IT-OrganisationSichern Sie Ihre Daten sicher

Welche Datensätze haben Sie da eigentlich vor sich? Nur wenn Sie diese Frage eindeutig beantworten können, können Sie wichtige Entscheidungen wie Aktualisierung, Löschen oder Sicherung treffen. Die Beschreibung (digital in einer zugeordneten Datei oder klassisch als Aufkleber auf einem Datenträger) muss nicht nur den sachlichen Inhalt („Überschrittene Zahlungsziele Debitoren“), sondern auch das Datum der letzten Aktualisierung („Stand 01.07.2010“), die Herkunft („Rechnungsabschluss Juni“) und den Verwendungszweck der Daten („Für Mahnlauf Juli“) enthalten.

Jede Software warnt die Anwender, bevor wesentliche Veränderungen vorgenommen werden. Häufiges Problem: Die Abfragen werden einfach bestätigt, ohne sich über mögliche Folgen klar zu sein. Hier hilft natürlich die Schulung, vor allem aber auch die Möglichkeit, in Zweifelsfällen einen sachkundigen Kollegen fragen zu können. Machen Sie jedem klar: Lieber häufig unnötig gefragt als einmal zu wenig, denn der Aufwand zur Schadensbehebung kann immens sein. Nutzen Sie auch die Möglichkeit, Warnfelder selbst anzupassen, zum Beispiel „Erst bestätigen, wenn Fachabteilung Eingabeschluss gemeldet hat“ oder „Vorsicht, erst Programm A beenden, dann starten“.

Die Daten in Echtzeit zu spiegeln, bietet vor allem dann Sicherheit, wenn die Speicherorte räumlich getrennt sind. Das Problem ist aber häufig der Schutz vor Viren – bei einem Fall sind meist blitzschnell beide Speicherorte betroffen. Deshalb sollte auch bei einer Echtzeit-Spiegelung nicht darauf verzichtet werden, regelmäßig die Festplatten auf andere Datenträger zu speichern, so dass im Notfall auf diese zurückgegriffen werden kann.

Wenn hier der Aufwand zu groß ist, können externe Dienstleister helfen: Diese verfügen über professionelle, oft mehrfach gespiegelte und virensichere Datenspeicher, die man per Direktleitung oder über das Internet nutzen kann. Dies hat vor allem den Vorteil, dass auch bei einer starken Beschädigung der Unternehmensgebäude durch Brand, Blitzschlag oder Überschwemmung die Daten unversehrt bleiben und man in neuen Räumen relativ schnell weiter arbeiten kann. Die Einbindung von externen Dienstleistern birgt natürlich neue Risiken – es muss sichergestellt werden, dass sich keine Hacker einklinken oder Viren eingeschleust werden können.

Mit dem Thema Datensicherung sind in der Praxis meist recht langweilige Routinearbeiten verbunden. Datenträger müssen kopiert, beschriftet, in Tresore gebracht oder digital verschickt werden. Beugen Sie hier dem Schlendrian vor, in dem Sie regelmäßig Kontrollen durchführen. Prüfen Sie vor allem, ob die Beschriftungen ordentlich und nach den vereinbarten Standards vorgenommen wurden. Sprechen Sie gegebenenfalls bei wiederholten Fahrlässigkeiten Ermahnungen und Abmahnungen aus – hier sollten Sie auf keinen Fall ein Auge zudrücken, denn im Ernstfall können fehlende oder falsche Daten die Existenz Ihres Unternehmens bedrohen.

• Daten werden nicht aktualisiert.
• Daten werden falsch benannt und sind dann unauffindbar.
• Versehentliche Löschung von Daten.
• Vernichtung der Speicherorte (zum Beispiel durch Brandschäden).
• Sabotage von Mitarbeitern oder Betriebsfremden.
• Über- oder Unterspannungen im Stromnetz.
• Befall mit Viren und anderen digitalen Schädlingen.