Kosten für Archivierung von Geschäftsunterlagen

Vater Staat akzeptiert die Bildung einer entsprechenden Rückstellung für die am Bilanzstichtag verursachten Archivierungskosten. Bislang war unklar, über welchen Zeitraum jährlich anfallende Archivierungskosten Berücksichtigung finden. Da die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren vorsehen, wurde die Auffassung vertreten, man könne die jährlich anfallenden Kosten mit dem Multiplikator 10 hochrechnen. Der Bundesfinanzhof hat in einem aktuellen Urteil (Az. X R 14/09) dieser Berechnung widersprochen: Wiederkehrende Kosten sind grundsätzlich mit 5,5 zu multiplizieren.

Als Begründung führt das Gericht den steuerlich zu beachtenden Stichtagsgrundsatz an, der die Bildung von Rückstellungen für zukünftige Aufwendungen verbietet. Rückstellungsfähig ist der jährlich anfallende Aufwand nur für die durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer bei einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Der Fiskus akzeptiert den Faktor 5,5 (arithmetisches Mittel von 1 bis 10) unter der Annahme, dass jedes Jahr ein aufbewahrungspflichtiger Jahrgang ausgesondert werden kann.

Unternehmen haben nunmehr eindeutige Spielregeln, die eine zuverlässige Kalkulation ermöglichen. Daher sollten sie alle rückstellungsfähigen Kosten im Rahmen einer Jahresabrechnung systematisch erfassen. Der Fiskus akzeptiert sowohl wiederkehrende Kosten als auch einmalige Aufwendungen. Zu den wiederkehrenden Kosten zählen etwa:

• Miet- und Nebenkosten
• Versicherungsbeiträge
• Jährliche Abschreibungen auf Regale oder Schränke

Befindet sich das Archiv im eigenen Betriebsgebäude, müssen die Gebäudekosten (AfA, Grundsteuer, Versicherung oder Energie- und Instandhaltungskosten anteilig nach der Nutzfläche ermittelt werden.

Darüber hinaus sind einmalige Aufwendungen für die Einlagerung aller bereits vorhandenen Unterlagen rückstellungsfähig, die am Bilanzstichtag noch nicht archiviert sind. Dazu gehören etwa die Kosten für die Digitalisierung der Dokumente oder die Anschaffung von Speichermedien. Auch die Kosten für eine Datensicherung durch einen externen Dienstleister können einbezogen werden.

Andere Kosten hingegen lehnt der Fiskus ab: Nicht rückstellungsfähig sind anteilige Finanzierungskosten für die Archivierung oder Entsorgungsaufwendungen. Die jetzige Berechnungsmethode führt zu richtigen Ergebnissen und komplizierte Einzelberechnungen bleiben den Steuerpflichtigen meist erspart. Wer mehr ansetzen möchte, muss genauer rechnen, die Kosten für jeden aufzubewahrenden Jahrgang ermitteln und dann mit der Anzahl der Jahre bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vervielfältigen. Dies kann etwa bei Neugründungen mit umfangreichen Archivbeständen sinnvoll sein.

Höhere Rückstellungen können sich aber auch dann ergeben, wenn sich bei einer Betriebsprüfung herausstellt, dass umfangreiche Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen, weil es Streit mit dem Betriebsprüfer gibt. Für die hierdurch verursachten Kosten kann eine gesonderte Rückstellung gebildet werden.

Sollen Unterlagen also länger aufbewahrt werden, sollten Steuerpflichtige im Voraus prüfen, welche Berechnungsmethode für sie günstiger ist. Bei separater Ermittlung der Kosten für Unterlagen mit sechsjähriger Archivierungsfrist beträgt der Multiplikator 3,5.

Für Geschäftsunterlagen sind verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Sie beginnen grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Dokumente erstellt oder empfangen wurden. Bei Verträgen setzt die Frist nach Vertragsende ein.

6 Jahre:

Aus- und eingehende Geschäftskorrespondenz muss handels- und steuerrechtlich mindestens sechs Jahre archiviert werden. Dies gilt auch für alle steuerlich relevanten Unterlagen. Beispiele:

• Geschäfts- und Handelsbriefe inklusive Fax und E-Mail
• Dauerauftragsunterlagen
• Kalkulationsunterlagen
• Ausfuhrunterlagen

10 Jahre:

Die meisten Geschäftsunterlagen sind handels- wie steuerrechtlich zehn Jahre lang aufzubewahren. Dazu zählen nicht nur alle dem Finanzamt einzureichenden Unterlagen, sondern auch Anlagen und Unterlagen, die zum Verständnis notwendig sind. Beispiele:

• Handelsbücher
• Inventare
• Eröffnungsbilanz
• Rechnungen
• Reisekostenabrechnungen
• Lieferscheine
• Kostenkalkulationen
• Abkürzungsverzeichnisse

Andere Fristen:

Läuft die steuerliche Festsetzungsfrist zum Sachverhalt weiter, verlängern sich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf unbestimmte Zeit. Beispiele:

• Begonnene Außenprüfung
• Vorläufige Steuerfestsetzung
• Anhängige steuerstraf- oder bußgeldliche Ermittlungen

Darüber hinaus werden bei privatrechtlichen Verträgen manchmal Aufbewahrungsfristen vereinbart, die von den gesetzlichen Fristen abweichen. Beispiele: Baupläne oder Konstruktionszeichnungen.

Quelle: DHPG Dr. Harzem & Partner KG