KennzahlenTeams mit Feedback-Systemen führen

Einfluss auf Umsatz und Ertrag üben auch weiche Faktoren wie zum Beispiel die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen und deren Arbeitszufriedenheit aus. Deshalb messen moderne Management-Informationssysteme auch die sogenannten weichen Erfolgsfaktoren, da sie letztlich zu den harten Zahlen führen.

Für das Gewinnen der zum Steuern nötigen Daten und Informationen gibt es zahlreiche Instrumente:

• Kunden- und Mitarbeiterbefragungen
• Potenzialanalysen für Führungskräfte und Mitarbeiter
• Beurteilungen von Mitarbeitern und Vorgesetzten
• Führungsstilanalysen
• Team-Feedbacks
• Förder- und Zielvereinbarungsgespräche

Zudem wird in vielen Unternehmen – um die Qualität und somit Leistung zu steigern – eine systematische Fehlersuche im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) betrieben. Außerdem werden die nötigen Korrekturen und erzielten Verbesserungen mit System erfasst.

Diese Messinstrumente liefern den Führungskräften zunächst nur viele Daten und Informationen. Diese gilt es zu verarbeiten und zu bewerten, um daraus die erforderlichen Schlüsse zu ziehen. Eine zentrale Voraussetzung hierfür ist ein Management-Informationssystem, in dem die Daten systematisch erfasst sowie regelmäßig aktualisiert werden. Unternehmen sollten dabei darauf achten, dass die gewonnenen Informationen übersetzt und vereinheitlicht werden, so dass das System mit wenigen Kennzahlen auskommt. Hierfür müssen die eingesetzten Feedback-Systeme aufeinander abgestimmt werden.

In vielen Unternehmen werden Zahlen und Ergebnisse traditionell als Führungssache betrachtet. Das heißt, die Führungskräfte allein sichten und interpretieren die Daten. Anschließend leiten sie daraus ihre Beschlüsse ab und erteilen ihren Mitarbeitern entsprechende Anweisungen. Ein solches Arbeiten schafft nur Transparenz für die Führungskräfte, während die Mitarbeiter nicht nachvollziehen können, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden und gewisse Maßnahmen nötig sind. Entsprechend gering ist ihr Engagement.

Für das Arbeiten mit Feedback-Systemen gilt: Das Optimum wird nur erreicht, wenn die Führungskräfte ihre Mitarbeiter teamorientiert führen. Das heißt, die Kennzahlen und Daten müssen dem Team transparent gemacht werden. Außerdem sollten, soweit möglich, mit dem Team die nötigen Schlüsse gezogen und die Entwicklungen in dem Bereich geplant werden. Deshalb sollte jede Führungskraft für ihren Bereich die erforderlichen Datenübersichten zusammenstellen.

Dabei gilt es, zwischen den Leistungsdaten, die primär Auskunft über das betriebswirtschaftlich Erreichte geben, und den weichen Daten, die unter anderem Auskunft über die Entwicklung der Kultur des Unternehmens geben, zu unterscheiden. Die Leistungsdaten sollten kontinuierlich erfasst und mindestens ein Mal pro Monat in einer Teamsitzung besprochen werden. Eine Voraussetzung hierfür ist, dass die Ziele als Arbeitsziele quantifiziert sind, deren Erreichen messbar ist. Gleiches gilt für die Daten, die Auskunft über die Fehler beziehungsweise Qualitätsmängel sowie über den Stand der zu ihrer Vermeidung ergriffenen Maßnahmen geben. Auch das Besprechen der Daten sollte zur Routine gehören.

Auch über die Entwicklung der weichen Faktoren sollten die Mitarbeiter regelmäßig – zum Beispiel im Quartalsrhythmus – informiert werden, um anschließend mit dem Team aus den Feedback-Ergebnissen weitere Entwicklungsmaßnahmen abzuleiten, deren Stand zu reflektieren und gegebenenfalls zu korrigieren. So sollten zum Beispiel die aus den Zielvereinbarungs- und Fördergesprächen abgeleiteten Maßnahmen für alle Mitarbeiter transparent sein.

Zudem empfiehlt es sich, einmal jährlich mit dem Team in einer Klausurtagung die Ergebnisse aus allen Feedback-Instrumenten für den eigenen Bereich zu bewerten. Dann können anschließend Maßnahmen für das Folgejahr und konkrete Realisierungsschritte abgeleitet werden. Festgelegt werden sollte bei diesem Meeting auch, in welchen Zeitabständen diese Daten mit der zwischenzeitlichen Entwicklung abgeglichen werden. Empfehlenswert ist eine quartalsmäßige Reflexion des Entwicklungsstands.

Um die Daten zu organisieren und Mitarbeiter anhand von Feedback-Systemen teamorientiert zu führen, brauchen Führungskräfte strategische Fähigkeiten, denn sie müssen die Zukunft gedanklich vorwegnehmen. Außerdem müssen sie über die Kompetenz verfügen, Veränderungen vorzubereiten und zu initiieren. Das Entwickeln der hierfür erforderlichen Fähigkeiten sollte ein fester Bestandteil der Führungskräfteentwicklung sein.