KostenmanagementSchaffen Sie den Spagat zwischen Kosten und Service?

Eine Minimierung Ihrer Vorräte reduziert Ihre Kapitalkosten, aber Sie müssen Sorge dafür tragen, dass Ihre Lieferfähigkeit nicht darunter leidet. Verhandeln Sie deshalb mit Ihren Lieferanten, wie schnell ein Abruf möglich ist. Je schneller, desto niedriger können Sie Ihre Puffer ansetzen. Prüfen Sie auch, ob Sie nicht ganze Vorprodukte statt einzelner Teile beziehen können - damit reduzieren Sie die Herstellungszeiten und wälzen die Kosten der Vorratshaltung auf die Lieferanten ab. Vor allem der Großhandel ist offen für solche Modelle, da die Teile sowieso verfügbar gehalten werden müssen und man sich über Vorprodukte als Systemlieferant etablieren kann.

Ihre Mitarbeiter müssen schnell auf ständig wechselnde Herausforderungen reagieren? Dann sollten Sie sich das Geld für externe Fort- und Weiterbildungskurse sparen, denn ob sich die vermittelten Inhalte jemals umsetzen lassen, ist fraglich. Führen Sie statt dessen Qualifizierungsmaßnahmen an konkreten Problemstellungen durch, in dem Sie dazu Spezialisten für eine kurzfristige innerbetriebliche Schulung buchen. Thema: Wie führen wir diesen Auftrag aus?

Der Traum jeden Unternehmers: Mitarbeiter, die nur Kosten verursachen, wenn sie benötigt werden. Abgesehen vom Stammpersonal lösen Sie diese Aufgabe wahrscheinlich bereits mit dem Einsatz von Aushilfen, Zeitarbeitern und Dienstleistern. Mit Ihren festen Mitarbeitern regeln Sie dies mit flexiblen Arbeitszeiten: Flexible Regelungen ermöglichen es, dass nach Arbeitsanfall und nicht nach einem starren Schema gearbeitet wird. In vielen Unternehmen haben sich Jahresarbeitszeit-Modelle bewährt. Das erhöht in der Personalverwaltung etwas den Aufwand, lohnt sich aber durch eine Minimierung des Leerlaufs.

In sehr hierarchisch organisierten Unternehmen gibt es immer wieder Verzögerungen, weil der Entscheider nicht zur Verfügung steht und sich die Mitarbeiter nicht trauen, selbst eine Lösung zu finden. Um dies zu verhindern, sollten Sie die Spielräume Ihrer Angestellten möglichst weit fassen und Entscheidungen Ihrer Mitarbeiter nicht nur zulassen, sondern sogar einfordern. Ist der eigentliche Entscheider nicht erreichbar und erfordert es die Situation (zum Beispiel im Kundenkontakt), sofort zu handeln, sollte dies selbstverständlich sein.

Wenn Sie Ihre Kundenkartei durchgehen, werden Sie feststellen, dass Sie eine Reihe von Kunden haben, die genau dann bestellen, wenn Sie das möchten. Das sind nämlich jene, die nur dann etwas bestellen, wenn man sie kontaktiert. Unterbleibt die Kontaktaufnahme, hört man selten etwas von ihnen. Andere wiederum reagieren auf ganz bestimmte Reize, zum Beispiel Sonderaktionen. Identifizieren Sie diese Abnehmer und nutzen Sie sie als Ausgleich für die schwankende Auslastung Ihrer Kapazitäten.

• Im Marketing sind für einen Schnellschuss stets ausreichend Adressen vorrätig. Dienstleister sind verfügbar, die Aktionen zeitnah umsetzen können. Budgets sind vorhanden, die schnell bewilligt werden können.

• Für den Kundenbetrieb sind stets ausreichend Telefonleitungen freigeschaltet und auch Mitarbeiter, die Gespräche annehmen können, vorhanden. Für Spitzenzeiten ist ein Überlauf-Callcenter zugeschaltet. Für die Kundenkommunikation gelten klare Regeln, wie schnell Anfragen, Bestellungen und Reklamationen zu bearbeiten sind.

• Im Controlling können Auswertungen zeitnah erstellt und Nachfragen sofort beantwortet werden.

• Aushilfen und Springer stehen zur Verfügung, die flexibel eingesetzt werden können. Eine Personalagentur stellt bei Bedarf schnell Zeitarbeitskräfte zur Verfügung. Möglichst viele Mitarbeiter haben Arbeitsverträge, die einen flexiblen Einsatz möglich machen.

• Ein Grundbestand an Fahrzeugen deckt die Grundlast ab. Ein Netzwerk an kleineren Transportunternehmen und größeren Speditionen deckt Spitzenzeiten ab. Zuarbeitende Werkstätten können schnell Reparaturen ausführen.

• Die Poststelle nimmt eingehende Post entgegen, digitalisiert sie und sendet sie per E-Mail oder Intranet an den Empfänger. Ausgehende Post funktioniert ähnlich. Päckchen und Dokumente für den Versand werden einmal täglich abgeholt.

• Die Geschäftsführung hat so viel wie möglich delegiert und deshalb freie Kapazitäten für überraschende Aufgaben oder schnelle Aktionen. Ein Netzwerk an internen und externen Experten arbeitet zu.