverschiedenheiten kam. Ian Campbell, seit 1990 Mitglied im TC 176, zeigt auf, um was es dabei ging: Die Zertifizierungsstellen reklamierten, dass in vielen Fällen die Organisationen, die sich um das Zertifikat bewerben,

• den Prozessansatz nicht verstanden hatten,
• keine messbaren Ziele hatten,
• erforderliche Fähigkeiten als Basis für Mitarbeiterschulungen nicht ermittelt hatten und
• die Kundenzufriedenheit nicht überwachten.

Auf der anderen Seite reklamierten einige zertifizierte Organisationen, dass in vielen Fällen die Zertifizierungsauditoren:

• den neuen Prozessansatz nicht verstanden hatten,
• noch eine Checkliste-Mentalität hatten,
• Aspekte verlangten, die in der ISO 9001 nicht gefordert sind, beispielsweise dass die Kundenzufriedenheit gemessen wird.

Das deutete darauf hin, dass gewisse Anforderungen nicht eindeutig genug waren. Manches wurde in sogenannten „Interpretationen“ der ISO zwar erläutert; doch entschied sich das Technische Komitee, die Norm zu überarbeiten. Dazu wurden Anwender befragt, Studien ausgewertet und Rückmeldungen der Akteure genutzt. Der Unterausschuss 2 des TC 176 machte sich dann an die Arbeit.

Die redaktionelle Überarbeitung sollte vor allem dazu führen, dass die Norm für die Anwender klarer und verbindlicher wird. Es soll in Zukunft weniger Meinungsstreitigkeiten geben. Das bedeutet auch: Die Grundstruktur und strategische Ausrichtung der Norm wurde nicht verändert, die Anforderungen bleiben im Wesentlichen gleich. Die zentralen Ziele der Überarbeitung waren:

• Präzisierung und Klarstellung der Normforderungen;
• Harmonisierung mit den Anforderungen der ISO 14001 (Umweltmanagement), um die Integration beider Systeme zu erleichtern;
• die Konsistenz mit der ISO 9004 weiterhin gewährleisten;
• die korrekte Übersetzung in andere Sprachen sicherstellen.

Ian Campbell vom Technischen Komitee 176 stellt fest:

„Grundsätzlich sollten die bestehenden Anforderungen nicht erhöht werden. Im ISO-Komitee wurde entschieden, nur diejenigen Aspekte der Norm zu ändern, die möglichst viele Vorteile und möglichst wenig Auswirkungen für die Anwender bedeuten würden.“

Die Organisationen sollen ihre bestehenden Dokumentationen weiterhin nutzen können und keine Prozesse ändern müssen. Mit der aktualisierten Version der Norm muss auch keine Organisation ihr Zertifikat vorzeitig erneuern oder Mitarbeiter auf Schulungen schicken.

Wie in der Version aus dem Jahr 2000 ist der prozessorientierte Ansatz das bestimmende Prinzip der Norm. Auch die acht Managementgrundsätze bleiben erhalten. Das sind:

1. Kundenorientierung
2. Verantwortlichkeit der Führung
3. Einbeziehung der beteiligten Personen
4. Prozessorientierter Ansatz
5. Systemorientierter Managementansatz
6. Kontinuierliche Verbesserung
7. sachbezogene Entscheidungsfindung
8. Lieferantenbeziehungen zum gegenseitigen Nutzen

In vielen Fällen wurden ausschließlich Formulierungen und Begriffe so angepasst, dass sie unmissverständlich sind. Außerdem wurde das, was in der Praxis in der Regel schon umgesetzt wurde, auch in der Norm festgehalten. Hier sind folgende Änderungen hervorzuheben:

• Ausgegliederte Prozesse (Outsourcing): Die Lenkung von ausgegliederten Prozessen muss im Qualitätsmanagement festgelegt sein. Sie müssen so kontrolliert werden, dass auch sie ein gut geführter Teil des Qualitätsmanagements sind (siehe auch Ausführungen der ISO zum Thema Outsourcing).
• Beauftragter der Unternehmensleitung: Der Beauftragte muss ein Mitglied der Leitung aus dem Unternehmen sein; diese Rolle kann also nicht ausgegliedert sein.
• Schulungen und andere Maßnahmen, um die erforderlichen Fähigkeiten zu erreichen, müssen dann nicht durchgeführt werden, wenn es keine entsprechenden Angebote gibt und auch andere Maßnahmen nicht Erfolg versprechend sind. Wenn Schulungen durchgeführt werden, müssen die notwendigen Fähigkeiten von den Mitarbeitern auch erworben werden.
• Die Arbeitsumgebung ist nicht mehr nur durch das Produkt bestimmt; auch physikalische, ökologische und andere Faktoren spielen eine Rolle.
• Entwicklungsphasen: Entwicklungsbewertung, Entwicklungsverifizierung und Entwicklungsvalidierung dürfen auch kombiniert werden und müssen nicht mehr getrennt voneinander betrachtet werden.
• Zum Kundeneigentum gehören jetzt auch explizit persönliche Daten, die schützenswert sind.
• In den Kapiteln zur Produkterhaltung (7.5.5) und Lenkung fehlerhafter Produkte (8.3) wurden die Formulierungen so angepasst, dass sie auch den Anforderungen von Dienstleistungsunternehmen entsprechen.
• Die Kundenzufriedenheit wurde bislang in der Regel durch Kundenbefragungen und durch die Auswertung von Kundenreklamationen gemessen. Das soll nun auch auf anderen Wegen möglich sein, etwa durch eine Analyse entgangener Aufträge, Forderungen nach Garantieleistungen und durch Händlerberichte.

Verschiedene Branchen haben auf der Grundlage der ISO 9001 eigene Normen für das Qualitätsmanagement entwickelt. Beispiele dafür sind die ISO/TS 16949:2002 für die Automobilindustrie oder die ISO 13485:2003 im Bereich Medizin. Hier ist entscheidend, auf welche ISO-Norm dort verwiesen wird: Wenn auf ISO 9001:2000 mit Angabe des Ausgabedatums verwiesen wird, dann hat die Publikation von ISO 9001:2008 keinen unmittelbaren Einfluss auf die jeweilige Branchennorm. Die Änderungen haben erst Einfluss, wenn die normative Verweisung auf ISO 9001:2008 geändert wird. Fehlt aber das Ausgabedatum, gelten für die betroffenen Branchennormen die geänderten Anforderungen aus der ISO 9001:2008 sofort.

Das offizielle Ausgabedatum der ISO 9001:2008 ist der 1.12.2008. Ab diesem Zeitpunkt werden bestehende Zertifikate nach der Vorgängerversion ISO 9001:2000 nach und nach ersetzt. Vorläufig sind die bestehenden Zertifikate noch gültig; kein Unternehmen muss sich wegen der Aktualisierung neu bewerten lassen.

Doch Erstzertifizierungen sollen nach der Veröffentlichung nur noch gemäß der Version 9001:2008 möglich sein. Alle alten Zertifikate werden bei der turnusgemäßen Überprüfung des Qualitätsmanagements auf die aktuelle Version umgestellt. Dazu sollten die Organisationen, die bereits mit dem Zertifikat ausgezeichnet sind, mit ihren Zertifizierungsstellen abstimmen, wie der Übergang erfolgt.

Zwei Jahre nach der Veröffentlichung der aktuellen Version, also ab Anfang Dezember 2010 sind die alten Zertifikate gemäß ISO 9001:2000 nicht mehr gültig.

Die ISO hat sich bemüht, dass die betroffenen Organisationen mit der Überarbeitung der Norm keinen zusätzlichen Aufwand haben. Im Gegenteil: Die redaktionellen Änderungen sollten Meinungsverschiedenheiten und Reibereien mit den Zertifizierungsstellen verringern. Das Mitglied der TC 176, Ian Campbell, erläutert, welche Folgen im Einzelnen zu erwarten sind. Der Schlussentwurf (Stand Oktober 2008) weist 71 geänderte Textstellen auf. Seiner Meinung nach könnten

• 25 mehr Aufwand bedeuten,
• 16 weniger Aufwand bedeuten und
• 30 keine Auswirkungen haben, weil nur Formulierungen geändert wurden.

Campbell meint, dass die Organisationen mit einem reifen bzw. umfassenderen Qualitätsmanagementsystem die geänderten Anforderungen längst erfüllen, und dass sie deshalb aufgrund der Revision keine Maßnahmen ergreifen müssen.

Von den 41 Änderungen, die zu mehr oder weniger Aufwand führen können, beziehen sich 27 auf Anforderungen und 14 auf Anmerkungen. Auch diese sind sehr genau zu nehmen, da sie den Rahmen für die Anforderungen abgeben. Campbell macht dies an einem Beispiel deutlich:

In einer neuen Anmerkung zu Absatz 8.2.1 (Kundenzufriedenheit) wird erläutert, aus welchen Quellen Informationen stammen, die für die angeforderte „Überwachung der Wahrnehmung der Kunden“ dienlich sein können. Ein Auditor wird sicher fragen, ob mindestens alle in der Anmerkung erwähnten Quellen verwendet wurden und wenn nicht, was die Gründe dafür sind. Die auditierte Organisation muss ihre Entscheidung also begründen.

Auf der anderen Seite stellt die Revision 2008 deutlich klar, dass die Organisation selbst entscheiden kann, wie ihre Dokumentation – sei es Vorgabedokumente, Aufzeichnungen oder Entwicklungsergebnisse – gestaltet ist. Diese Klarstellungen der bisherigen Anforderungen können zu einer Rationalisierung der bisherigen Dokumentation führen, sodass deren Umfang und entsprechender Verwaltungsaufwand reduziert werden können.

Die Zukunft wird also zeigen, ob mit der neuen ISO 9001:2008 das vordringliche Ziel erreicht wird, dass Organisationen und Zertifizierungsstellen weniger Meinungsverschiedenheiten austragen müssen. Der Erfolgsgeschichte der Norm wird dies sicherlich nicht schaden.

Studie der ISO zur Anwendung von Normen im internationalen Vergleich

Informationen der Schweizerischen Normenvereinigung (SNV) mit dem Beitrag von Ian Campbell: Demnächst da – ISO 9001:2008.

Informationen der ISO zur neuen ISO 9001:2008:

• ISO ... Implementation Guide
• ISO ... Pressemeldung
• ISO ... Support Package
• http://www.iso.org/iso/qmp

Checklisten, Ratgeber und Einführungshilfen:

• Hier finden Sie zahlreiche Dokumente und Hilfestellungen zur Einführung der ISO 9001 vom TC 176.

Mögliche Auswirkungen auf Organisationen:

• Positionspapier und Interpretationen Dekra
• Positionspapier der Schweizerischen SQS
• http://www.iso9001revision.de

Hier finden Sie das Inhaltsverzeichnis der ISO 9001:2008.

Hier können Sie die neue Norm bestellen:

• DIN/ Beuth-Verlag
• Schweizerische Normenvereinigung