KonfliktmanagementKonflikte im Online-Meeting vermeiden

Diese typischen Probleme treten im Rahmen des virtuellen Konfliktmanagements auf:

Spontane Treffen entfallen

Bei der klassischen Zusammenarbeit treffen sich die Kolleginnen und Kollegen im Flur oder Lift, in der Teeküche oder Kantine oft zufällig. Bei diesen Treffen erfolgt eine informelle Kommunikation:

„Hast du schon gehört, dass …?“

„Wie findest du es, dass ...?“

Dabei werden für den sozialen Zusammenhalt wichtige Informationen geteilt. Dies stärkt die Identifikation mit der Firma und dem Team. Außerdem wird bei diesen Treffen manch potenzieller Konflikt im Vorfeld geklärt. Bei einer digitalen Zusammenarbeit fehlt dieser informelle Austausch.

Vertrauensaufbau wird erschwert

Eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist Vertrauen – und sei es nur durch die fachliche Kompetenz und Zuverlässigkeit des anderen. Vertrauen hat aber auch eine körperliche Dimension. Man denke nur an den Handschlag bei geschäftlichen Verhandlungen.

Bei Online-Meetings und Online-Gesprächen fehlt der körperliche Kontakt mit dem Gegenüber. Dasselbe gilt für die Kommunikation per E-Mail. Bei ihr entfällt zudem die Mimik und Gestik des Gegenübers. Darum entstehen häufiger Missverständnisse, die manchmal Konflikte entfachen.

Routinen zur Konfliktvorbeugung fehlen

Im klassischen Betriebsalltag haben sich mit der Zeit Regeln etabliert, wie mit Konflikten umgegangen wird. Beispielsweise, dass die Teamleiterin im wöchentlichen Meeting unter dem Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ nachfragt:

„Herrscht in der Teeküche noch so ein Chaos?“

„Herr Maurer und Frau Lutz, klappt es nun mit der wechselseitigen Information?“

Bei Unklarheiten geht man ins Nachbarbüro und fragt nach:

„Würdest du mir bitte mal kurz erklären, wie …?“

Oder der Kollege merkt an:

„Es würde mich freuen, wenn du künftig ... tun würdest. Dann könnte ich besser …“

So wird manche Irritation aus dem Weg geräumt, aus der ein Konflikt erwachsen könnte.

Konfliktvorbeugung kommt im Online-Meeting zu kurz

Anders ist dies bei der digitalen Zusammenarbeit. Hier haben wir für den Umgang mit den Ärgernissen im Arbeitsalltag noch keine adäquaten Routinen und Verhaltensmuster entwickelt. Bei ihr schieben wir störende Sachverhalte aus Bequemlichkeit auf die lange Bank.

Mit der Zeit macht sich Unmut breit, der wiederum zu Konflikten führt. Diese Konflikte lassen sich nur noch schwer beheben, weil bereits emotionale Wunden entstanden sind.

Tipp 1: Routinen einführen

Wenn für ein Team das virtuelle oder hybride Zusammenarbeiten neu ist, sollte man in die Konfliktkultur investieren, denn: Vielen Menschen fällt es schwer, im Team offen über ihre Gefühle und Eindrücke sowie Missverständnisse und Irritationen zu sprechen. Das gilt im Besonderen, wenn jemand noch neu in der Gruppe ist.

Bauen Sie deshalb in Online-Meetings gezielt Routinen ein, in denen Konflikte gelöst werden können. Das sind etwa kurze Check-In-Fragen zu Beginn eines Online-Meetings.

Tipp 2: Vorbild sein

Niemand sollte darauf warten, dass andere Personen die potenziell heiklen Themen ansprechen. Gehen Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel voran und werden Sie aktiv. Haben Sie sich über einen Sachverhalt geärgert, kommunizieren Sie das offen und möglichst als Ich-Botschaft.

Beispiel: Offen kommunizieren im Online-Meeting

„Ich hatte bei unserem letzten Online-Meeting den Eindruck, ich war als einziger Teilnehmer vorbereitet. Das hat mich geärgert, weil …“

Tipp 3: Zeit nehmen für die Konfliktlösung

Bei der virtuellen Kommunikation können wir Konflikte leicht übergehen, gemäß der Maxime: „Computer aus – Konflikt weg“. Doch bei der digitalen Zusammenarbeit fehlen die spontanen Treffen, in denen wir „nebenbei“ das artikulieren können, was uns belastet und die Arbeit erschwert.

Schaffen Sie deshalb proaktiv Orte zur Konfliktklärung für Ihre Teammitglieder – zum Beispiel in Form von Chat-Möglichkeiten oder Teilgruppensitzungen. Sind bei größeren Konflikten schon emotionale Wunden entstanden, erfordern sie eine Moderation durch neutrale Dritte.

Tipp 4: Kleine Gruppen bilden

Laden Sie zu Online-Konfliktgesprächen nur die direkt involvierten Personen ein.

Für das Lösen von Konflikten ist es oft nötig, dass Personen über ihren eigenen Schatten springen. Das fällt ihnen im kleinen Kreis meist leichter – speziell, wenn für gewisse Dinge Vertraulichkeit vereinbart wird.

Tipp 5: Digitales Wir-Gefühl erzeugen

Wie gut die Zusammenarbeit funktioniert, hängt auch bei hybriden und virtuellen Teams vom Gemeinschaftsgefühl ab. Planen Sie deshalb zusätzliche Online-Meetings, die primär dem Smalltalk dienen.

Generell sollten in Meetings nicht nur die sachlichen Themen und Fragen abgearbeitet werden. Der persönliche Austausch und die Beziehungspflege sind ebenfalls wichtig.

Tipp 6: Online-Meetings moderieren

Im digitalen Raum ist eine klar erkennbare Struktur des Gesprächs besonders wichtig. Führungskräfte achten darauf, dass bei Konfliktgesprächen alle Beteiligten ähnlich große Redeanteile haben. Vielredner zu stoppen und Schweiger gezielt zu aktivieren, erfordert online eine aktive Moderation.

Achten Sie darauf,

• ob sich jemand zurückzieht,
• ob auf die Themen und Aussagen des jeweils anderen eingegangen wird und
• wie die Gesprächspartner mit Emotionen umgehen.