Klare VorgabenWie Sie Spesen regulieren

Die meisten Mitarbeiter rechnen Spesen korrekt ab. Aber leider gibt es auch hier immer wieder ein paar schwarze Schafe, deren Verhalten der ganzen Organisation schadet. Erlassen Sie deshalb sinnvolle Vorschriften, mit denen Sie dem Missbrauch vorbeugen können.

Wann muss nachgefragt werden?

Legen Sie fest, wann Kunden ohne Rücksprache eingeladen werden dürfen, wann nachgefragt werden muss und wann Einladungen ausgeschlossen sind. Grundsätzlich sollten Sie prinzipiell weniger Kundeneinladungen zulassen, sich dafür aber bei der Höhe der Beträge großzügiger zeigen. Denn knauseriges Verhalten kommt bei den meisten Kunden schlechter an, als wenn die Einladungen insgesamt weniger werden.

Wann darf übernachtet werden?

Erlassen Sie eine Übernachtungsregelung. Hier müssen Sie festlegen, ab wie vielen Kilometern die Außendienstmitarbeiter übernachten und wie teuer die Zimmer sein dürfen. Verlangen Sie bei der Spesenabrechnung eine (kurze) Begründung, warum die Übernachtung sinnvoll und nicht zu vermeiden war.

Aus Prinzip die Rechnung

Verlangen Sie für alle Spesen Rechnungen. Das mag im Einzelfall für die Betroffenen mühsam sein, aber es erzieht zu einem sorgfältigeren Umgang mit den Kosten. Wenn reisende Mitarbeiter statt im Hotel privat übernachten, erstatten Sie ihnen eine Pauschale von etwa der Hälfte der sonst anfallenden Hotelkosten - damit belohnen Sie kostenbewusstes Verhalten.

Vertrauen ist gut ...

Vergleichen Sie regelmäßig die Abrechnungen aller Mitarbeiter, betrachten Sie getrennt verschiedene Verkaufsgebiete. Wenn Ihnen Mitarbeiter mit ständig hohen Spesenrechnungen auffallen, bitten Sie sie zum Gespräch. Prüfen Sie aber vorher den jeweiligen Einzelfall. So verursachen ungünstige oder besonders lange Reisewege natürlich grundsätzlich höhere Spesen. Überlegen Sie, was Sie bei der Aufteilung der Vertriebsgebiete optimieren können.

Entwickeln Sie Kennzahlen

Bilden Sie aussagekräftige Kennzahlen. Setzen Sie zum Beispiel die Telefon- und Fahrtkosten einzelner Mitarbeiter oder für einzelne Verkaufsgebiete ins Verhältnis zum Umsatz. Im Vergleich lassen sich dann Ausreißer leicht feststellen. Achten Sie bei der Kennzahlenermittlung jedoch auf ausreichend lange Zeiträume (mindestens ein halbes Jahr), damit Sonderfälle mit hohen Kosten nicht unverhältnismäßig zu Buche schlagen. Gehen Sie dann den Ursachen für die Ausreißer in einem Gespräch nach.

Fünf Tipps, wie Sie Mitarbeiter zum Sparen bringen

Frühstück nur im Hotel: Erstatten Sie bei Reisen ein Frühstück nur, wenn es im Hotel eingenommen wird. In der Regel ist dieses nämlich inbegriffen und sollte auch genutzt werden.
Für Fahrten die günstigste Variante wählen: Führen Sie bei der Fahrtkostenrechnung ein Feld mit der Bezeichnung „Begründung für die gewählte Reiseart“ ein. Darin soll dargelegt werden, warum man mit dem Auto, Zug oder Flugzeug gereist ist. Eine Kontrolle ist häufig gar nicht nötig. Vielmehr erzieht diese Maßnahme zum Nachdenken.
Super oder normal? Viele wissen nicht, was in die Geschäftswagen getankt werden muss, und tanken Super-Benzin. Lassen Sie deshalb über die Tanköffnung aller Geschäftswagen, auf die das zutrifft, einen Aufkleber anbringen mit der Aufschrift „Normalbenzin“. So weiß jeder Fahrer sofort, was er zu tanken hat.
Private Telefonate minimieren: Wer den Verdacht hat, dass im Unternehmen zu viel privat telefoniert wird, sollte es technisch ermöglichen, dass man über die Zentrale unter Angabe der Personal-Nummer privat telefoniert wird. Auf diese Weise stärken Sie das Unrechtsbewusstsein jener, die dies bisher auf Kosten des Unternehmens gemacht haben.
Keine Scheu vor Kontrollen: Viele Verantwortliche kontrollieren Spesenkosten zu wenig, weil sie negative Reaktionen oder unangenehme Gespräche fürchten. Wenn Sie die Kontrollen jedoch regelmäßig durchführen, fassen dies Ihre Mitarbeiter nicht als persönlichen Misstrauensbeweis, sondern als alltäglichen Routinevorgang auf.