IT-KonsolidierungMachen Sie sich stark für den durchgängigen IT-Einsatz

Eine von der Unternehmensstrategie abgekoppelte Unternehmens-IT kann ein schwer steuerbarer, nicht integrierter Selbst- oder auch Irrläufer werden. Wenn aber die IT-Strategie mit der Unternehmensstrategie in Einklang ist, wird sie zum Unternehmenserfolg und somit zur Wettbewerbsfähigkeit beitragen.

Ein besonderes Augenmerk müssen die IT-Entscheider im Mittelstand auf die Komplexität der IT-Landschaft richten. Mit gutem Grund: Je anspruchsvoller die Unternehmens-IT wird, desto mehr Ressourcen, Kenntnisse und Fertigkeiten werden für deren Unterhalt und die Betreuung der Nutzer benötigt. Die Folge einer zu komplexen IT können Schwächen in der Flexibilität bei veränderten technischen Anforderungen sein – ein erheblicher Wettbewerbsnachteil.

Es ist daher gerade im Mittelstand von großer Bedeutung – ja geradezu Pflicht –, dass die Orientierung an den Prozessen noch stärker fokussiert wird und die unterstützende Informations- und Kommunikationstechnologie sich nach diesen Prozessen richtet. Um dem gerecht zu werden, ist es zwingend erforderlich, die Strukturen der IT-Landschaft eines Unternehmens kontinuierlich auf technologische Aktualität zu überprüfen.

Wenn – wie in kleineren Unternehmen oft der Fall – keine eigene IT-Kompetenz vorhanden ist, muss dies mit Unterstützung eines kompetenten externen Partners realisiert. Beide Seiten müssen sich dabei ihrer jeweiligen Verantwortung voll bewusst sein: Die Entscheider des Unternehmens einerseits müssen darauf achten, dass der externe IT-Partner wirklich kompetent und zuverlässig ist. Der IT-Partner eines kleinen Unternehmens andererseits muss sich darüber im Klaren sein, dass durch seine Rolle als „externer Administrator“ seine Ratschläge und Entscheidungen gegebenenfalls weitreichende Konsequenzen für den Kunden haben können – sowohl in Richtung Erfolg als auch Scheitern.

Bei Unternehmen, in denen bereits eine interne IT-Zuständigkeit definiert ist, müssen sich sowohl der IT-Verantwortungsträger als auch die Unternehmensleitung der Bedeutung der Bereiche Management und IT füreinander vor Augen halten. Das Management muss das in der IT steckende Potenzial (an-)erkennen und nutzen und die IT-Verantwortlichkeit kultivieren.

Der IT-Verantwortliche seinerseits muss die Anforderungen des Managements erkennen und die Chancen nutzen, die die Informations- und Kommunikationstechnologie ihm als internem Dienstleister bietet, um das gesamte Unternehmen durch Prozessunterstützung in allen Bereichen voranzubringen. Auch hier spielen externe IT-Partner zumindest bei der technischen Umsetzung beziehungsweise bei der Implementierung von Updates und beim Support noch eine große Rolle, müssen also sehr serviceorientiert arbeiten.

Worauf alle Beteiligten strikt achten sollten: Für einen erfolgreichen Beitrag zur Wertschöpfung eines Unternehmens sind schlanke, durchgängige IKT-Strukturen erforderlich, deren Komponenten dem Stand der Technik entsprechen und unter einander ohne Wenn und Aber kompatibel sind. Das ist ein Anliegen, das sich die IT-Industrie mittlerweile zu eigen macht.

Begriffe wie Konsolidierung, Modernisierung und Effizienzsteigerung sind ein Anforderungsmix, dem mittelständische Unternehmer und Entscheider aktuell gegenüberstehen, wenn sie sich mit IT-Themen beschäftigen. In der Praxis wird diese Vielfalt der Anforderungen jedoch häufig unterschätzt und eine Vielzahl heterogener Insellösungen eingesetzt, statt auf Durchgängigkeit – auch innerhalb der IT selbst – zu bestehen.

Es ist daher von Bedeutung, dass man sich unter dem Einfluss eng miteinander verknüpfter Aspekte der Prozessoptimierung (= Unternehmensstrategie) und IT-Konsolidierung (= IT-Strategie) wirklich intensiv mit den auf dem IT-Markt vorhandenen Trends auseinandersetzt und diese – soweit sinnvoll – für sich ausnutzt. Der Ansatz der Verknüpfung von Unternehmens- und IT-Strategie kann allerdings – wie bereits oben beschrieben – nur dann wirklich funktionieren, wenn das IT-Bewusstsein in der Top-Management-Ebene verankert ist und die IT-Abteilung nicht als reine Kostenstelle, sondern als Dienstleister angesehen wird, der zur Wertschöpfung des Unternehmens beiträgt.

Doch wohin fließen derzeit die IT-Investitionen im Mittelstand? Im Bereich Anwendungssoftware steht die Optimierung der Logistik im Vordergrund, was zum Beispiel das Thema Supply Chain Management (SCM) vorantreibt. Außerdem nimmt die Nachfrage nach konvergenten und mobilen Lösungen zu, die zum Beispiel zur Anbindung des Außendienstes an die Daten und Sprachdienste des Unternehmensnetzwerkes genutzt werden oder zur vertikalen Integration technischer und kommerzieller IT-Systeme. Schließlich erlebt auch im Mittelstand das Thema Customer Relationship Management (CRM) einen Aufschwung. Hier spielen CRM- und ERP-Lösungen eine wesentliche Rolle.

Studien, wie zum Beispiel „Geeigneter Einsatz von IT- und Fachressourcen“ von E-Finance Lab, zeigen auf, dass eine verstärkte Zusammenarbeit zwischen der Geschäftsführung oder entsprechenden Fachabteilungen mit der IT-Abteilung ein deutliches Potenzial zu Effizienzsteigerungen birgt. Allerdings „zwingen“ auch neue IT-Konzepte, wie zum Beispiel SOA (Serviceorientierte Architektur), zum Umdenken.

So ist SOA ein vom Management und der IT-Abteilung getragenes System-Architekturkonzept, das unternehmensweit eingesetzt werden kann. In diese Architektur werden Funktionen in Form von wiederverwendbaren, technisch voneinander unabhängigen und fachlich lose gekoppelten Services implementiert. Im Gegensatz also zu bisherigen IT-Infrastrukturen, die eher vom technischen Aspekt her implementiert wurden, werden innovative Ansätze auf die Geschäftsprozesse abgestimmt. Davon profitieren beide Seiten: Das Management kann somit strategische Ziele sowie Prozesse zukünftig besser greifen und so bislang brachliegende Potenziale besser nutzen. IT-Verantwortliche erhalten auf dieser Basis eine für die Geschäftsleitung nachvollziehbarere Begründung für das Vorantreiben von IT-Konsolidierungsmaßnahmen.

Fällt in mittelständischen Unternehmen im Rahmen der IT-Konsolidierung die Entscheidung für neue Technologien, z. B. für die Einführung eines neuen ERP-Systems oder für die Einführung eines konvergenten Netzwerks für Sprache und Daten, dann kommt aufgrund der Komplexität die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister infrage, statt die nötigen Detailkenntnisse intern aufzubauen.

Vertrauen ist hier ein wichtiger Schlüssel für das Zustandekommen einer Zusammenarbeit: Dies muss von beiden Seiten erarbeitet werden – zum einen durch persönlichen Kontakt, zum anderen durch Referenzen des Dienstleisters, aber auch durch die nachweisbare finanzielle Stabilität beider Seiten. Solche vertrauensvollen Partnerschaften werden der Servicequalität auf lange Sicht guttun. Sie sorgen für reibungslosere Abläufe und helfen den Unternehmen, von „unmanaged“ laufenden IT-Landschaften, die von einem Verantwortlichen neben seinem eigentlichen Kompetenz- und Verantwortungsbereich im Unternehmen organisiert werden, zu einer „managed“ IT zu kommen, die von kompetenten mit entsprechendem Hintergrund und Beratungskompetenz aufgebaut und laufend konsolidiert wird.

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