JobwechselFünf Motivationskiller für neue Mitarbeiter

Der Arbeitsplatz ist nicht vorbereitet, niemand fühlt sich für die Einarbeitung zuständig. Die Folge: Demotivation vom ersten Tag an.

Viele Unternehmen heißen ihre neuen Mitarbeiter nicht richtig willkommen. Wenn die sich am ersten Arbeitstag deshalb wie ein Fremdkörper vorkommen, werden sie ihre Entscheidung, für das Unternehmen arbeiten zu wollen, in Frage stellen. In der Praxis begehen Unternehmen bei der Einführung neuer Mitarbeiter immer wieder die gleichen Fehler, wenn ein neuer Mitarbeiter seinen Job antritt. In der Regel werden dann folgende Argumente verwendet:

Am Empfang: „Ich kann Ihren Namen nirgends finden.“

Der neue Mitarbeiter betritt das Firmengebäude und am Empfang ist niemand darüber informiert, dass ein neuer Kollege eingestellt wurde. So kann es passieren, dass ihm der Zugang zum Parkplatz beziehungsweise zu den Geschäftsräumen zunächst verwehrt wird. Schlechter kann ein Start in den neuen Job kaum ausfallen, ganz abgesehen von der Angst, zu spät zu kommen. Der neue Mitarbeiter verbindet den neuen Arbeitsplatz sofort mit Nervosität und Stress.

Am Schreibtisch: „Für den Anfang muss das reichen.“

Der neue Mitarbeiter tritt seine Stelle an, doch sein Arbeitsplatz wurde immer noch nicht für ihn eingerichtet. Die erforderliche Software wurde nicht installiert, Büro- und Arbeitsmaterial sind nur teilweise vorhanden, und auf dem Schreibtisch steht kein Telefon. Das Signal, das der Mitarbeiter dadurch erhält: Wir haben uns nicht auf Sie vorbereitet. Sie sind uns nicht wichtig.

Im Büro: „Morgen kommt der Kollege und zeigt Ihnen alles.“

Der neue Mitarbeiter erscheint pünktlich, doch weder der verantwortliche Vorgesetzte ist vor Ort, noch ein Kollege mit dem Auftrag, ihm alles zu erklären und ihn einzuarbeiten. Ohne eine Aufgabe sitzt er den ganzen Tag bis zum Feierabend weitgehend alleine ab. Er stellt sich die Frage, ob seine Entscheidung für den neuen Arbeitgeber richtig war.

Die Kollegen: „Dafür bin ich nicht zuständig.“

Am ersten Arbeitstag müssen in den meisten Unternehmen diverse Formulare ausgefüllt und bei verschiedenen Stellen abgegeben werden. Dadurch verlieren neue Mitarbeiter schnell den Überblick. Dennoch scheuen es viele nachzufragen, aus Angst, unsicher zu wirken oder lästig zu sein. Ein Grund dafür sind Kollegen, die einen genervten Eindruck machen oder abweisende Antworten geben beziehungsweise die Verantwortung von sich schieben.

So wie der neue Mitarbeiter sich auf seine neue Stelle vorbereitet, sollten sich auch die Kollegen auf ihn einstellen und ihn trotz des zu erledigenden Tagesgeschäfts so gut wie möglich unterstützen. Wird neuen Mitarbeitern nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt, fragen Sie sich schnell, warum sie eigentlich eingestellt wurden.

Im Team: „Hat man Sie nicht informiert?“

Am ersten Tag steht der neue Mitarbeiter vor einem menschenleeren Büro. Ein Abteilungsmeeting wurde angesetzt. Doch niemand hat daran gedacht, die Personalabteilung zu informieren, damit sie den neuen Kollegen darüber aufklärt. Der Mitarbeiter ist jetzt verunsichert und fühlt sich von Anfang an allein gelassen. Wer sich vom Team nicht angenommen fühlt, kann auch kein Teil des Teams werden.

Standardabläufe während der Einarbeitungsphase etablieren

Bei den geschilderten Fällen liegt das Problem auf der Hand: Durch fehlende Standardabläufe während und vor der eigentlichen Einarbeitungsphase bleibt der neue Mitarbeiter in den so wichtigen und prägenden ersten Tagen sich selbst überlassen. Oder er wird mit Informationen überhäuft, die er noch nicht einordnen kann und die für ihn nur zum Teil relevant sind. Die Folge: Vorfreude und Elan kehren sich schnell in Ernüchterung um. Oberstes Ziel muss es also sein, HR-Prozesse so schlank und individuell wie möglich zu gestalten. Fühlt sich der Mitarbeiter gut betreut, ist er schneller produktiv und seine Bindung ans Unternehmen entwickelt sich vom ersten Augenblick an.

Doch Einführung und Einarbeitung benötigen viel Zeit. Im Grunde ist dafür jeder Tag ungünstig, denn Personalabteilung, Vorgesetzte und Kollegen müssen auch am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters ihr Tagespensum erledigen. Aber gerade das ist die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Eingliederung neuer Mitarbeiter.

Alle müssen sich auf den neuen Mitarbeiter einstellen

Alle Beteiligten – egal ob Verwaltung, Personalabteilung, Vorgesetzte, Kollegen oder Mentoren – müssen ihre anstehenden Aufgaben frühzeitig planen, individuell vorbereiten und erledigen. Fest strukturierte Abläufe sind hierbei das A und O, denn nur mit ihrer Hilfe sind Übersicht und Transparenz bei der Integration neuer Mitarbeiter gewährleistet. Standardisierte Workflows ermöglichen einen reibungslosen Einstieg in die Unternehmenskultur und Organisationsstrukturen, in den individuellen Tätigkeitsbereich sowie in das Team – Schlüsselfaktoren für ein schnelles Erreichen der vollen Einsatzfähigkeit.

Im optimalen Fall wird der Integrationsprozess bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags gestartet, denn eine Vertragsunterschrift ist kein Garant dafür, dass der Bewerber die neue Stelle auch antritt. Liegt eine längere Zeitspanne zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn, besteht die Gefahr, dass der Bewerber sich weiter umsieht und möglicherweise ein anderes Jobangebot annimmt. Eine individuelle Betreuung minimiert dieses Risiko.

Mit dem neuen Mitarbeiter regelmäßig kommunizieren

Durch eine stetige Kommunikation, sei es per Post, E-Mail, Web-Portal oder Telefon, werden dem neuen Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen wichtige Informationen und Formulare zur Verfügung gestellt oder sogar Willkommensgrüße zugesandt. Auf diese Weise bleibt die Vorfreude auf den neuen Job auf einem konstant hohen Level und der administrative Aufwand wird nachhaltig reduziert.

Eine starke Mitarbeiterbindung ist aber nicht nur beim Onboarding wichtig. Ob Beförderung, Elternzeit, Krankheit, Auslandseinsatz oder Pensionierung: Folgt die Organisation solcher „Life-Events“ standardisierten Mustern, wird eine optimale Betreuung der Mitarbeiter in allen Phasen des Beschäftigungszyklus’ gewährleistet. Nicht zuletzt werden damit auch rechtliche und finanzielle Risiken minimiert.

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