Kontinuitätsmanagement für den Notfall in Unternehmen

Arbeitsplätze von heute versprechen vor allem eines: Kontrolle über die eigene Umgebung. Im Zeitalter modernster IT wird dieser Eindruck durch die zunehmenden Annehmlichkeiten im Alltag verstärkt und täuscht so über potenzielle Gefahrenszenarien hinweg. Denn wenn es zu unkalkulierten Zwischenfällen wie einer Überschwemmung, Vandalismus oder einer Bombendrohung kommt, stehen viele Unternehmen vor der Frage, wie die betrieblichen Abläufe schnellstmöglich wiederhergestellt werden können. 

Nützliche Pläne für die Mitarbeiter und für die Führungsetage sind in solchen Situationen oftmals unzureichend, und so bleibt die Frage, wie sichergestellt werden kann, dass im Unternehmen auch im Krisenfall und danach die betriebliche Kontinuität aufrechterhalten werden kann. 

Viele Unternehmen unterschätzen schlicht die versteckten Gefahren, die in allen Unternehmensbereichen lauern. So besitzen auch viele deutsche Unternehmen beispielsweise keinen aktiven Plan zur Notfallwiederherstellung des IT-Bereichs – trotz der Häufigkeit eines derartigen Zwischenfalls. Die Folge eines solchen oder anderen Störfalls: Viele Unternehmen müssen ihren Betrieb sofort oder in den folgenden zwei Jahren für immer einstellen. 

Doch auch kleine, unverschuldete Ereignisse können die Betriebsabläufe eines Unternehmens negativ beeinträchtigen. Insbesondere Probleme mit den Versorgungsleitungen wie etwa Stromausfälle oder Wasserrohrbrüche sind die häufigsten Ursachen für die Aktivierung eines Wiederherstellungsplans für den Arbeitsplatz. Unbenutzbare Räumlichkeiten sind dabei noch das geringste Problem. Viel schwerer wiegen:

• Potenzielle Geschäfts- und Kundenverluste
• Einbußen des geschäftlichen Ansehens
• Produktionsausfälle
• Liquiditätsprobleme

Oftmals wird so aus dem simplen Zwischenfall ein Störfall mit weitreichenden Konsequenzen. Denn Ausfälle dieser Größenordnung können aufgrund von stornierten Besprechungen, unbeantworteten Telefonanrufen, Datenverlust oder fehlender Organisation verwaltungstechnischer Angelegenheiten zu einem dauerhaften Reputationsverlust führen.

Doch selbst ohne den Eintritt eines Krisenszenarios können fehlende Wiederherstellungspläne unangenehme Folgen für das Unternehmen haben. So werden in Ausschreibungsverfahren großer Konzerne beispielsweise Auskünfte über das eigene Kontinuitätsmanagement erwartet. Fehlen diese, ist das Unternehmen bereits im ersten Anlauf gescheitert und behindert so die eigenen wirtschaftlichen Entwicklungen beziehungsweise Erfolge. Insbesondere im Finanzwesen kann eine fehlende Planung zu Beanstandungen durch Auditausschüsse und Behörden führen.

Als gängige Lösung beim Kontinuitätsmanagement bietet sich die Benutzung von so genannten „Hot Sites“ („Heißen Rechenzentren“) an, insbesondere um einen fortgesetzten Zugriff auf geschäftskritische Informationssysteme sicherzustellen. Dennoch bleibt das Problem der dringend benötigten Räumlichkeiten, um den gängigen Betriebsablauf wiederherstellen zu können. 

Die Herausforderung hierbei ist die Erfüllung sämtlicher Erfordernisse aller Beteiligten. Während die einen lediglich einen Schreibtisch mit internetfähigem Computer benötigen, sind bei einigen Organisationen umfangreiche Replikationen der internen Datensysteme notwendig. Daher ist es von enormer Bedeutung, derartige individuelle Bedürfnisse zu kennen und angemessen darauf reagieren zu können.

Gerade bei international agierenden Unternehmen werden oftmals Arbeitsplatzalternativen in verschiedenen Ländern benötigt. Solche Ausweichmöglichkeiten sollten trotz aller Umstände noch den nötigen Komfort, sich in der Nähe des eigentlichen Arbeitsplatzes und der Wohnorte der Mitarbeiter zu befinden, bieten. Insbesondere in Krisenzeiten sollte ein Unternehmen die Moral seiner Mitarbeiter nicht noch zusätzlich durch die Auferlegung langer Anfahrtswege in Mitleidenschaft ziehen.

Neben der räumlichen Nähe von alternativen Arbeitsplätzen bieten mobile beziehungsweise flexible Mitarbeiterschaften eine weitere Möglichkeit, Störfälle adäquat zu bewältigen. Der Vorteil dieses Modells liegt vor allem in der betrieblichen Unabhängigkeit von zentralen Standorten. So sind flexible Mitarbeiter nicht mehr auf feste Plätze in innenstädtischen Bürokomplexen angewiesen und können ihre Arbeit stattdessen von zu Hause aus, in einem „Drop-In-Büro“ oder an einem anderen beliebigen Ort erledigen.

Ist eine Niederlassung dann von einer Havarie oder ähnlichem Zwischenfall betroffen, kann eine Vielzahl standortunabhängiger Mitarbeiter ihre Arbeit wie gewohnt und ohne Verzögerung fortsetzen. Ausfälle jeglicher Art sowie der Ansehensverlust des Unternehmens würden so vermieden. Ein weiterer Vorzug dieser Regelung: Flexible Arbeitsplätze ermöglichen die Ersparnis von Immobilienkosten um bis zu 60 Prozent und können sowohl die Motivation als auch die Produktivität der Mitarbeiter um ein Vielfaches erhöhen.

In Zeiten von Klimawandel und Energiewende sollten Unternehmen allerdings nicht nur ihre kommerziellen Ziele im Blick haben, sondern auch Wert auf umweltdienliche Maßnahmen legen. Herkömmliche Arbeitsmuster und Kontinuitätslösungen sind oft mit langen Pendelentfernungen für die Mitarbeiter verbunden. Lange Anfahrtswege zu einem zentralisierten Büro beziehungsweise Ausweichbüro sind umwelttechnisch nicht sinnvoll, wenn das flexible Arbeiten in Wohnortnähe möglich ist. 

Auch Kontinuitätspläne, wie etwa Mitarbeiter von einem zentralen Abholpunkt per Bus zu einem alternativen Standort zu transportieren, sind wenig förderlich. Das zusätzliche Pendeln zu den entsprechenden Sammelstellen führt lediglich zu ungünstigen Belastungen der Mitarbeitermoral, der Produktivität und der Umwelt.  

Flexible und mobile Arbeitsweisen, die eine standortunabhängige Arbeitsweise per Internet- und Wireless-Technologien ermöglichen, machen derartige Pendelfahrten dagegen überflüssig. Dadurch können Unternehmen nicht nur ihre betriebsinternen Kosten sowie ihre Anfälligkeit gegenüber unkontrollierbaren Krisenfällen verringern, sondern gleichzeitig auch die Umwelt schonen. 

Insofern lässt sich feststellen, dass Unternehmen jeglicher Art die kontinuierlich nach alternativen Lösungen für die dauerhaften Herausforderungen Nachhaltigkeit, Kosten und Kontinuitätsplanung suchen müssen, um so wirtschaftliche Verluste oder gar betriebliche Schließungen vermeiden zu können.