KommunikationZu viele E-Mails und Meetings

Im Postfach auflaufende E-Mails und Einladungen zu Meetings nehmen zu – und unterbrechen die Konzentration und damit die Produktivität der Belegschaft.

Insbesondere E-Mails werden bei der Arbeit zunehmend als störend empfunden. Dies ist ein Ergebnis des aktuellen „Workplace Survey“ des Personaldienstleisters für Fachkräfte im Büro- und Assistenzmanagement, OfficeTeam. 250 HR-Manager in Deutschland und in der Schweiz wurden dafür befragt. Ein Drittel der HR-Verantwortlichen in Deutschland waren angesichts der Nachrichtenschwemme bereits mit Bedenken ihrer Mitarbeiter konfrontiert.

Der Tenor der Mitarbeiter ist länderübergreifend ähnlich: Sie erhalten zu viele Nachrichten mit unnötigen Informationen, so der Hauptkritikpunkt an der elektronischen Post. Betroffene beklagen zudem, dass sie ständig bei der Arbeit unterbrochen werden und damit ihre Produktivität sinkt. Daneben fehlt vielen Angestellten der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen.

Viele Meetings sind unproduktiv

Ein ähnliches Bild von mangelnder Disziplin in der täglichen Kommunikation offenbart ein Blick auf abteilungsinterne und unternehmensübergreifende Meetings: Ein Fünftel der befragten HR-Verantwortlichen glaubt, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verläuft. Rund jeder Dritte schätzt den Anteil der überflüssigen Zusammenkünfte immerhin noch auf zwischen 11 und 25 Prozent.

Damit gehört das Meeting zu den schlimmsten Zeiträubern am Arbeitsplatz. Eine Besprechung ist nach Ansicht der Hälfte der Personalmanager misslungen, wenn aus ihr weder Ergebnisse noch Entscheidungen hervorgehen. Dies liegt laut Studie auch daran, dass oft eine klare Agenda und Zielsetzung fehlen, die Teilnehmer schlecht vorbereitet sind oder die Runde schlicht aus den falschen Teilnehmern besteht. Fehlentwicklungen sind damit vorprogrammiert: Wichtige Entscheidungsträger sind nicht anwesend. Die Gruppe verliert sich im Gespräch und der Selbstdarstellung, statt nah am Thema zu bleiben – auch deshalb, weil sie kein Ziel vor Augen hat. Die Konsequenz: verlorene Arbeitszeit.

Management muss verbindliche Standards festlegen

„Unternehmen sind gut beraten, die Beschwerden ihrer Mitarbeiter über überflüssige E-Mails und Meetings ernst zu nehmen. Denn mit der Produktivität der Belegschaft büßen sie auch ihre Wettbewerbsfähigkeit ein. Es genügt nicht, sich auf die Selbstmanagementfähigkeiten der Mitarbeiter zu verlassen“, sagt Sven Hennige, Managing Director Central Europe & Germany von Robert Half, in der dazugehörigen Presseinformation.

Es sei die Aufgabe des Managements, verbindliche Standards festzulegen und gemeinsam mit den Führungskräften durchzusetzen. Dabei helfe es, wenn Vorgesetzte neue Fähigkeiten als Moderatoren erwerben. Ob dieser Entwicklungsschritt gelingt, bestimme, wie sinnvoll die wertvolle Ressource Zeit zukünftig eingesetzt wird.

Tipps zum besseren Bewältigen des E-Mail-Aufkommens

  • Ermutigen Sie Mitarbeiter, Kollegen häufiger persönlich aufzusuchen. Offene Fragen können so besser geklärt, Missverständnisse vermieden werden.
  • Definieren Sie verbindliche Richtlinien für firmeninterne Verteilerlisten: Welche Kollegen benötigen welche Informationen, wo überlasten sie nur das Postfach?
  • Reservieren Sie feste Zeiträume für die Bearbeitung von E-Mails und legen Fristen für Antworten fest.
  • Passen Sie das Abrufintervall des Mail-Programms entsprechend an.
  • Üben Sie sich und Ihre Mitarbeiter in Präzision: Eine aussagekräftige Betreffzeile, ein fokussierter Nachrichtentext ohne Abschweifungen und die Angabe, ob Sie eine Antwort oder Feedback erwarten, sparen Zeit und Arbeit.
  • Sparen Sie sich die beigefügten Dokumente ohne Komprimierung. Sie bringen jedes Postfach schnell an seine Kapazitätsgrenze. Besser geeignet ist ein Link.

Tipps für effiziente Meetings

  • Je mehr Personen, desto mehr Redebeiträge: Halten Sie den Teilnehmerkreis deshalb klein und laden nur die für die Besprechung wirklich wichtigen Personen ein.
  • Machen Sie sich klar, welche Erwartungen Sie haben. Keine klare Erwartung, kein Meeting.
  • Bereiten Sie eine Agenda vor und verschicken Sie diese rechtzeitig und gemeinsam mit kleinen Aufgaben an die Teilnehmer.
  • Halten Sie Ihr Meeting an einem Stehtisch ab. Die Dauer wird sich automatisch dramatisch verkürzen.
  • Verbannen Sie Smartphones und Tablets, die nicht für eine Präsentation benötigt werden, und sorgen Sie so für weniger Ablenkung.

Quelle: Robert Half

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