KompetenzWie Sie die IT-Querschnittskompetenzen Ihrer Mitarbeiter fördern

Neue IKT haben nachweislich einen enormen Einfluss auf die Informationsversorgung der Beschäftigten innerhalb eines Unternehmens. Dabei geht es schon lange nicht mehr nur darum, einen Computer hochfahren zu können und einige Tasten zu drücken. Innovative Technologien verlangen heute mehr. Zum einen werden sie ständig erweitert und verbessert. Zum anderen fordern Web 2.0 und Co. eine ganz andere Art der Auseinandersetzung, die Technologien, Prozesse und Menschen gleichermaßen umfasst.

Der zunehmende Einsatz dieser IKT in den Unternehmen stellt deren Entscheider und Beschäftigte daher vor die Herausforderung, sich auch die erforderlichen Kenntnisse anzueignen.

Laut Statistischem Bundesamt benutzten in 2008 rund 21 Prozent der computernutzenden Unternehmen ein Intranet, eine Art organisationsinternes Rechennetzwerk. Bei 76 Prozent dieser Unternehmen konnten über das Intranet Arbeitsunterlagen für das Tagesgeschäft – zum Beispiel Standardformulare – heruntergeladen werden. Bei 61 Prozent standen im Intranet Handbücher, Leitfäden und Schulungsunterlagen zur Verfügung und bei immerhin noch 57 Prozent wurden auf der internen Firmenhomepage aktuelle Unternehmensnachrichten veröffentlicht. Damit einher geht die Prozentzahl der Beschäftigten, die regelmäßig während ihrer Arbeitszeit einen Computer nutzten: Diese ist seit Januar 2003 um 14 Prozentpunkte auf rund 60 Prozent im Januar 2008 gestiegen.

Die Zahlen des Statistischen Bundesamtes belegen ebenso wie auch verschiedene wissenschaftliche Studien, dass sich IKT immer mehr zu einem bestimmenden Faktor für Wachstum im Mittelstand entwickeln – und zwar auf so unterschiedlichen Gebieten wie der Erschließung neuer Geschäftsfelder, der Stärkung der Kundenbeziehungen oder der Optimierung aller Geschäftsabläufe. Doch was die Statistik nicht berichtet, ist, ob tatsächlich alle Mitarbeiter im Mittelstand den steigenden Anforderungen durch IKT gewachsen sind.

Grundlage eines erfolgreichen IKT-Einsatzes sollte eine an die Unternehmensstrategie gekoppelte IKT-Strategie sein. Vor dem Hintergrund einer solchen ganzheitlichen Denkweise haben sich die Anforderungen daran, wie IKT sowohl von der Geschäftsführung als auch von den Mitarbeitern bewertet und genutzt werden sollen, massiv verändert. Diese Tendenz wird sich nach Einschätzung von Experten auch in der Zukunft weiter fortsetzen. Daraus ergeben sich zahlreiche Fragestellungen bezüglich der Entwicklung einer Unternehmenskultur, die IKT-Kompetenzen der Mitarbeiter konsequent integriert.

Zuallererst sollte in der Personalentwicklung umgedacht werden. Gerade in kleineren Unternehmen gilt es, im Sinne der eigenen Leistungsstärke und lückenloser Geschäftsabläufe konsequent Hand in Hand zu arbeiten. Das schließt die Unternehmensleitung gleichermaßen mit ein wie auch sämtliche Mitarbeiter.

[Bild: G+F Verlags- und Beratungs- GmbH]

Die Entwicklung von IKT-Kompetenzen ist ein gemeinschaftliches Projekt von Unternehmensführung und Mitarbeitern. Wo unter den Mitarbeitern bereits IKT-Kompetenzen vorhanden sind, müssen diese kontinuierlich gefördert werden; wo es noch keine gibt, da müssen die Entscheider dafür sorgen, dass die Mitarbeiter diese Informationen schnell und im erforderlichen Maß erhalten.

Um eine IKT-Kompetenzkultur nachhaltig aufzubauen und um seinen Mitarbeitern eine ständige und zum Unternehmen passende Weiterbildung zu gewährleisten, muss sich die Führungsebene gründlich mit den Trainingsangeboten auf dem Markt beschäftigen. Außerdem könnte es interessant sein, sich in vom Bund oder der Europäischen Union geförderten Projekten zu engagieren oder sie gar zu initiieren, was positive Effekte haben kann:

1. in puncto IKT-Kompetenzen jederzeit „ganz weit vorne zu sein“ und
2. im Falle erfolgreicher Lösungen und Weiterbildungsmodelle auch als Vorbild für den gesamten Mittelstand zu agieren.

Die Einführung neuer Softwarelösungen zielt zumeist darauf hin, die Kosten zu senken und den Ertrag zu steigern, oder aber es sollen geschäftsrelevante Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Durch die Implementierung entstehen automatisch neue Anforderungen und Abläufe, die zunächst ein für die Mitarbeiter unbekanntes und nicht vertrautes Terrain bedeuten können, was wiederum zu Unsicherheit oder auch Widerständen führen kann.

Das muss nicht sein! Eine Schulung kann dafür sorgen, dieser Unsicherheit bereits vor der direkten Konfrontation mit der neuen Lösung mit ausführlichen und verständlichen Informationen vorzubeugen. Mehr noch: Solche Schulungen sind vielfach notwendig, damit die Mitarbeiter den Umgang mit ihren neuen Werkzeugen beherrschen.

Im Rahmen des sogenannten E-Learnings gibt es heute aber auch eine Reihe interaktiver Lernkonzepte, Methoden und Werkzeuge im Internet, Lerneinheiten, die als Software über den Rechner abgerufen werden können, und – last, but not least – Lernmethoden, die die Effektivität und Flexibilität von elektronischen Lernformen mit klassischer „Face-to-Face-Kommunikation“ sowie dem praktischen Lernen von Tätigkeiten verbinden.

Inzwischen fast überall vorhanden, stehen gerade in kleinen und mittleren Unternehmen dennoch zahlreiche Mitarbeiter dem Einsatz von Computern zurückhaltend gegenüber. Statt durch den IKT-Einsatz die Arbeitsabläufe zu verbessern und zu beschleunigen, wird häufig nur das Nötigste mit technischer Unterstützung bearbeitet.

Anhand dreier beispielhafter Geschäftsabläufe in mittelständischen Unternehmen soll im Folgenden gezeigt werden, wie IKT es ermöglichen, mit alten Regeln zu brechen und neue Arbeitsweisen effizient auf- und auszubauen.

Mitarbeiter mit IKT-Querschnittskompetenzen, die bei entsprechender Fragestellung auf einen IKT-Partner zurückgreifen, sollten nicht zuletzt daran interessiert sein, dass nicht nach dem spontanen Zuruf- beziehungsweise „Hey Joe“- Prinzip verfahren wird und untereinander ansonsten das jeweilig vorhandene Halbwissen ausgetauscht wird.

Unter dem „Hey Joe“-Prinzip versteht man das spontane und unbürokratische Bitten um Hilfe zwischen Tür und Angel. Für den Bereich IKT bedeutet das häufig, dass eigentliche Aufgaben liegen bleiben, weil ein anderer Mitarbeiter „schnell mal Hilfe braucht“.

Eine Brücke zwischen IKT-Fachkraft und unkundigen Mitarbeitern kann hierbei der sogenannte „Key User“ sein. Er ist selbst Mitarbeiter des Unternehmens und wird in IKT-Angelegenheiten vom Unternehmen nachhaltig geschult. Mit dem erworbenen Wissen ist er zwar noch keine studierte Fachkraft, kann aber den Kollegen bei Fragen und Anregungen rund um das Thema IKT als erster Ansprechpartner behilflich sein. Was die IKT- Kompetenz im Unternehmen betrifft, kann der „Key User“ somit das gesamte Team weiterbringen, ohne aber Schulungen der Letztgenannten gänzlich ersetzen zu können.

Damit sich Arbeitsweisen und Denkprozesse ändern, muss die Umstellung auf neue Technologien darüber hinaus von den Mitarbeitern akzeptiert werden. So liefern moderne IKT Strukturierungsmöglichkeiten, die bisher nicht vorhanden waren und deren Nutzung zunächst einmal erlernt werden muss. Nur so können diese Möglichkeiten zur Unterstützung herangezogen und effizienzsteigernd genutzt werden. In diesem Zusammenhang gilt es, für eine unternehmensweit einheitliche Kultur im Umgang mit den zur Verfügung stehenden IKT-Mechanismen zu sorgen. Das heißt, neben der Weiterbildung von IKT-Kompetenzen an sich gilt es, auch den reflexiven und kritischen Umgang mit IKT und Medien zu schulen, um sie situativ in angemessener Art und Weise nutzen zu können – gerade vor dem Hintergrund einer zunehmenden Informationsflut und somit zunehmend komplexeren Anforderungen.

Um lebenslanges Lernen im Unternehmen zu etablieren, gehört mehr dazu, als nur ein paar Weiterbildungsmaßnahmen anzubieten. Vielmehr ist es ratsam, dass lebenslanges Lernen in die Unternehmenskultur vollständig integriert und somit gelebt wird. Dafür eignet sich zum Beispiel die Etablierung eigener firmeninterner Treffen mit umfassendem Gedanken- und Ideenaustausch. Ziel sollte es sein, den Mitarbeitern zu vermitteln, dass Lernen keine Drohung, sondern ein wertvolles Angebot ist. Das Ziel ist dann erreicht, wenn die Mitarbeiter Kurse, Seminare und Workshops gerne besuchen und diese auch gerne jederzeit wieder aufnehmen. Positiver Nebeneffekt für das Unternehmen: gesteigerte Arbeitsmotivation, Loyalität zu beziehungsweise Identifikation mit dem Unternehmen. Einen Aspekt gilt es dabei besonders zu beachten: Zwar ist ein eigenes Weiterbildungs- und Beratungsangebot der sichtbare und populäre Teil betrieblicher Ausbildung, aber man darf nie vergessen, dass der wichtigste Teil des Lernens in der täglichen Arbeit stattfindet, wenn Führungskräfte ihre Mitarbeiter „on the job“ fördern und fordern. Erst dann kann von wirklich gelebter Lernkultur gesprochen werden.

Summa summarum lässt sich zum lebenslangen Lernen in mittelständischen Unternehmen sagen, dass die Wissensgesellschaft die Mitarbeiter hier vor große Herausforderungen stellt. Durch den demografischen Wandel sind die Arbeitnehmer länger im Beruf und müssen sich wiederholt mit stetigen IKT-Neuerungen auseinandersetzen. Daraus folgt, dass Wissen sowie die Fähigkeit, das erworbene Wissen anzuwenden, durch Lernen im Lebenslauf ständig angepasst und erweitert werden müssen. Nur so können persönliche Orientierung, gesellschaftliche Teilhabe und Beschäftigungsfähigkeit erhalten und verbessert werden.