KommunikationsplanDen Einkauf erfolgreich vermarkten

Mitarbeiter sind sich der Notwendigkeit einer guten Kommunikation bewusst. Besonders der Einkauf ist als Mittler zwischen internen Kunden und Lieferanten wie kaum eine andere Abteilung im Unternehmen sonst von einer erfolgreichen Kommunikation abhängig. Doch fehlerhafte Abläufe sind oft mit mangelnder oder misslungener Kommunikation zwischen dem Einkauf, seinen internen Kunden oder Lieferanten verbunden.

Ein Kommunikationsplan beschreibt jede mündliche, schriftliche oder elektronische Interaktion mit Ihren internen Kunden oder Lieferanten und beantwortet die „8 Ws“ der Einkaufskommunikation:

• WER? (Kommunikator)
• sagt WAS? (Botschaft)

• zu WEM? (Zielgruppe)

• mit WELCHEM Ziel? (Was wollen Sie genau erreichen?)

• über WELCHE Kanäle? (mündlich oder schriftlich )

• WANN? (Zeitpunkt)

• mit WELCHEM Budget? (Wie viel Geld steht zur Verfügung?)

• mit WELCHER Wirkung? (Wurden die Ziele erreicht?)
  

Durch die schriftliche Planung und Beantwortung dieser Fragen wird Ihre Kommunikation steuer- und überprüfbar.

Wenn Sie wirklich bereit sind, als Einkaufsleiter oder Einkäufer die Kommunikation zu verbessern, führt kein Weg an einem Kommunikationsplan vorbei. Der Kommunikationsplan wird zum Fundament Ihrer erfolgreichen Kommunikation und verfügt über folgende Vorteile:

• Sie werden sich Ihrer Prioritäten und Ziele bewusst und können diese klar kommunizieren.
• Ihnen wird klar, dass Sie Ihr Kommunikationsverhalten individuell anpassen müssen, je nachdem, mit wem Sie kommunizieren wollen.
• Der schriftlich fixierte Plan wird Ihnen helfen, regelmäßig und zielführend zu kommunizieren.
• Sie werden Ihre Beziehung zu internen Kunden und Lieferanten verbessern und so der Einkaufsabteilung helfen, ihre Ziele besser zu erreichen.
• „Last-Minute-Anfragen“ interner Kunden werden minimiert, weil der Einkauf mit den Fachabteilungen enger verzahnt wird.

Die folgenden Schritte helfen bei der Entwicklung eines überzeugenden Kommunikationsplans:

Kommunikationsplan visualisieren

Richten Sie für die Erarbeitung des Plans ein neues Dokument ein. Das schafft Platz für neue Ideen und Kreativität. Benutzen Sie Excel und PowerPoint, um die nächsten Schritte zu visualisieren. Kommunizieren Sie den Plan durch eine ansprechende Präsentation in Ihrem Einkauf.

Ist-Kommunikation analysieren

Analysieren und bewerten Sie Ihre Ist-Kommunikation. Stellen Sie sie auf eine harte Probe:

• Was kommunizieren Sie an wen?
• Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Kommunikationsweise?
• Wie effektiv kommunizieren Sie?

Binden Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig durch Interviews, Brainstormings oder Feedbackbögen in die Analyse ein. Wenn Sie sich systematisch Ihrer bisherigen Kommunikation nähern, werden Sie schnell bislang ungeahnte Perspektiven und neue Aspekte entdecken.

Kommunikationsziele definieren

Definieren Sie Ihre Kommunikationsziele so präzise wie möglich. Gängige Ziele sind:

• x Prozent Einsparungen auf das gesamte Einkaufsvolumen
• Projektgebundene Unterstützung für die Abteilung xy beim Einkauf von ABC
• Verbesserung der Lieferzeiten um x Tage oder Stunden
• Eindeutige Definition der Services für interne Kunden
• Verstärkte Präsenz des Einkaufs bei den internen Kunden
• Intensivierung der Teamarbeit unter den Mitarbeitern
• Senkung von Personalfluktuation und Neueinstellungen im Einkauf
• Verbesserung des Verständnisses für „Prozesszeiten“ im Einkauf bei den anderen Fachbereichen

Zielgruppe definieren

Definieren Sie Ihre Zielgruppe. Listen Sie die Interaktionspartner auf, mit denen Ihre Abteilung in Kontakt steht, die sie beeinflussen oder als Kunden bedienen wollen. Ihre Liste könnte folgende Zielgruppen berücksichtigen:

• Vorstand
• Bereichs-/Abteilungsleiter
• Einkaufsmitarbeiter/zukünftige Angestellte
• Lieferanten
• Branchen-/Materialgruppenspezialisten
• Journalisten

Kernaussagen entwerfen

Definieren und „verpacken“ Sie Ihre Botschaftsinhalte: Entwerfen Sie pro Ziel und Zielgruppe zwei bis drei Kernaussagen, die Sie zur Erläuterung Ihres Kommunikationsziels benötigen. Vor diesem Hintergrund müssen Sie sich die Tonalität (Kommunikationsstil) überlegen, die Ihre Kernaussagen am besten transportiert.

Stellen Sie sich hierzu einen Schieberegler vor, der zwischen den Polen „kooperativ“ und „autoritär/dominant“ eingestellt werden kann. Aus diesem Spektrum von Kommunikationsstilen wählen Sie die richtige „Verpackung“ für Ihre Botschaften aus. Entscheiden Sie sich dabei bewusst für eine bestimmte Stilrichtung, die Sie durchgehend einhalten.

Kommunikator festlegen

Legen Sie fest, wer die Botschaft an die Zielgruppe kommunizieren soll. Die Wirksamkeit Ihrer Botschaft steht und fällt damit, wie glaubwürdig beziehungsweise angesehen der Kommunikator bei der Zielgruppe ist. Hat er kein Standing bei der Zielgruppe, zum Beispiel aufgrund mangelnden Fachwissens oder weil er in der Hierarchie niedriger angesiedelt ist als die Zielperson, so wird die Botschaft aller Voraussicht nach nicht ankommen.

Kommunikationskanäle identifizieren

Identifizieren Sie geeignete Kommunikationskanäle, um die Zielgruppe zu erreichen. Entscheiden und dokumentieren Sie, mit welchen Werkzeugen Sie Ihre Botschaft transportieren wollen. Werkzeuge zur internen und externen Informationsübermittlung sind zum Beispiel:

• Intranet, Internet, elektronische Newsletter und Mitarbeiterzeitschriften
• Übermitteln von speziellen Mitteilungen an Mitarbeiter, Fachabteilungen oder Lieferanten per E-Mail
• Printpublikationen und -materialien wie Flyer, Poster und Newsletter
• Promotionsartikel wie Stifte oder Blöcke mit dem zentralen Slogan oder dem Mission Statement des Einkaufs
• Ausstellung von Zertifikaten und Ausschreibung von Awards
• Einbringung von einkaufsrelevanten Themen in Mitarbeiterschulungen
• Einbindung von Mitarbeitern und Fachabteilungen in Lieferantenbesichtigungen
• Trainings- und Informationsveranstaltungen für Lieferanten
• Regelmäßige Präsentationen, Meetings, Konferenzen und Events zur Kontaktpflege mit den internen Kunden und Lieferanten
• Beteiligung an Fachmessen

Kosten und Nutzen errechnen

Errechnen Sie die Kosten und nach Möglichkeit auch den Nutzen jeder geplanten Kommunikationsmaßnahme. Hier sollten Sie die wichtigsten Treiber für das Erreichen Ihrer Ziele identifizieren und ihre Tauglichkeit an der zu erwartenden Kosten-Nutzen-Relation messen.

Zeitplan entwickeln

Entwickeln Sie einen Zeitplan. Wenn die Ziele gesetzt, die Zielgruppen identifiziert und die Werkzeuge ausgewählt sind, brechen Sie Ihren Kommunikationsplan in operative Schritte herunter. Legen Sie fest, wann welche Ziele erreicht werden sollen.

Ergebnisse überprüfen

Überprüfen Sie Ihre Resultate. Bauen Sie in Ihren Plan eine Methode zur Messung Ihrer Ergebnisse ein. Ihre Evaluation könnte zum Beispiel in Form eines Monatsreports erfolgen.

Einen schriftlichen Kommunikationsplan zu entwickeln kostet Mühe. Halten Sie genug Zeit und Ressourcen dafür bereit – der Nutzen des Planens wird die Kosten bei weitem übersteigen. Wenn Ihr Plan einmal implementiert ist, werden Sie rasch feststellen, welchen positiven Einfluss eine proaktive, zielführende Kommunikation hat.